La gestión de permisos de trabajo es una de las claves para mantener un entorno laboral seguro y eficiente. No sólo se trata de cumplir con normativas, sino también de optimizar los procesos y reducir efectivamente los riesgos de accidente de trabajo.
A continuación, te proponemos un mini-autodiagnóstico que te permitirá identificar áreas de mejora en tu sistema de permisos de trabajo. Responde a las preguntas y evalúa si tu gestión actual es adecuada o si necesitas hacer ajustes.
Mini-autodiagnóstico de tu sistema de permisos de trabajo
Antes de realizar una revisión más exhaustiva, puedes comenzar con este mini-autodiagnóstico para evaluar la efectividad de tu sistema de permisos de trabajo. Responde las siguientes preguntas y evalúa si tu sistema está bien gestionado:
1. ¿Existen políticas claras para la evaluación de riesgos en tareas peligrosas?
Sí
Las políticas están claramente definidas y se aplican a todas las tareas de riesgo.
No
No hay políticas específicas o estas no están actualizadas, lo que puede generar confusión o inseguridad en las tareas.
Es importante tener políticas claras que aborden todos los posibles riesgos para asegurar que las actividades peligrosas se gestionen adecuadamente.
2. ¿Está claro el propósito del sistema de permisos de trabajo para todo el personal?
Sí
Todo el personal sabe cuándo y por qué se deben emitir los permisos de trabajo.
No
No hay una comprensión generalizada del propósito, lo que podría causar desorganización y falta de cumplimiento.
Es esencial que todos los empleados comprendan el objetivo del sistema para asegurar la cooperación y el cumplimiento de los procedimientos.
3. ¿El sistema permite adaptarse a nuevos riesgos o tareas no previstas?
Sí
El sistema es flexible y puede actualizarse fácilmente para abordar nuevos riesgos y tareas.
No
El sistema es rígido y no se adapta a cambios, lo que puede poner en riesgo la seguridad.
Un sistema que no puede adaptarse a nuevos riesgos o tareas no es adecuado para mantener un entorno laboral seguro.
4. ¿Están claras las responsabilidades de las personas encargadas de gestionar los permisos?
Sí
Cada persona responsable de emitir, revisar y aprobar permisos tiene sus responsabilidades bien definidas.
No
Las responsabilidades no están claramente asignadas, lo que puede generar confusión y falta de control.
La asignación clara de responsabilidades asegura que los permisos se gestionen de manera eficiente y efectiva.
5. ¿Se entiende quién tiene la autoridad para emitir los permisos?
Sí
La autoridad para emitir permisos está claramente establecida y conocida por todos los involucrados.
No
No hay claridad sobre quién tiene la autoridad, lo que puede resultar en permisos no autorizados o fuera de procedimiento.
Es crucial que los empleados sepan quién tiene la autoridad para emitir permisos para evitar confusión o permisos no válidos.
6. ¿Hay procedimientos claros para solicitar permisos?
Sí
Existen procedimientos establecidos para la solicitud y emisión de permisos, que todos siguen.
No
No hay procedimientos claros, lo que puede generar inconsistencias o retrasos en la gestión de permisos.
Contar con procedimientos estandarizados garantiza un flujo de trabajo eficiente y un control adecuado sobre las tareas.
7. ¿Está prohibido que los empleados se autoricen a sí mismos para trabajar?
Sí
Existe una política que prohíbe que los empleados se autoricen a sí mismos, asegurando que los permisos sean revisados por supervisores.
No
Los empleados pueden autorizarse a sí mismos, lo que aumenta el riesgo de que se realicen tareas sin el control adecuado.
Esta regla es crucial para evitar conflictos de interés y garantizar la imparcialidad en el proceso de emisión de permisos.
8. ¿Las copias de los permisos están visibles y accesibles?
Sí
Los permisos están disponibles para los supervisores y trabajadores, garantizando que todos tengan acceso a la información pertinente.
No
Las copias no están accesibles, lo que dificulta la supervisión y seguimiento de las tareas.
La accesibilidad de los permisos permite una mejor supervisión y asegura que todas las partes involucradas estén al tanto de las tareas autorizadas.
Cómo Twind puede ayudarte a gestionar digitalmente los permisos de trabajo
La gestión eficiente de permisos de trabajo es clave para reducir riesgos, mejorar la colaboración y optimizar los procesos. Sin embargo, los métodos tradicionales (registros en papel, hojas de cálculo, copias en carpetas compartidas, intercambio de correos por email…) pueden ser lentos, propensos a errores y difíciles de auditar. Es por eso que la digitalización de los permisos de trabajo se ha convertido en una necesidad para muchas empresas.
Módulo de Permisos de Trabajo de Twind
Twind ofrece un módulo para la gestión de permisos de trabajo, asegurando que todos los procesos se realicen de forma eficiente, segura y en tiempo real. Algunas de las principales funcionalidades del Módulo de Permisos de Trabajo de Twind incluyen:
Creación de Permisos de Trabajo Personalizados
Las plantillas de permisos son 100% personalizables, lo que significa que puedes crear tantas plantillas como necesites para adaptarlas a las necesidades específicas de tu empresa. Desde detalles del contrato hasta las actividades específicas a realizar, cada formulario puede ser personalizado para cubrir todos los aspectos relevantes.
Aprobación y Revisión Digital
Permite que todos los permisos sean revisados y aprobados por las personas adecuadas, garantizando el cumplimiento de las normativas.
Firma Digital Múltiple
Cada parte involucrada en el permiso de trabajo puede firmar digitalmente: trabajadores, empresa contratista o tus compañeros. Toda la información vinculada a las firmas estará disponible en el historial del permiso, lo que se traduce en menos confusión y más control sobre cada firma y que realizas un seguimiento claro del flujo de aprobaciones.
Notificaciones en Tiempo Real
Recibirás notificaciones automáticas en tiempo real sobre cualquier cambio en el estado de los permisos, lo que te mantiene informado de inmediato sobre la evolución de los procesos.
Trazabilidad Completa
Toda la información relevante sobre el permiso de trabajo, como los cambios de estado, firmas y registros de cierre, se rastrea completamente, garantizando transparencia y cumplimiento. Gracias a la posibilidad de añadir comentarios en cada cambio de estado, puedes especificar el motivo de cualquier modificación, lo que aporta claridad y control adicional.
Resumen Detallado y Accesibilidad
Todos los permisos están disponibles en formato PDF, accesibles desde cualquier dispositivo y listos para ser consultados en auditorías.
Proceso de Cierre
Una vez que todas las actividades y controles previos se han completado, el permiso se puede cerrar con un solo clic. Además, el usuario que cierra el permiso queda registrado en el historial, lo que asegura un control total sobre el proceso.
Descarga de Permisos
Los permisos de trabajo pueden descargarse en formato PDF, tanto en versión completa como compacta. La versión compacta excluye preguntas no respondidas y se presenta de manera resumida, facilitando su revisión rápida o archivo. La versión completa proporciona toda la información relevante, ideal para auditorías.
Disponibilidad para Auditorías
Gracias a la trazabilidad completa de los permisos y los registros detallados, es posible acceder a cualquier permiso cerrado anteriormente para su revisión o auditoría. Todos los cambios de estado, firmas y registros de cierre están disponibles y bien documentados.
Solicita una Demo
Si deseas mejorar la gestión de los permisos de trabajo en tu empresa, Twind te ofrece una solución simple, eficiente y 100% digital. Solicita una demo para conocer cómo el Módulo de Permisos de Trabajo de Twind puede optimizar tus procesos y ayudar a reducir los riesgos laborales.