La Importancia de la Evaluación de Proveedores para una Mejor Calidad y Desempeño en HSE
En los últimos años, la evaluación de proveedores se ha convertido en una tarea crucial que influye directamente en los estándares de calidad, los costos y la satisfacción del cliente.
No se trata solo de un proceso de gestión de calidad y normas ISO 9001. Involucra a profesionales de diferentes áreas como compras, cadena de suministro, riesgos laborales, sostenibilidad, operaciones y asuntos regulatorios. Todos trabajan juntos para asegurar que el contratista cumple con los requisitos.
Se enfocan en la seguridad laboral, prevención de riesgos y cumplimiento de normativas. Entre las normativas se incluyen ISO 45001, ISO 14001 e ISO 9001 2015.
¿Cómo se Mide el Desempeño de los Proveedores actualmente?
Los principales desafíos en la evaluación de proveedores incluyen la falta de procesos organizados para evaluaciones continuas, datos aislados y la inconsistencia de datos. Además, las revisiones anuales de desempeño son insuficientes, y se necesita un seguimiento continuo en tiempo real.
Algunas de las dificultades más comunes son:
- Falta de un proceso organizado para evaluaciones continuas del desempeño.
- Datos aislados y falta de visibilidad en los datos.
- Inconsistencia de datos de diferentes sitios del proveedor.
- Revisiones de desempeño anuales que resultan insuficientes.
- Enfoque reactivo ante problemas y cumplimiento de requisitos de calidad, cumplimiento, seguridad y salud en el trabajo, sostenibilidad, RSC con los proveedores.
Evaluación de Proveedores: ¿Puede Convertirse en un Proceso Formal?
El sistema de evaluación de proveedores implica evaluar, monitorear y gestionar el desempeño de los proveedores de una empresa. Este proceso busca asegurar que los proveedores:
- Cumplan o superen sus obligaciones y/o requisitos normativos y contractuales.
- Contribuyan a los objetivos estratégicos de la empresa.
- Ayuden a minimizar costos y riesgos.
Un plan operativo efectivo debe incluir:
- SLAs (Acuerdos Contractuales de Nivel de Servicio) y KPIs (métricas) establecidos y acordados.
- Recolección y reporte de datos obtenidos en la evaluación de proveedores (Scorecards).
- Reuniones de revisión de desempeño.
- Gestión de problemas con seguimiento y cierre en plazos determinados.
Evaluación de Proveedores: Manual vs. Automatizado
Al gestionar procesos y flujos de trabajo en la gestión de contratistas manualmente, surgen varios problemas:
- Recolección manual de datos: Propensa a errores y poco eficiente.
- Evaluaciones subjetivas: Basadas en experiencias personales, lo que puede llevar a inconsistencias y riesgos asociados.
- Respuestas retrasadas: Los problemas se identifican tarde, resultando en interrupciones costosas, auditorías internas ineficaces y no conformidades.
- Falta de insights centralizados: Los datos dispersos dificultan el análisis global y el seguimiento de la estructura de alto nivel.
- Métricas inconsistentes: Diferentes equipos pueden usar métricas variadas, creando discrepancias, y no cumplir con los requisitos legales.
Con la automatización, se obtienen numerosos beneficios:
- Recolección de datos automatizada: Precisión y eficiencia en implementar un sistema y la recopilación de datos.
- Evaluaciones objetivas: Métricas estandarizadas aseguran objetividad y consistencia.
- Identificación proactiva de problemas: Detecta problemas potenciales a tiempo, permitiendo acciones oportunas y anticipando el control de riesgos.
- Repositorio centralizado de datos: Facilita un análisis integral.
- Métricas estandarizadas: Elimina discrepancias al proporcionar métricas consistentes.
La Solución de Twind para una Mejor Evaluación de Proveedores
Twind simplifica la evaluación de proveedores con formularios personalizados, métricas clave, puntuación objetiva y insights útiles. Esto asegura el cumplimiento mediante el monitoreo continuo del desempeño de los proveedores. Además, nuestra plataforma está diseñada para apoyar los procesos de registro y documentación de las normativas como ISO 45001, ISO 14001 e ISO 9001.
Características Clave de la Solución de Twind para la Evaluación de Proveedores
Modelo de calificación de proveedores
Define el modelo, los requisitos, personaliza y crea las plantillas que necesites y las métricas, alineando las evaluaciones con los contratos de tus contratistas.
Creación de Formularios Personalizados
Con Twind, puedes automatizar las evaluaciones de proveedores creando plantillas de formularios personalizadas según tus necesidades específicas. Concreta los ítems a evaluar y asigna ponderaciones para obtener una puntuación precisa. Puedes personalizar las evaluaciones según las necesidades de tu negocio.
Se consideran aspectos importantes como la seguridad, la calidad, el medio ambiente y la responsabilidad social corporativa. Esto garantiza una evaluación completa y adecuada.
Escribe el nombre del proveedor. Indica los lugares de trabajo. Incluye los nombres de los evaluadores. Anota las fechas de la evaluación para planificarla.
Personalización y Visualización del Sistema de Evaluación
Evalúa a tus proveedores usando indicadores en diversas categorías o ítems de riesgo, y asigna pesos a cada una según su importancia. Esto te permitirá calcular una puntuación final automáticamente para cada proveedor.
Una vez que ingreses los datos, Twind los procesará y te ofrecerá una puntuación de riesgo o cumplimiento. Esta puntuación te proporcionará una visión clara y numérica del nivel de riesgo – cumplimento asociado a cada proveedor.
“Ver sistema de evaluación” te permite revisar cómo se evaluarán tus contratistas. Esto asegura que cumplan con los estándares de tu organización. Cumplir con estándares internacionales como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 es importante. Esto garantiza una gestión de calidad y seguridad sólida.
Gestión digital de las evaluaciones
Mejora cada etapa de la evaluación de proveedores, desde la programación hasta la notificación a contratistas, colegas y proveedores. Incluye la creación de plantillas personalizadas, definición de puntuaciones, planificación de evaluaciones y cumplimentación.
Consulta y Notificación del Resultado de la Evaluación
Al finalizar la evaluación, Twind ofrece un resumen detallado de la puntuación obtenida. Puedes notificar al proveedor del resultado, dejar comentarios, y solicitar acciones correctivas si se detectan desviaciones o incumplimientos. La comunicación clara ayuda a asegurar que se tomen medidas para mantener la calidad y seguridad.
Análisis
Obtén información sobre cómo trabajan los proveedores en diferentes niveles. Esto incluye la empresa contratista, el contrato y el sitio. Identifica sus fortalezas y áreas de mejora.
Beneficios del Módulo de Evaluación de Proveedores de Twind
Eficiencia en la Gestión de Evaluaciones
La digitalización del proceso con Twind reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para gestionar las evaluaciones de proveedores. La automatización facilita la recolección de datos, la planificación de evaluaciones, el cálculo y el acceso a los resultados, mejorando la eficiencia general del proceso.
Mejora de la Precisión y Consistencia
La utilización de formularios digitales personalizados asegura que los datos recopilados sean precisos y consistentes. Esto minimiza errores humanos y mejora la calidad de la información utilizada para tomar decisiones cruciales en la gestión de contratistas.
Flexibilidad y Adaptabilidad
Con Twind, puedes adaptar las evaluaciones a las necesidades de tu empresa, contrato, centro de trabajo y sector. Puedes personalizarlas según lo requieras. Esto es especialmente útil para cumplir con normativas y estándares como ISO 9001, ISO 45001, y requisitos de reporting ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).
Mejora de la Transparencia y Trazabilidad
Con Twind, todas las evaluaciones y cambios realizados quedan registrados, mejorando la transparencia y trazabilidad del proceso. Es importante realizar auditorías y evaluaciones de desempeño para mantener la integridad del proceso de evaluación de proveedores. Este proceso involucra varios departamentos en la gestión de la ISO 9001 y contratistas.
Fomento de la Colaboración
El módulo de evaluación de proveedores de Twind ayuda a diferentes departamentos y partes interesadas. Facilita el acceso a los datos importantes al centralizar la información. Esto mejora la comunicación y coordinación interna, promoviendo una gestión integral de la calidad y seguridad.
Implementar Twind en la evaluación de proveedores te permite identificar y mitigar riesgos de manera proactiva, garantizando que tus proveedores cumplan con los estándares más altos de calidad, seguridad laboral y normativas. Contáctanos para una demostración y descubre cómo Twind puede transformar tu gestión de contratistas.