El cumplimiento de contratistas es un tema crucial en la gestión eficaz de la seguridad y salud en el trabajo. Las organizaciones implementan controles y procedimientos para garantizar que los contratistas y subcontratistas cumplan con las regulaciones de SST. Esto se hace durante la ejecución de los trabajos. Cumplir con estos requisitos es fundamental en tu sistema de gestión ISO 45001 y en la gestión de riesgos de la empresa. No es un proceso aislado.
Por qué es Crucial Asegurar el Cumplimiento de Contratistas
Mantener la Seguridad Laboral
El cumplimiento de contratistas es fundamental para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo. Los contratistas a menudo realizan trabajos de alto riesgo. Cualquier falta en los protocolos de seguridad y prevención de riesgos laborales puede causar accidentes graves y fatales.
Cumplimiento Regulatorio
Muchas industrias están altamente reguladas, con estrictos requisitos legales de higiene industrial, sostenibilidad y bienestar de los empleados. El cumplimiento de contratistas garantiza que se cumplan estas regulaciones, mitigando el riesgo de accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales, repercusiones legales y multas financieras.
Eficiencia Operativa
Un contratista que cumple es más probable que se alinee con los objetivos del proyecto, los plazos y los estándares y normas de seguridad laboral. El incumplimiento puede provocar retrasos y demoras en las operaciones, costos adicionales y riesgos no deseados.
Es fundamental mantener un control efectivo de las operaciones y la seguridad. En este punto, surge la relevancia del software de gestión de contratistas, una herramienta poderosa que simplifica este procedimiento.
Reputación y Confianza de las Partes Interesadas
Las organizaciones que priorizan el cumplimiento de contratistas demuestran su compromiso con la gestión de la seguridad y las prácticas empresariales responsables. Este compromiso mitiga los riesgos, mejora su reputación, fomenta la confianza de las partes interesadas (ISO 45001) y puede conducir a más oportunidades comerciales.
Mitigación de Riesgos
El incumplimiento de la empresa contratista puede exponer a la empresa contratante a responsabilidades y sanciones legales, financieras y de reputación. Al establecer medidas preventivas y de medidas de control para mitigar los riesgos asociados a la subcontratación se garantiza el cumplimiento de los requisitos.
Necesita ser supervisado y mejorado constantemente para asegurarse de que los contratistas sigan siempre las reglas de seguridad en el trabajo y los estándares internacionales.
Cumplimiento de Contratistas y Seguridad Laboral
Un fallo en el cumplimiento de contratistas puede afectar directamente la seguridad de todos los trabajadores que operan en tus centros de trabajo.
Protocolos de Seguridad Laboral y Emergencia
Es muy importante que los contratistas sigan las reglas de seguridad en el trabajo. La empresa que los contrata debe identificar y controlar los riesgos en el lugar de trabajo. Los contratistas deben usar el equipo de protección adecuado y seguir las reglas para prevenir accidentes y enfermedades en el trabajo.”
Identificación y Mitigación de Riesgos
Parte del cumplimiento implica que los contratistas identifiquen los riesgos potenciales en su trabajo y tomen medidas para mitigarlos. La falta de esto puede llevar a condiciones de trabajo inseguras que ponen en peligro el bienestar de los empleados y contratistas por igual.
Capacitación
El cumplimiento a menudo incluye requisitos de capacitación y evaluaciones de competencia para contratistas. Estas medidas garantizan que los contratistas tengan las habilidades y conocimientos necesarios para trabajar de forma segura, como en el manejo de productos químicos.
Reporte y Respuesta a Incidentes
Los trabajadores deben informar sobre accidentes, casi accidentes e incidentes de seguridad para poder corregir cualquier riesgo o peligro en el lugar de trabajo.
Responsabilidad
Un contratista que cumple comprende su responsabilidad en los resultados de seguridad. Reconocen que sus acciones pueden impactar directamente en la seguridad en el lugar de trabajo y asumen la responsabilidad de su papel en mantenerla.
En esencia, el cumplimiento de contratistas es un eje en el marco de seguridad más amplio de una organización. Cuando los contratistas siguen los estándares de cumplimiento, ayudan a promover la seguridad en el trabajo al reducir la posibilidad de accidentes.
El Papel de la Gestión de Documentos en el Cumplimiento de Contratistas
Una gestión de documentos efectiva es un componente indispensable del cumplimiento de contratistas. Asegura que toda la documentación relevante esté organizada, accesible y actualizada, lo que respalda la verificación del cumplimiento de los estándares establecidos. Aquí te explicamos por qué la gestión de documentos es esencial para el cumplimiento de contratistas:
Verificación, Custodia y Trazabilidad para la Auditoría
La documentación exhaustiva proporciona un rastro claro que puede ser auditado para confirmar el cumplimiento. Esto incluye registros de capacitación, certificaciones, procedimientos de seguridad y acuerdos contractuales, certificados patronales, etc.
Documentación Regulatoria
Muchas industrias requieren documentación específica para demostrar el cumplimiento con las regulaciones. Una gestión adecuada de documentos garantiza que estos documentos estén fácilmente accesibles y se mantengan de acuerdo con los requisitos regulatorios.
El cumplimiento de contratistas consiste en asegurar que sigan las normas de seguridad en todo momento. Esto se hace para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo. Los contratistas deben cumplir con las normas desde que llegan hasta que se van.
Una parte integral de eso es controlar la documentación relacionada con el cumplimiento de contratistas: evaluación de riesgos laborales, capacitaciones, certificados, permisos de trabajo, etc.
Los Desafíos del Cumplimiento de Contratistas
La gestión del cumplimiento de contratistas puede ser una tarea desalentadora debido a varios desafíos. Los equipos de Prevención de Riesgos Laborales pueden sentirse abrumados por el volumen de contratistas en varios sitios de trabajo. También se ven afectados por las operaciones de último minuto, como reparaciones, mantenimiento, logística y facility management.
Las tareas que toman mucho tiempo son revisar la documentación de los contratistas. Esto se vuelve tedioso por la tarea manual de pedirles la documentación, compartirla, archivarla y revisarla. La supervisión se vuelve más compleja debido a la documentación y los plazos de vencimiento. Además, la supervisión se vuelve más compleja debido a la documentación patronal, fiscal, de seguridad social, laboral y los plazos de vencimiento.
Tiempo dedicado al Cumplimiento de Contratistas
El cumplimiento de contratistas es un proceso complejo y las organizaciones a menudo enfrentan varios desafíos (evaluar y controlar los riesgos). A menudo, los problemas están relacionados con recopilar información y documentos, evaluar a los contratistas, seguir protocolos de seguridad y cumplir normas. Esto requiere mucho tiempo.
Tareas Burocráticas y su Impacto en tu Equipo
Uno de los mayores desafíos en el cumplimiento de contratistas es la naturaleza que consume tiempo de las tareas involucradas. La gestión de contratistas a menudo requiere una extensa documentación, desde verificar calificaciones hasta rastrear registros de capacitación.
sEsto puede suponer una carga administrativa considerable para tu equipo, desviando tiempo y recursos valiosos de otras responsabilidades críticas. Cuanto más tiempo pase tu equipo en el trabajo administrativo, menos tiempo tendrán para actividades estratégicas que puedan impulsar tu organización hacia adelante.
Falta de Supervisión y Visibilidad de la Fuerza Laboral
Otro desafío crítico es la falta de supervisión y visibilidad de la fuerza laboral. Es importante poder ver lo que hacen los contratistas en el trabajo y asegurarse de que siguen las reglas de seguridad en todo momento. Sin una supervisión adecuada, pueden surgir brechas de cumplimiento, lo que puede llevar a incidentes de seguridad.
Es fundamental tener una visibilidad completa de las operaciones de los contratistas para gestionar los riesgos y asegurar la seguridad en tu lugar de trabajo.
El Problema del Control de Versiones sobre los Requisitos de Cumplimiento
Los problemas de control de versiones pueden ser un problema importante en el cumplimiento de contratistas.
Es importante asegurarse de que los contratistas cuenten con los certificados, capacitaciones y documentos vigentes actualizados y trabajen con los estándares de seguridad más recientes.
Si no se gestiona bien el control de versiones, los contratistas podrían usar o aportarnos documentos o procedimientos obsoletos.
Adaptarse a Estándares Cambiantes
Mantenerse al día con los cambios en las regulaciones de SST y estándares de la industria es un desafío constante.
Las organizaciones deben tener sistemas para monitorear el cumplimiento de sus contratistas y responder a los requisitos de cumplimiento en evolución de manera oportuna.
Conclusión
Gestionar el cumplimiento de contratistas, la seguridad laboral y la documentación es clave para evitar riesgos. Con Twind digitalizar todos los procesos de la gestión de contratistas, olvidarte de la burocracia y demostrar fácilmente el cumplimiento. ¡Contáctanos hoy mismo para una demostración completa!
