Cómo Gonvarri MS Colombia consiguió gestionar los riesgos de 300 contratistas

abril 30, 2024
Cómo Gonvarri MS Colombia consiguió gestionar los riesgos de 300 contratistas

Luis Grisales, describe Gonvarri MS Colombia S.A.S. como parte del grupo Gonvarri, el líder en la transformación del acero con más de 60 años de experiencia. 

La compañía, especializada en el diseño, fabricación y suministro de productos metálicos, está certificada bajo normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, garantizando calidad, gestión ambiental y seguridad laboral.  

Grisales es Analista de Aplicaciones en Gonvarri MS Colombia S.A.S. Entre sus responsabilidades se encuentran levantar requerimientos, evaluar, construir y seleccionar las mejores herramientas que contribuyan al mejor rendimiento, mejorar procesos e innovación dentro de la empresa. 

¿Quieres saber cómo Gonvarri Colombia gestióna los riesgos de sus 300 empleados contratistas, de manera automatizada? ¡Sigue leyendo! 

Reto 

Gonvarri se enfrentaba a desafíos en la gestión manual de contratistas y proveedores, lo que se traducía en procesos lentos, errores y falta de claridad en los procedimientos. Con más de 400 empleados y una red de 20 empresas contratistas, que a su vez empleaban entre 100 y 300 trabajadores externos cada año, la complejidad de la gestión documental se multiplicaba. 

El gran problema que Grisales y los equipos de HSE enfrentaban era asumir grandes riesgos en los centros de trabajo de Gonvarri, sin poder garantizar que solo operaban aquellos contratistas autorizados para ello. 

Al no tratarse de personal propio de Gonvarri, surgían a diario múltiples dudas ¿Cómo enviar la información y protocolos de seguridad? ¿Comprobar que todos los recursos de los contratistas: trabajadores, equipos y vehículos cumplen con la normatividad y políticas de Gonvarri? ¿Sin fallos y sin consumir grandes recursos de tiempo? 

Pronto se dieron cuenta que había mucha información (certificados, capacitaciones, documentación patrimonial, fiscal, laboral… que cada una de las empresas contratistas debían aportarles, en vigencia, para comprobar que cumplían con todas las regulaciones. Evitando así riesgos y la responsabilidad solidaria y subsidiaria en caso de incumplimiento legal.  

En Gonvarri Colombia lo tuvieron claro; querían digitalizar los procesos de gestión documental con contratistas. Empezaron a utilizar herramientas como hojas de cálculo, intercambiando emails con los proveedores, guardando registros en espacios compartidos en la nube… pero pronto se dieron cuenta de la ineficiencia y falta de control.  

Antes del cambio a Twind, el proceso implicaba varios pasos manuales y comunicaciones por correo electrónico entre el equipo de SST y los proveedores. Primero, el personal encargado del proceso en SST enviaba una solicitud por correo electrónico solicitando la documentación necesaria al contratista o proveedor próximo a contratar. Luego, SST respondía a este correo electrónico con los formatos necesarios. Posteriormente, los formatos se enviaban al proveedor, y una vez recibidos, se revisaban en busca de documentos incompletos o vencidos, lo que a menudo resultaba en la devolución de los documentos para su completación. 

Sin embargo, con el nuevo proceso implementado, SST se desligó de este reproceso. Ahora, el equipo simplemente accede a la plataforma Twind donde pueden revisar fácilmente los proveedores dados de alta, los contratos y otros documentos relevantes. Este cambio ha simplificado y agilizado significativamente el proceso, haciéndolo más liviano y práctico para todos los involucrados. 

“Después de algunas semanas de usar Twind, hemos experimentado una transformación significativa en nuestras operaciones, con una reducción en los tiempos de ciclo para la autorización de proveedores y una mayor transparencia en los procesos”. 

Luis Grisales, Analista de Aplicaciones en Gonvarri MS Colombia S.A.S.  

Cómo vivieron el proceso de implementación de Twind 

Grisales asegura que adaptarse a Twind fue muy fácil…precisamente porque fue Twind quien se adaptó a sus necesidades.  

Además, asegura que tener toda la información actualizada en un mismo lugar ayudó a que todos los implicados pudieran saber qué es qué contratistas cumplían con los estándares para el ingreso a sus instalaciones, solo en un par de clics, y conocer cualquier cambio; si había vencido algún documento, se requería de nuevos certificados o capacitaciones, que cualquier contratista pueda saber qué documentación debe aportar y por qué con un clic desde su teléfono móvil. Y eso es algo que también cambió; tener acceso a todos estos datos desde cualquier dispositivo móvil

Además, Grisales destaca la profesionalidad y expertise del equipo de trabajo para la implantación y de lo fácil e intuitiva que es la Plataforma Twind.  

“El equipo de trabajo designado por Twind fue maravilloso, desde el asesor local acá en Colombia, cómo la analista de implementación, como todo el equipo de proyectos de España.” 

Lo que más les gusta de Twind 

Grisales aprecia especialmente la automatización de procesos como la validación / revisión documental de documentación de los contratistas.  

Validación Documental con IA 

La verificación manual de documentos de proveedores es un proceso que consumía en Govarri Colombia una enorme cantidad de tiempo y recursos a los equipos de HSE. Era propenso a errores y se duplicaban tareas, muchas veces.  

Por ello, la implementación de la “IA documental” de Twind se convirtió en una solución eficiente para digitalizar y automatizar la gestión documental de contratistas. 

La Validación de Documentación con IA de Twind les permitió lograr 

Mayor eficacia 

Al eliminar las tareas manuales de verificación de documentos, el personal pudo dedicarse a otras actividades: supervisión de tareas preventivas y de SST en campo, nuevos proyectos innovadores, etc.  

Mayor precisión 

La IA para documentos mitigó el riesgo de errores asociados a la revisión manual de datos, lo que garantizó una precisión de la información en función de los criterios documentales y regulaciones (patronales, fiscales, laborales, etc.)  

Mejora del cumplimiento 

La IA en los documentos facilitó el cumplimiento de la normativa al extraer datos precisos y permitir un acceso fácil con total trazabilidad y custodia en auditorías, inspecciones de trabajo, etc. 

Mayor seguridad 

Twind garantizó la seguridad de los datos confidenciales almacenados y procesados, limitando el acceso solo al personal autorizado. 

“La funcionalidad de validación documental de Twind fue la más impresionante para nosotros, ya que simplificó y agilizó el proceso de autorización de proveedores”. 

Resultado 

El departamento de SST ha mejorado en muchas áreas; en todo lo que se refiere al cumplimiento e información de los contratistas y subcontratistas. 

En Govarri Colombia hacen una gestión de los riesgos de los contratistas confiable, ya que el cumplimiento regulatorio y la seguridad laboral son dos prioridades para la compañía. Cuando empezaron a utilizar Twind vieron que podría a ayudarlos a obtener esa plataforma de gestión de contratistas única en la que guardar toda la documentación y tener acceso en tiempo real. Con total trazabilidad y garantía de cumplimiento legal.  

Agilizaron el proceso de autorización de proveedores, lo que se tradujo en una reducción significativa de los tiempos de ciclo en el proceso de autorización de proveedores.  

Con una estructura organizativa clara y transparente utilizando Twind, se simplificó la supervisión y coordinación de las actividades de los contratistas. Esta acción eliminó posibles gaps y potenciales riesgos y mejoró la comunicación entre todas las partes involucradas en la gestión de contratistas

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