¿Cómo se puede digitalizar la administración de contratistas y en qué consiste? 

abril 20, 2023
Gestión documental contratistas

La administración de contratistas es esencial para asegurar el cumplimiento de las regulaciones de seguridad y salud en el trabajo cuando se subcontratan empresas externas en tus instalaciones.

¿En qué consiste la administración de contratistas? 

El Decreto 1072 de 2015 establece los requisitos de seguridad y salud en el trabajo que deben ser implementados y controlados por los contratantes en todas las empresas colombianas. En este sentido, la administración de contratistas es una responsabilidad clave para garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores en instalaciones laborales, obras o proyectos en Colombia.

La administración de contratistas es un proceso que incluye la selección, contratación y supervisión de empresas externas que realizan trabajos en las instalaciones de la empresa contratante o en su nombre. Esto abarca desde la identificación de riesgos y definición de competencias necesarias para el trabajo hasta la definición de criterios de evaluación y seguimiento de las empresas contratistas.

La administración de contratistas involucra tanto al contratista como a la empresa contratante. Los contratistas deben cumplir con los requisitos legales, procedimientos y estándares de calidad establecidos por la normativa vigente y por la organización contratante.

Por su parte, las empresas contratantes deben asegurarse de que los contratistas cumplan con las políticas y normas de seguridad y salud en el trabajo establecidas en el Decreto 1072 de 2015 (Artículo 2.2.4.6.28. Contratación).

¿Cuál es la importancia de la administración de contratistas?

 La administración de contratistas es importante por varias razones:

  • Cumplimiento de las regulaciones de seguridad y salud en el trabajo: Como se mencionó anteriormente, la administración de contratistas permite garantizar que las empresas contratistas cumplan con las normas y políticas de seguridad y salud en el trabajo establecidas por la organización y el Decreto 1072 de 2015.
  • Mejora en la calidad del trabajo: Asimismo, gracias a una correcta administración de contratistas, la empresa contratante puede asegurarse de que los trabajos contratados cumplan con los estándares de calidad establecidos por la organización. 
  • Reducción de riesgos: Como resultado, administrar adecuadamente a los contratistas ayuda a identificar y controlar los riesgos asociados con los trabajos realizados por las contratistas, lo que reduce los accidentes laborales y los costos asociados.

La gestión de documentos en la administración de contratistas

Por lo tanto, para implementar la administración de contratistas, es esencial establecer un método de gestión documental para asegurar que estás al día con las regulaciones actuales. Al hablar de gestión documental, nos referimos al proceso que implica la recopilación, verificación y control de los documentos necesarios para verificar que los contratistas cumplen con los requisitos legales y normativos establecidos en el Decreto 1072 de 2015.

Asimismo, la gestión documental de contratistas brinda la ventaja de ayudar a las empresas a anticipar la detección de posibles riesgos asociados a la contratación de empresas externas. Al comprobar la documentación necesaria, las empresas pueden evaluar la capacidad de los contratistas para realizar el trabajo de forma segura y eficiente.

En conclusión, podemos afirmar que la gestión documental es un aspecto clave para lograr el éxito en la administración de contratistas en Colombia.

¿Cómo se puede digitalizar la gestión de documentos en la administración de contratistas?

La principal ventaja de contar con un software de gestión documental de contratistas es el ahorro de tiempo y dinero.

Realizar manualmente la gestión documental de contratistas es una tarea compleja que requiere una gran cantidad de tiempo y recursos. El proceso de solicitud, recepción y análisis de la documentación de todos los contratistas puede resultar extremadamente laborioso.

La digitalización de la gestión documental de contratistas es fundamental para las empresas que buscan optimizar sus procesos y mejorar la seguridad de sus operaciones.


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