Señales de Alerta de un Sistema de Permisos de Trabajo Ineficaz

enero 17, 2024
Sistema de Permisos de Trabajo Ineficaz

La seguridad en el trabajo es de suma importancia en Colombia, especialmente en industrias de alto riesgo como el petróleo y gas, energía, minería, productos químicos y manufactura industrial. Para garantizar la protección de los trabajadores, las empresas están obligadas legalmente a utilizar sistemas de permisos de trabajo para los trabajos de alto riesgo. 

Estos documentos autorizan trabajos específicos en lugares determinados y durante periodos precisos. Sin embargo, no todos los sistemas de permisos de trabajo son efectivos, y su ineficiencia puede poner en peligro la seguridad y salud en el trabajo y la productividad de tu planta industrial. 

En este artículo, hablaremos de 15 señales que indican un mal funcionamiento del sistema de permisos de trabajo.  

15 señales de un Sistema de Permisos de Trabajo Ineficaz 

Pérdida de Tiempo Innecesaria 

Demasiado tiempo se desperdicia llenando los mismos datos en diferentes documentos en papel, Excel, pdf, escaneando, enviando por email… y esperando a que las personas de tu organización y de la empresa subcontratada completen el proceso. 

Falta de Coherencia y Eficiencia 

La falta de uniformidad en los procesos crea ineficiencias en toda la empresa, dificultando el intercambio efectivo de mejores prácticas y lecciones aprendidas. 

Seguimiento en Tiempo Real Desafiante 

Supervisar un permiso en tiempo real suele depender de tableros físicos, lo que limita la visibilidad y actualización de la información, generando problemas de coordinación. 

Gestión Compleja de Cambios 

Realizar cambios en los permisos de trabajo puede ser un verdadero quebradero de cabeza en sistemas tradicionales. La recopilación de datos para análisis se vuelve prácticamente imposible. 

Problemas con el Archivo de Documentos y Trazabilidad de Registros 

El uso de papel , emails, archivos en word, pdf, escaneos, excel… dificulta encontrar permisos en casos de investigaciones, auditorías o reclamaciones. Además, la mala organización de documentos también dificulta encontrar permisos en estos casos. Esto puede aumentar los costos legales. 

Riesgo de Repetición de Incidentes 

La rigidez en la adaptación de los procesos de permisos de trabajo después de identificar incidentes puede llevar a la repetición de problemas y riesgos. 

Emisión de permisos demasiado temprano o después de comenzar el trabajo 

Si los permisos se emiten demasiado anticipadamente o una vez que la actividad laboral ya se ha iniciado, esto puede ser un signo de ineficiencia. Los permisos deben emitirse a tiempo para garantizar la seguridad de los trabajadores. 

Falta de cobertura de todos los riesgos en el formato del permiso 

Un permiso efectivo debe abordar todos los riesgos asociados con la actividad laboral. Si el formato del permiso no es completo en este aspecto, representa un problema grave. 

Ausencia de procedimientos y flujos de trabajo automatizados 

La falta de un procedimiento automatizado para solicitar, crear, aprobar y emitir permisos puede llevar a retrasos y errores en el proceso. 

Dificultad para editar plantillas o adaptar permisos 

Los permisos deben poder editarse a partir de plantillas, copiarse o adaptarse fácilmente para ahorrar tiempo al crear nuevos. Si esto no es posible, la eficiencia se ve comprometida. 

Información ilegible en algunos permisos 

Detalles escritos o firmas ilegibles pueden generar malentendidos y problemas de seguridad. Los permisos deben ser claros y legibles. 

Falta de consideración de Operaciones Simultáneas (SIMOPs) 

Los permisos deben tener en cuenta las operaciones simultáneas para identificar todos los riesgos. Si esto se pasa por alto, la seguridad está en peligro. 

Ignorar trabajos concurrentes o cercanos en el permiso 

Si el permiso no tiene en cuenta trabajos concurrentes o cercanos, existe un riesgo significativo para los trabajadores y la seguridad. 

Falta de inspección por parte del autorizador del permiso 

La persona que autoriza el permiso debe inspeccionar la operación para asegurarse de que se hayan tomado todas las medidas de seguridad. 

Falta de inspección después de emitir el permiso 

Después de emitir el permiso, es esencial que alguien inspeccione la operación para garantizar que se cumplan todas las medidas de seguridad. 

Trabajadores que no siguen los protocolos de seguridad o no comprenden los requisitos del permiso 

Si los trabajadores no cumplen con los requisitos del permiso debido a la falta de comprensión, se crea un riesgo importante. 

Falta de auditoría del proceso de permisos de trabajo 

Si el proceso de permisos de trabajo no se aplica adecuadamente ni se audita, la seguridad de los trabajadores puede estar en peligro. 

Complejidad excesiva del sistema 

Un sistema de permisos de trabajo debe ser fácil de usar y comprender. La complejidad excesiva puede dificultar su eficacia. 

Falta de visualización fácil y en tiempo real 

En la era digital, es crucial que los permisos de trabajo se puedan ver fácilmente en dispositivos móviles, con acceso a datos en tiempo real para una gestión eficiente. 

¿Qué hacer si reconoces estas señales de alerta? 

Si identificas alguna de estas señales de alerta en tu sistema de permisos de trabajo de alto riesgo, es esencial tomar medidas para mejorar la seguridad y evitar accidentes laborales graves y fatales y responsabilidades legales. La digitalización de los permisos de trabajo con Twind puede ser la solución. 

Optimiza tu Sistema de Permisos de Trabajo con Twind 

En resumen, la seguridad laboral y la eficiencia son inseparables en cualquier organización y para cualquier equipo de prevención de riesgos laborales.  

Reducir el riesgo de accidentes, prevenir paradas no planificadas y acortar los tiempos de parada son objetivos que van de la mano.  


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