O que inclui este template?

Registar os documentos de cada prestador de serviços e o seu estado.

Anotar datas de validade e receber alertas manuais para renovações.

Ter visibilidade sobre a documentação obrigatória conforme a legislação aplicável.

Organizar a informação num formato acessível e fácil de utilizar.

Otimize o seu trabalho e evite a desorganização documental.

Como utilizar
o template

Criámos este template para que possa começar a utilizá-lo de imediato, sem complicações. Siga estes passos e adapte o documento às necessidades da sua empresa:

1. Descarregue o template introduzindo o seu email no formulário.
   
2. Abra o ficheiro em Excel e explore os três separadores disponíveis:
   • Documentos de Empresas, Documentos de Trabalhadores e
   • Documentos de Equipamentos de Trabalho.
     
3. Personalize o template adicionando o logótipo e os dados da sua empresa.
   
4. Registe a documentação dos seus prestadores de serviços e equipamentos de trabalho, preenchendo as células com datas e estados.
   
5. Acompanhe os prazos com o código de cores: documentos expirados a vermelho, prestes a expirar (5 dias antes) a laranja e válidos a verde.
6. Guarde e partilhe o template na cloud ou no seu computador para aceder à informação sempre que precisar.

O desafio de gerir a documentação de prestadores de serviços

Se gere a documentação de prestadores de serviços, sabe como pode ser difícil controlar datas, renovações e requisitos legais. Sem um bom controlo, podem surgir problemas como:

Documentos expirados sem renovação.
Falta de registos claros para inspeções.
Horas de trabalho desperdiçadas à procura de informação dispersa.
Risco de coimas por incumprimento legal.

Quando o Excel já
não é suficiente

Ter um template estruturado pode ajudá-lo a organizar-se melhor, mas quando a documentação começa a multiplicar-se, o Excel deixa de ser a melhor opção. A gestão torna-se caótica, os emails acumulam-se e o risco de erros aumenta.

Com e-coordina, tudo muda. A nossa plataforma digitaliza por completo a gestão e validação da documentação dos seus prestadores de serviços. Já não precisa de trocar dezenas de emails, porque são os próprios prestadores que carregam os seus documentos diretamente na plataforma. Se necessário, pode delegar a validação a uma equipa de especialistas, garantindo que toda a documentação cumpre os requisitos exigidos. Além disso, o sistema envia notificações automáticas antes de cada prazo de validade, evitando atrasos e imprevistos.

Toda a informação fica centralizada, acessível em qualquer momento e de forma segura.

Se quer deixar para trás o controlo manual no Excel e gerir a documentação de SST de forma mais eficiente, descubra tudo o que o e-coordina pode fazer por si.