{"id":2096,"date":"2024-07-01T12:37:14","date_gmt":"2024-07-01T12:37:14","guid":{"rendered":"https:\/\/twind.io\/co\/?p=2096"},"modified":"2024-07-31T11:37:52","modified_gmt":"2024-07-31T11:37:52","slug":"6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/","title":{"rendered":"6 razones para eliminar las hojas de c\u00e1lculo de tu gesti\u00f3n de contratistas\u00a0"},"content":{"rendered":"\n<p>Muchos departamentos de Seguridad todav\u00eda se resisten a automatizar la gesti\u00f3n de contratistas. Y contin\u00faan invirtiendo largas jornadas de trabajo intentando poner orden en los Excel, hojas de c\u00e1lculo, correos electr\u00f3nicos y carpetas del servidor\u2026 sin \u00e9xito. Asumiendo as\u00ed, grandes riesgos en la gesti\u00f3n de contratistas.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_81 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Tabla de Contenidos<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" aria-label=\"Toggle Table of Content\"><span class=\"ez-toc-js-icon-con\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #6b6b6b;color:#6b6b6b\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: 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class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/#Las_hojas_de_calculo_conducen_a_errores\" >Las hojas de c\u00e1lculo conducen a errores&nbsp;<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/#La_integridad_de_los_datos_de_la_gestion_de_contratistas_no_es_fiable\" >La integridad de los datos de la gesti\u00f3n de contratistas no es fiable&nbsp;<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/#El_trabajo_manual_es_abundante_y_consume_tiempo\" >El trabajo manual es abundante&nbsp;y consume tiempo&nbsp;<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/#Los_datos_de_los_contratistas_estan_aislados_y_no_hay_colaboracion\" >Los datos de los contratistas est\u00e1n aislados y no hay colaboraci\u00f3n&nbsp;&nbsp;<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/#Las_hojas_de_calculo_imposibilitan_escalar_la_gestion_de_contratistas\" >Las hojas de c\u00e1lculo imposibilitan escalar la gesti\u00f3n de contratistas&nbsp;<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/#El_analisis_de_riesgos_es_casi_imposible\" >El an\u00e1lisis de riesgos es casi imposible&nbsp;<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/#%C2%BFPor_que_es_necesario_automatizar_la_gestion_de_contratistas\" >\u00bfPor qu\u00e9 es necesario automatizar la gesti\u00f3n de contratistas?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-4' ><li class='ez-toc-heading-level-4'><ul class='ez-toc-list-level-4' ><li class='ez-toc-heading-level-4'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/twind.io\/co\/6-razones-para-eliminar-las-hojas-de-calculo-de-tu-gestion-de-contratistas\/#Contactanos_para_obtener_mas_informacion_sobre_como_eliminar_las_hojas_de_calculo_y_digitalizar_tu_sistema_de_gestion_de_contratistas\" >Cont\u00e1ctanos para obtener m\u00e1s informaci\u00f3n sobre&nbsp;c\u00f3mo eliminar las hojas de c\u00e1lculo y digitalizar tu sistema de gesti\u00f3n de contratistas.&nbsp;<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%C2%BFCuales_son_las_desventajas_de_utilizar_las_hojas_de_calculo_para_la_gestion_de_contratistas\"><\/span><strong>\u00bfCu\u00e1les son las desventajas de utilizar las hojas de c\u00e1lculo para la gesti\u00f3n de contratistas?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Desafortunadamente, continuar apostando por una gesti\u00f3n manual y en Excel de tus contratistas solo tiene desventajas:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Las_hojas_de_calculo_conducen_a_errores\"><\/span><strong>Las hojas de c\u00e1lculo conducen a errores<\/strong>&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Los Excel, las distintas versiones obsoletas, la falta de control y los m\u00faltiples errores son una constante en la gesti\u00f3n manual de los contratistas.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Quiz\u00e1s el documento que buscas se encuentra en una carpeta del servidor a la que no tienes acceso, o est\u00e1 en el servidor de toda la empresa y cualquier usuario puede abrir un archivo de hoja de c\u00e1lculo y realizar cambios, introduciendo datos poco fiables o err\u00f3neos.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Sin supervisi\u00f3n, los errores son una constante en las hojas de c\u00e1lculo que utilizas para gestionar a tus contratistas. Poniendo en riesgo a todos los trabajadores que acceden a tu centro de trabajo y asumiendo potenciales sanciones y responsabilidades, por el incumplimiento de la normativa en PRL.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_integridad_de_los_datos_de_la_gestion_de_contratistas_no_es_fiable\"><\/span><strong>La integridad de los datos de la gesti\u00f3n de contratistas no es fiable<\/strong>&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Cuando los datos son precisos, puedes tomar decisiones para proteger a todos los trabajadores que acceden a tu centro de trabajo y proteger as\u00ed a tu organizaci\u00f3n de los riesgos laborales y reputacionales y garantizar que cumples con toda la normativa.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Sin embargo, en las hojas de c\u00e1lculo, donde las f\u00f3rmulas, fechas y los enlaces, las evidencias se eliminan o modifican f\u00e1cilmente mediante acciones comunes como cortar y pegar, no garantizan la precisi\u00f3n de los datos.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Adem\u00e1s, el sistema no te permite garantizar la vigencia de los documentos de trabajadores, equipos y maquinaria que solicitas a tus contratistas, de forma autom\u00e1tica.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Ni tampoco puedes reportar toda la trazabilidad de las versiones, comentarios, cambios que han sufrido los documentos de PRL.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Cuando se trabaja con Excel para gesti\u00f3n de contratistas, no se cuenta con notificaciones y avisos autom\u00e1ticos, con lo que se te escapan incumplimientos y caducidades.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Y, por \u00faltimo, no puedes garantizar la custodia legal de la documentaci\u00f3n. Especialmente necesaria en caso de inspecci\u00f3n, accidente de trabajo o auditor\u00eda.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"El_trabajo_manual_es_abundante_y_consume_tiempo\"><\/span><strong>El trabajo manual es abundante&nbsp;y consume tiempo<\/strong>&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Gestionar los contratistas con hojas de c\u00e1lculo, hace que los equipos de Prevenci\u00f3n de Riesgos Laborales, Administraci\u00f3n, Mantenimiento y Compras&nbsp;<strong>dediquen mucho tiempo<\/strong>.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Adem\u00e1s, habitualmente hay&nbsp;<strong>problemas de control de versiones o una hoja de c\u00e1lculo desactualizada<\/strong>&nbsp;que no se actualiza peri\u00f3dicamente.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Cuando&nbsp;<strong>solo una persona realiza la gesti\u00f3n de contratistas con Excel<\/strong>, es posible que ni los contratistas, ni sus compa\u00f1eros entiendan el proceso ni los formatos de manera intuitiva o que tengan acceso a los archivos.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Pero el mayor reto surge cuando el<strong>&nbsp;trabajo de actualizar los Excel<\/strong>&nbsp;se vuelve una tarea ardua, y lleva m\u00e1s tiempo gestionar todos los Excel que establecer medidas preventivas, evaluar riesgos, homologar a proveedores, realizar formaciones en prevenci\u00f3n, llevar a cabo inspecciones de campo\u2026&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Los_datos_de_los_contratistas_estan_aislados_y_no_hay_colaboracion\"><\/span><strong>Los datos de los contratistas est\u00e1n aislados y no hay colaboraci\u00f3n&nbsp;<\/strong>&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>En aquellas empresas en las que la gesti\u00f3n de contratistas se realiza con hojas de c\u00e1lculo, a menudo el equipo de Seguridad de forma independiente, administrando sus propios datos y gestionando todo el flujo de trabajo. Asumiendo toda la responsabilidad y carga de trabajo.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Sin embargo, cuando se&nbsp;<strong>automatiza la gesti\u00f3n de contratistas<\/strong>&nbsp;se fomenta la&nbsp;<strong>colaboraci\u00f3n entre departamentos<\/strong>&nbsp;y con los contratistas.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Las_hojas_de_calculo_imposibilitan_escalar_la_gestion_de_contratistas\"><\/span><strong>Las hojas de c\u00e1lculo imposibilitan escalar la gesti\u00f3n de contratistas<\/strong>&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Est\u00e1 bien, los Excel son una buena herramienta para proyectos peque\u00f1os. Pero cuando tu organizaci\u00f3n necesita gestionar un volumen mayor de contratistas, la gesti\u00f3n se vuelve inasumible.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Los&nbsp;<strong>proyectos m\u00e1s grandes<\/strong>&nbsp;(paradas de mantenimiento, contratistas habituales, empresas de transporte y facility management, etc.) significan asumir m\u00e1s contratistas, m\u00e1s equipos de trabajo y trabadores externos a gestionar, asumir m\u00e1s riesgos\u2026 y sin poder llevar un control al d\u00eda.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>A diferencia de un&nbsp;<strong>Software para la Gesti\u00f3n de Contratistas<\/strong>, las hojas de c\u00e1lculo tampoco integran en tiempo real informaci\u00f3n y datos como permisos de trabajo, contratos y documentaci\u00f3n de cumplimiento, por lo que esas piezas son m\u00e1s dif\u00edciles de monitorear.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Por lo que no tienes la certeza de que todos los trabajadores, contratistas y equipos de trabajo que acceden a tus instalaciones cumplen con tus est\u00e1ndares de seguridad, evitando riesgos.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"El_analisis_de_riesgos_es_casi_imposible\"><\/span><strong>El an\u00e1lisis de riesgos es casi imposible<\/strong>&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Cuando necesitas extraer informes, indicadores y realizar an\u00e1lisis detallados con objeto de definir tu planificaci\u00f3n de actividades preventivas, o encontrar&nbsp;<em>gaps<\/em>&nbsp;y potenciales riesgos de tus contratistas, una hoja de c\u00e1lculo no es suficiente.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Los Excel no solo son menos fiables cuando se gestionan vol\u00famenes de datos importantes, sino que debes pasar cada vez m\u00e1s tiempo con los datos y los reportes. Porque el Excel no te permite cotejar, analizar e informar de las m\u00e9tricas clave autom\u00e1ticamente.&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>A trav\u00e9s de las alertas del sistema automatizado, un\u00a0<strong>Software de Gesti\u00f3n de Contratistas como Twind<\/strong>\u00a0puede identificar y prevenir los fallos antes de que sucedan.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%C2%BFPor_que_es_necesario_automatizar_la_gestion_de_contratistas\"><\/span><strong>\u00bfPor qu\u00e9 es necesario automatizar la gesti\u00f3n de contratistas?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>A medida que se&nbsp;<strong>eliminan las tareas manuales<\/strong>&nbsp;y se&nbsp;<strong>mejora la colaboraci\u00f3n<\/strong>, la gesti\u00f3n de contratistas automatizada se convierte en un activo para tu organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Generas&nbsp;<strong>cultura preventiva, facilitando y agilizando la toma de decisiones<\/strong>&nbsp;para prevenir incidentes y accidentes de tus trabajadores y contratas.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Contactanos_para_obtener_mas_informacion_sobre_como_eliminar_las_hojas_de_calculo_y_digitalizar_tu_sistema_de_gestion_de_contratistas\"><\/span><strong>Cont\u00e1ctanos para obtener m\u00e1s informaci\u00f3n sobre&nbsp;c\u00f3mo eliminar las hojas de c\u00e1lculo y digitalizar tu sistema de gesti\u00f3n de contratistas.&nbsp;<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h4>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Muchos departamentos de Seguridad todav\u00eda se resisten a automatizar la gesti\u00f3n de contratistas. 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