Documentación para Gestionar Contratistas en Seguridad y Salud Ocupacional en Chile

Octubre 11, 2023
Documentación para Gestionar Contratistas

En el ámbito de la Seguridad y Salud Ocupacional en Chile, la gestión de contratistas es una preocupación fundamental para las empresas que desean garantizar un entorno de trabajo seguro y cumplir con las normativas vigentes (Ley N°20123: Ley de Subcontratación // Decreto Supremo N°76: Gestión de Empresas Contratistas – Aplicación de Art°66 Bis). La documentación desempeña un papel crucial en este proceso, ya que ayuda a establecer y mantener estándares de seguridad y salud, así como a demostrar el cumplimiento de las regulaciones. En este artículo, exploraremos los tipos de documentación esenciales para el control de contratistas en Chile y garantizar un entorno laboral seguro.

Contratos y Acuerdos

El primer paso para gestionar contratistas de manera efectiva es establecer contratos y acuerdos claros. Estos documentos podrían incluir detalles como las responsabilidades de ambas partes, los plazos, los costos y los estándares de seguridad y salud que deben cumplirse. Es fundamental que los contratos reflejen las regulaciones chilenas en materia de seguridad y salud ocupacional y que se actualicen de manera regular para mantenerse al día con los cambios legales.

Certificaciones y Acreditaciones

Para garantizar que los contratistas cumplen con los estándares de seguridad y salud, es esencial solicitar y verificar sus certificaciones y acreditaciones. Dependiendo del tipo de trabajo y la industria, esto puede incluir certificados de capacitación en seguridad, capacitaciones para uso de equipos y/o herramientas, licencias para el manejo de sustancias peligrosas, licencias de conducir, exámenes médicos Pre – ocupacionales, entre otros. La documentación que respalda estas certificaciones debe mantenerse actualizada y accesible para su revisión en cualquier momento.

Planes de Seguridad y Salud

Un elemento clave en la gestión de contratistas es la elaboración de planes de seguridad y salud específicos para cada proyecto. Estos planes deben detallar de forma estándar, por ejemplo:  las medidas de seguridad que se implementarán para la disminución de riesgos de la actividad a desarrollar, los procedimientos de respuesta a emergencias y los recursos disponibles para la labor. La documentación de estos planes es esencial para asegurarse de que todos los trabajadores, incluidos los contratistas, estén al tanto de las precauciones y procedimientos de seguridad necesarios al interior del lugar de trabajo.

Evaluación de Riesgos

Otro tipo de documentación importante es la identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (IPER). Antes de comenzar cualquier proyecto, se deben identificar y evaluar los riesgos potenciales para la seguridad y la salud de los trabajadores. Esta documentación debe contener como mínimo una lista de riesgos identificados, sus posibles consecuencias y las medidas preventivas y de mitigación planificadas, esto sujeto a cualquier otro campo que la organización determine, ya que, no existe un formato específico para esto. Además, debe actualizarse a medida que cambian las circunstancias o se introducen nuevos riesgos.

Registros de Incidentes y Accidentes

En caso de que ocurran incidentes o accidentes en el lugar de trabajo, es esencial llevar registros detallados. Esto debería incluir como mínimo la investigación del accidente (Los incidentes también se pueden investigar para buscar oportunidades de mejora): DIAT (Declaración Individual de Accidentes) o DIEP (Declaración Individual de Enfermedad Profesional), formato de investigación, registros de gestiones realizadas antes o después con relación al accidente o enfermedad, inspección del puesto de trabajo y las medidas de control para las desviaciones detectadas. Estos registros ayudan a identificar patrones de accidentes, evaluar la eficacia de las medidas de seguridad y garantizar que se tomen las acciones necesarias para prevenir futuras eventualidades.

También, previo al ingreso a nuestros centros de trabajo podemos solicitar a las empresas contratistas sus estadísticas en relación con la accidentabilidad de su empresa, para así poder analizar cómo es el patrón de sus accidentes para así poder establecer un plan más exhaustivo y eficiente de control.

Capacitación y Formación

La capacitación y formación adecuadas son fundamentales para garantizar la seguridad de los contratistas. La documentación relacionada con la formación debe incluir los registros de asistencia a cursos de seguridad y salud ocupacional, uso de equipos herramientas y/o actividades criticas para las que están contratados, así como los resultados de las evaluaciones de competencias realizadas en estos cursos y/o en el reclutamiento previo. Esto demuestra que los contratistas están debidamente capacitados y conscientes de los riesgos asociados a su trabajo.

Documentación de Equipo y Herramientas

Para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo, es importante que los contratistas utilicen equipos y herramientas adecuadas y en buen estado. La documentación relacionada incluye registros de inspecciones y mantenimiento preventivo, así como procedimiento de trabajo seguro relacionado a uso de equipo. Esto asegura que los contratistas cuenten con el equipo necesario y sepan cómo usarlo de manera segura.

Programas de Monitoreo y Auditorías

La gestión de contratistas en seguridad y salud ocupacional requiere una supervisión constante. Los programas de monitoreo y auditorías son herramientas esenciales para evaluar el cumplimiento de los contratistas con los estándares de seguridad y salud. La documentación de los resultados de las auditorías y los planes de acción para abordar las deficiencias es crucial para mantener un entorno de trabajo seguro y cumplir con las regulaciones. En este punto para algunas certificaciones se solicita la evaluación de proveedores.

Comunicación Interna y Externa

La comunicación efectiva es clave en la gestión de contratistas. La documentación relacionada incluye la correspondencia con los contratistas, los informes de progreso y las comunicaciones internas sobre la gestión de la seguridad y salud ocupacional. Mantener un registro claro de estas comunicaciones, la matriz de comunicaciones en algunos casos es ocupada para asegura que todas las partes estén informadas y alineadas en cuanto a las expectativas y los estándares de seguridad.

Cumplimiento Legal

Por último, pero no menos importante, la documentación relacionada con el cumplimiento legal (Decreto Supremo N°594: Regulación de condiciones ambientales, por ejemplo) es esencial. Esto incluye registros de inspecciones realizadas por las autoridades competentes, informes de cumplimiento de regulaciones locales y nacionales, y cualquier otro documento que demuestre el apego a la legislación de seguridad y salud ocupacional en Chile.

En conclusión

La gestión de contratistas en seguridad y salud ocupacional en Chile requiere una sólida base documental. Estos tipos de documentación son esenciales para garantizar un entorno de trabajo seguro, cumplir con las regulaciones y mitigar los riesgos asociados a las operaciones de contratistas. Mantener esta documentación actualizada y accesible es fundamental para el éxito de cualquier empresa que busque proteger la salud y la seguridad de sus trabajadores y contratistas.


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