Si usted contrata servicios especializados — mantenimiento, seguridad, limpieza industrial, instalaciones, obra civil o cualquier actividad que implique personal de un tercero operando en sus instalaciones — la ley lo convierte en responsable solidario de las deudas laborales, fiscales y de seguridad social de ese proveedor si usted no documenta correctamente su cumplimiento.
En 2025, el SAT rechazó deducciones por más de $14,000 millones de pesos relacionadas con proveedores sin REPSE vigente. Ese mismo año, la STPS canceló más de 35,000 registros REPSE por falta de renovación. En noviembre de 2025 publicó su Protocolo de Inspección en Materia de Subcontratación, que ya está siendo aplicado en 2026 con 43,000 inspecciones programadas. El riesgo no es teórico: está sucediendo ahora.
Esta guía explica exactamente qué documentos debe exigir a cada contratista, con qué frecuencia debe verificarlos, y qué protocolo debe activar si algo sale mal.
¿Qué es la subcontratación especializada y por qué la verificación es su obligación?
La reforma laboral del 23 de abril de 2021 prohibió el outsourcing de personal en su forma tradicional. Lo que permite la ley hoy es únicamente la subcontratación de servicios u obras especializadas: aquellas actividades que no forman parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante.
Para que esa subcontratación sea legal, el prestador de servicios debe estar inscrito en el REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas), el padrón público que administra la STPS. El registro prueba que el proveedor cumple con sus obligaciones laborales, de seguridad social y fiscales.
Lo que muchos departamentos de compras y operaciones desconocen es que la ley no solo obliga al proveedor a tener REPSE: también obliga al contratante a verificar y conservar evidencia de ese cumplimiento. El artículo 14 de la LFT y el artículo 15-A de la Ley del Seguro Social establecen que, ante incumplimiento del contratista, usted responde solidariamente. No hay cláusula contractual que elimine esa responsabilidad si no existe el expediente documental que la desvirtúe.
La empresa contratante que no documenta el cumplimiento de sus contratistas queda expuesta a: multas de $234,620 a $5,865,000 MXN por cada incumplimiento; pago de cuotas obrero-patronales no cubiertas por el proveedor; pérdida de deducibilidad fiscal de todas las facturas del proveedor; y, en casos de simulación comprobada, responsabilidad penal de hasta 9 años de prisión.
Los 8 documentos que debe pedir a todo contratista
El siguiente listado corresponde al expediente documental mínimo que toda empresa beneficiaria de servicios especializados debe integrar y mantener actualizado por contratista. Este listado está alineado con lo que la STPS verifica en las inspecciones a empresas beneficiarias bajo el Protocolo de Inspección de noviembre de 2025.
1. REPSE vigente — consulta en el padrón oficial
El primero y más crítico. Consulte el padrón público de la STPS antes de iniciar cualquier relación contractual y, posteriormente, cada mes. La consulta tarda menos de dos minutos. Guarde evidencia en PDF con fecha y sello.
Verifique tres puntos: que el registro esté vigente (no vencido ni suspendido); que las actividades registradas coincidan exactamente con el servicio que usted contrató; y que el RFC del proveedor corresponda a quien le emite facturas. Un REPSE con actividad distinta al servicio prestado es tan inválido como no tener REPSE.
Si el registro aparece cancelado o suspendido, suspenda pagos e informe al proveedor de inmediato. Continuar la relación lo convierte automáticamente en responsable solidario de todas las obligaciones incumplidas.
2. Contrato escrito con folio REPSE incluido
La LFT exige que todo contrato de servicios especializados sea por escrito e incluya: el número de registro REPSE y el folio de la actividad registrada; el lugar o lugares de prestación del servicio; el número aproximado de trabajadores asignados; y cláusulas de rescisión automática en caso de pérdida del REPSE o incumplimiento de obligaciones laborales, fiscales o de seguridad social.
El contrato no es una formalidad: es su primera línea de defensa ante el SAT, el IMSS y la STPS. Si la redacción es ambigua o las actividades no coinciden con las registradas en el REPSE, la autoridad puede presumir subcontratación ilegal.
3. Opiniones positivas de cumplimiento: SAT, IMSS e INFONAVIT
Las tres opiniones deben estar positivas y vigentes simultáneamente. Una sola negativa implica que el proveedor está incumpliendo obligaciones fiscales o de seguridad social, lo que activa su responsabilidad solidaria como contratante.
- SAT: Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales — portal del SAT
- IMSS: Opinión de Cumplimiento — Buzón IMSS (canal exclusivo desde septiembre 2025)
- INFONAVIT: Constancia de situación de cumplimiento patronal — portal INFONAVIT
Solicite al contratista que le entregue los tres acuses cada mes. No confíe únicamente en la declaración verbal: la verificación debe ser documental.
4. Comprobantes de pago de cuotas obrero-patronales (CFDI XML de nómina)
El contratista debe demostrar que paga correctamente las cuotas ante el IMSS e INFONAVIT de los trabajadores específicamente asignados al contrato con usted. Solicite mensualmente: la cédula de determinación de cuotas del SUA; el comprobante de pago; y los CFDI XML de nómina de los trabajadores asignados. El formato XML, no solo el PDF impreso, porque la autoridad puede cruzarlo con la base de datos del SAT.
La actualización del SUA a la versión 3.7.1 (disponible desde el 2 de marzo de 2026) incorporó el tipo de documento ’05 Responsabilidad Solidaria del 15-A’, señal inequívoca de que el IMSS está operacionalizando la verificación cruzada en tiempo real.
5. Acuse de presentación ICSOE y SISUB del cuatrimestre vigente
El prestador de servicios está obligado a reportar cuatrimestralmente ante el IMSS a través del ICSOE (Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados) y ante el INFONAVIT a través del SISUB, informando los contratos vigentes y los trabajadores asignados. Los plazos son los primeros 17 días de enero, mayo y septiembre. La siguiente entrega es el 17 de mayo de 2026.
Exija al contratista el acuse de recepción de ambas plataformas después de cada entrega. La omisión de dos cuatrimestres consecutivos es causal de cancelación automática del REPSE. Si su proveedor pierde el registro por esta razón, usted es el primero en saberlo si tiene este documento actualizado.
Para entender cómo se conectan estos tres sistemas con el REPSE, consulte la guía completa REPSE 2026 de Twind.
6. Contratos individuales y alta en IMSS de los trabajadores asignados
Solicite la lista de trabajadores que operarán en sus instalaciones, con los números de seguridad social correspondientes, y verifique que todos estén dados de alta en el IMSS en el registro patronal del contratista, no en uno diferente. El nuevo Protocolo de Inspección STPS verificará in situ, mediante entrevistas directas, que el personal identificado en gafetes y uniformes efectivamente aparece en el padrón del proveedor.
Si un trabajador del contratista sufre un accidente en sus instalaciones y no está correctamente dado de alta, la responsabilidad solidaria incluye el pago de capitales constitutivos al IMSS, que pueden ser cuantiosas, especialmente en casos de incapacidad permanente. Para entender mejor estas implicaciones, revise la guía sobre REPSE en construcción y obligaciones de seguridad.
7. Constancias de capacitación DC-3 de los trabajadores asignados
El DC-3 es el formato oficial de la STPS que certifica que un trabajador ha recibido capacitación o adiestramiento en el área de sus funciones. El inspector puede solicitar estas constancias para los trabajadores del contratista que operen en sus instalaciones, especialmente en sectores de alta siniestralidad como construcción, industria química, petroquímica o manufactura.
Aunque la obligación primaria recae sobre el contratista, la empresa beneficiaria debe conservar copia para su expediente, ya que el inspector puede requerirlas durante una visita transversal a sus instalaciones.
8. Evidencia de cumplimiento de NOMs aplicables
Dependiendo de la actividad y del sector, exija constancias de cumplimiento de las Normas Oficiales Mexicanas que apliquen al servicio contratado:
- NOM-035-STPS-2018 (riesgo psicosocial): aplica a todos los contratistas con 50 o más trabajadores, o cuyo personal opere en entornos de alta demanda. Revise la guía NOM-035 para contratistas REPSE.
- NOM-031-STPS-2011 (construcción): obligatoria para cualquier contratista que ejecute obra civil, instalaciones o remodelaciones en sus instalaciones.
- NOM-017-STPS-2024 (EPP): desde septiembre de 2025 aplica el nuevo estándar de equipo de protección personal, que exige selección personalizada por puesto de trabajo, incluyendo para visitantes y contratistas en áreas de riesgo.
El cumplimiento NOM no es solo una formalidad. El inspector federal puede solicitar evidencia documental y física de su implementación durante inspecciones ordinarias o extraordinarias en sus instalaciones.
¿Con qué frecuencia debe verificar a sus contratistas?
La verificación documental no puede ser un evento de una sola vez al inicio del contrato. La STPS, el IMSS y el SAT realizan cruces de información en tiempo real, y el sistema SIDIL (inteligencia artificial de la STPS) detecta inconsistencias entre datos reportados y operación real. Una empresa que contrata sin verificar continuamente no puede demostrar diligencia debida ante una inspección.
| Documento | Frecuencia de verificación | Portal de consulta |
| REPSE vigente (padrón público) | Mensual + antes de cada pago | repse.stps.gob.mx |
| Opinión positiva SAT | Mensual | sat.gob.mx |
| Opinión positiva IMSS | Mensual | imss.gob.mx (Buzón IMSS) |
| Constancia de cumplimiento INFONAVIT | Mensual | infonavit.org.mx |
| Acuse ICSOE cuatrimestral | Cuatrimestral (ene/may/sep) | imss.gob.mx |
| Acuse SISUB cuatrimestral | Cuatrimestral (ene/may/sep) | infonavit.org.mx |
| CFDI XML de nómina (trabajadores asignados) | Mensual | SAT / XML firmados |
| Contratos individuales y altas IMSS | Al inicio de la relación + cambios | Expediente del proveedor |
| Constancias DC-3 (capacitación) | Semestral | Expediente del proveedor |
| Cumplimiento NOM (NOM-035, NOM-031) | Semestral | Expediente del proveedor |
Una práctica recomendada es retener un porcentaje del pago mensual hasta confirmar el cumplimiento del periodo. Esta cláusula, negociada en el contrato original, es el incentivo más efectivo para que el proveedor entregue su documentación puntualmente.
Qué verifica la STPS en 2026: el nuevo protocolo para empresas beneficiarias
El Protocolo de Inspección en Materia de Subcontratación publicado por la STPS el 24 de noviembre de 2025 es el documento más importante que una empresa beneficiaria debe conocer en 2026. Define tres tipos de acciones de vigilancia:
- Visitas de constatación REPSE (1-2 días): verifican que el domicilio del prestador existe, que los trabajadores están presentes y que la actividad registrada coincide con la realidad operativa.
- Inspecciones a contratistas y beneficiarias (2-5 días): revisión documental y física que incluye contratos, nóminas, altas IMSS, ICSOE/SISUB y entrevistas a trabajadores.
- Inspecciones ordinarias transversales (3-7 días): revisión de condiciones generales de trabajo, seguridad e higiene y capacitación, con enfoque en subcontratación. Pueden ocurrir sin previo aviso.
Lo más relevante para las empresas beneficiarias: el protocolo establece que el inspector verificará específicamente que los trabajadores del contratista NO realicen actividades que formen parte del objeto social o actividad preponderante de la beneficiaria. Si un proveedor de mantenimiento está operando maquinaria de producción, la STPS puede reclasificar la relación como subcontratación prohibida, con las consecuencias sancionatorias correspondientes.
La autoridad se apoya en información cruzada del IMSS, SAT e INFONAVIT para programar inspecciones basadas en inconsistencias detectadas automáticamente. Según datos de la STPS, la SIDIL ya había generado alertas sobre miles de empresas en 2025.
Qué hacer si un contratista pierde el REPSE durante el contrato
Esta situación, más común de lo que parece, debe estar prevista en su contrato con una cláusula de rescisión automática. Si un proveedor pierde la vigencia de su REPSE —ya sea por vencimiento, por cancelación de la STPS o por pérdida de las opiniones de cumplimiento— usted debe actuar de forma inmediata y documentada:
- Suspenda pagos e informe por escrito al proveedor. Continuar pagando sin REPSE vigente lo convierte en responsable solidario de todas las obligaciones no cumplidas.
- Retenga los XML CFDI del período en que el REPSE estaba inválido. Las facturas emitidas sin REPSE vigente no tienen validez fiscal y no son deducibles.
- Active el proveedor de respaldo que debió haber identificado en su proceso de prequalificación.
- Documente todo el proceso: la fecha en que detectó el problema, la notificación al proveedor y las acciones tomadas. Esta documentación es su defensa ante una eventual auditoría.
Para gestionar múltiples proveedores con alertas automáticas de vencimiento REPSE, verificación periódica de opiniones y centralización del expediente documental, plataformas como Twind permiten automatizar este proceso y mantener una cadena de proveedores siempre verificada.
Preguntas frecuentes sobre la verificación de contratistas
La verificación de contratistas es el proceso mediante el cual una empresa que contrata servicios especializados confirma que su proveedor cumple con el REPSE vigente, las obligaciones laborales ante el IMSS e INFONAVIT, y los requisitos fiscales del SAT. Bajo el artículo 14 de la Ley Federal del Trabajo y el artículo 15-A de la Ley del Seguro Social, el contratante es responsable solidario de las obligaciones incumplidas por sus contratistas. Verificar no es opcional: es una obligación legal.
Ingrese a repse.stps.gob.mx y utilice la opción de Consulta Pública. Introduzca el RFC del proveedor, confirme que el registro aparece vigente, que las actividades registradas coinciden con el servicio contratado y guarde el acuse en PDF con la fecha de consulta. Repita esta verificación mensualmente y antes de cada pago.
Se expone a multas de $234,620 a $5,865,000 MXN, a la pérdida de deducibilidad fiscal de todas las facturas emitidas por ese proveedor, a la determinación de diferencias de cuotas ante el IMSS e INFONAVIT y, en caso de simulación comprobada, a responsabilidad penal de hasta 9 años de prisión.
El REPSE y las opiniones de cumplimiento del SAT, IMSS e INFONAVIT deben verificarse mensualmente. Los acuses de ICSOE y SISUB, cuatrimestralmente (enero, mayo y septiembre). Los CFDI XML de nómina, mensualmente. Las constancias de capacitación y cumplimiento NOM, de forma semestral. Para proveedores de alto valor o alto riesgo, se recomienda implementar alertas automáticas en un sistema de gestión documental.
La responsabilidad primaria recae sobre el contratista como patrón directo. Sin embargo, si usted no puede demostrar que verificó el cumplimiento de las obligaciones de seguridad del contratista —alta correcta en IMSS, cumplimiento de NOMs aplicables, capacitación documentada— puede ser considerado responsable solidario ante el IMSS y la STPS, con obligación de pago de capitales constitutivos y posibles sanciones adicionales por incumplimiento de las condiciones de seguridad e higiene en su centro de trabajo.
No. El artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación establece que los pagos por servicios especializados solo son deducibles cuando existe un contrato válido y el proveedor cuenta con registro REPSE vigente. Las facturas emitidas sin REPSE son consideradas de validez fiscal cuestionable, y el SAT puede rechazar tanto la deducción de ISR como el acreditamiento del IVA.
Bajo el Protocolo de noviembre de 2025, el inspector verifica: que el beneficiario tenga copias del REPSE del contratista; que los contratos escritos incluyan el folio REPSE correcto; que se hayan recabado comprobantes fiscales y de seguridad social; que los trabajadores del contratista estén correctamente identificados; y, principalmente, que las actividades realizadas por el personal externo NO formen parte del objeto social o actividad preponderante de la beneficiaria.
Conclusiones
La verificación de contratistas en 2026 no es un proceso de cumplimiento burocrático: es una decisión estratégica que protege la cadena de valor de su empresa. Con 43,000 inspecciones programadas por la STPS, inteligencia artificial seleccionando objetivos y multas que alcanzan los casi seis millones de pesos, el costo de no tener los expedientes en orden supera con creces el esfuerzo de mantenerlos actualizados.
El estándar mínimo hoy es claro: REPSE verificado mensualmente, opiniones de cumplimiento actualizadas, contratos con cláusulas de rescisión automática, y expediente documental completo por cada proveedor. Las empresas que dominen ese proceso no solo evitan sanciones: también construyen relaciones con proveedores más sólidas, cadenas de suministro más resilientes y una posición de negociación más sólida ante clientes que exigen cumplimiento como condición de contratación.