Si eres responsable de prevención en una pequeña o mediana empresa, probablemente te hayas encontrado con este dilema: necesitas cumplir con la coordinación de actividades empresariales (CAE), pero las plataformas del mercado parecen diseñadas para grandes corporaciones, con precios que no encajan en tu presupuesto y funcionalidades que nunca vas a utilizar.
Esta realidad afecta a miles de pymes españolas que trabajan con contratistas o subcontratistas. La buena noticia es que no tienes que conformarte con soluciones sobredimensionadas ni con gestión manual llena de riesgos. En esta guía descubrirás todo lo que necesitas saber sobre las plataformas CAE para pequeñas empresas y cómo elegir la que realmente se adapta a tus necesidades.
¿Qué es la CAE y Por Qué tu Pyme la Necesita?
Definición Clara de Coordinación de Actividades Empresariales
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de procedimientos y medidas que deben aplicarse cuando dos o más empresas coinciden en un mismo centro de trabajo. Su objetivo principal es garantizar la seguridad y salud laboral de todos los trabajadores implicados, minimizando los riesgos derivados de la concurrencia de actividades.
En términos sencillos: si tu empresa contrata servicios externos (mantenimiento, limpieza, reparaciones, instalaciones…) o si tus trabajadores acuden a centros de trabajo de otras empresas, estás obligado legalmente a coordinar la prevención de riesgos.
Marco Legal: Real Decreto 171/2004
La normativa que regula la CAE es el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Este decreto establece las obligaciones de empresarios titulares, principales y concurrentes en materia de coordinación preventiva.
El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones que oscilan entre 2.045€ y 820.000€, dependiendo de la gravedad. Además, en caso de accidente laboral, la empresa puede enfrentarse a responsabilidades civiles y penales.
¿Por Qué las Pymes Necesitan una Plataforma CAE?
Muchas pequeñas empresas creen erróneamente que la CAE es «cosa de grandes empresas». Sin embargo, la realidad es que cualquier pyme que trabaje con contratistas o preste servicios en centros ajenos está sujeta a estas obligaciones.
Gestionar la CAE manualmente mediante correos, Excel o carpetas compartidas supone:
- Pérdida de documentación crítica
- Vencimientos no controlados que impiden accesos
- Falta de trazabilidad ante inspecciones
- Consumo excesivo de tiempo del personal
- Riesgo de sanciones por incumplimiento
Una plataforma CAE especializada automatiza estos procesos, centraliza la documentación y garantiza el cumplimiento normativo de forma eficiente.
¿Cuándo es Obligatoria la CAE para una Pequeña Empresa?
Supuestos de Aplicación
La CAE es obligatoria para tu pyme en estos casos:
- Cuando contratas servicios externos que se ejecutan en tu centro de trabajo (eres empresa titular o principal)
- Cuando prestas servicios en centros de trabajo de otras empresas (eres contratista)
- Cuando subcontratas parte de tus trabajos a terceros
- Cuando trabajas como autónomo en instalaciones de clientes
No importa el tamaño de tu empresa. Si se da alguno de estos supuestos, la coordinación de actividades empresariales es obligatoria.
Sectores Más Afectados en el Ámbito Pyme
Aunque la CAE se aplica a todos los sectores, algunas actividades tienen especial incidencia:
- Industria manufacturera: mantenimiento de maquinaria, reparaciones, instalaciones
- Construcción: toda la cadena de subcontratación
- Servicios de facility: limpieza, seguridad, jardinería
- Instalaciones y mantenimiento: electricidad, fontanería, climatización
- Logística y transporte: carga/descarga, operaciones en almacenes
- Sector alimentario: control de plagas, mantenimiento de cámaras
Ejemplo Práctico para Pymes
Imagina que tienes una pequeña empresa industrial con 25 empleados. Contratas a:
- Una empresa de mantenimiento para revisar las instalaciones eléctricas
- Un servicio de limpieza que acude dos veces por semana
- Una empresa especializada para reparar una máquina
En este escenario, eres empresario titular y debes:
- Informar a estas empresas sobre los riesgos de tu centro
- Recibir información sobre los riesgos que ellas introducen
- Validar que cumplen con la documentación preventiva
- Coordinar las actividades para evitar interferencias
Sin una plataforma CAE para pymes, esta gestión se convierte en un caos administrativo.
El Problema de las Plataformas CAE Tradicionales para Pymes
Costes Prohibitivos para Pequeñas Empresas
El principal obstáculo que encuentran las pymes al buscar una plataforma CAE es el precio. Los líderes del mercado como Nalanda y Dokify ofrecen soluciones robustas pero diseñadas para grandes corporaciones.
Dokify, por ejemplo, parte de 100€/año por licencia, pero a eso hay que sumar:
- Coste por cada alta de trabajador
- Coste adicional por validación de documentos
- Renovaciones automáticas al dar de alta nuevos elementos
- Costes que se incrementan proporcionalmente con el crecimiento
Para una pyme con recursos limitados, estos costes pueden suponer entre 500€ y 2.000€ anuales o más, dependiendo de la rotación de personal y subcontratistas.
Complejidad Innecesaria
Las plataformas tradicionales están sobrecargadas de funcionalidades que una pequeña empresa nunca va a utilizar:
- Módulos avanzados de homologación de proveedores
- Integraciones complejas con ERPs corporativos
- Sistemas de facturación electrónica integrados
- Directorios de miles de proveedores
Esta complejidad se traduce en:
- Curvas de aprendizaje prolongadas
- Necesidad de formación costosa
- Interfaces poco intuitivas
- Sensación de estar «pagando por lo que no usas»
Falta de Soporte Personalizado
Las grandes plataformas CAE suelen ofrecer soporte técnico estándar, pero las pymes necesitan acompañamiento cercano durante la implementación y el uso diario. Los modelos de comunidad o licencia masiva dificultan la atención personalizada.
Qué Debe Tener una Plataforma CAE Ideal para Pymes
Funcionalidades Esenciales (Sin Complicaciones)
Una plataforma CAE pensada para pequeñas empresas debe incluir lo esencial:
1. Gestión Documental Centralizada
- Repositorio único para toda la documentación CAE
- Clasificación automática por empresa, trabajador y tipo de documento
- Acceso seguro desde cualquier dispositivo
2. Control de Vencimientos
- Alertas automáticas antes de que caduquen documentos
- Semáforo visual (verde/amarillo/rojo) del estado documental
- Notificaciones por email y en plataforma
3. Validación Simplificada
- Revisión técnica de documentos en menos de 24h
- Criterios claros de aceptación/rechazo
- Posibilidad de subsanar errores rápidamente
4. Control de Accesos
- Verificación del estado documental antes del acceso
- Registro de entradas/salidas
- Informes de presencia
5. Gestión de Contratas y Subcontratas
- Alta rápida de nuevas empresas colaboradoras
- Solicitud automática de documentación
- Seguimiento del estado de cada contrata
6. Generación de Informes
- Informes para inspecciones y auditorías
- Exportación de datos en formatos estándar
- Histórico de documentación
Características Técnicas que Importan
Usabilidad: Interfaz sencilla, sin jerga técnica innecesaria Cloud: Sin instalaciones, accesible desde navegador Móvil: App para trabajar desde obra o terreno Seguridad: Cumplimiento RGPD y copias de seguridad automáticas Soporte: Atención personalizada en español
Lo que NO Necesita una Pyme
- Módulos de facturación electrónica compleja
- Integraciones con 50 plataformas diferentes
- Directorios globales de proveedores
- Funcionalidades de procurement avanzado
Twind: La Plataforma CAE Pensada para Pequeñas Empresas
Una Solución Diseñada para Crecer Contigo
Twind surge precisamente para resolver el problema de las pymes españolas: necesitan cumplir la CAE de forma eficiente, pero no pueden (ni deben) pagar soluciones empresariales sobredimensionadas.
Nuestra filosofía es clara: tu plataforma CAE debe adaptarse a tu tamaño, no al revés.
Planes Escalonados: Paga Solo por lo que Necesitas
A diferencia de las plataformas tradicionales, Twind ofrece planes escalonados que crecen con tu empresa:
Funcionalidades Clave de Twind
Dashboard Intuitivo En un solo vistazo ves el estado de toda tu coordinación: empresas al día, documentos pendientes, alertas urgentes.
Automatización Inteligente Twind solicita automáticamente la documentación a tus contratas cuando das de alta un nuevo trabajo. Olvídate de perseguir a proveedores por email.
Validación Técnica Incluida Nuestro equipo de técnicos en prevención revisa y valida la documentación en menos de 24 horas. Sin costes adicionales escondidos.
Trazabilidad Completa Ante una inspección o auditoría, descarga todos los documentos y registros en segundos. Todo con sello temporal y firma digital.
Integraciones Útiles Conecta Twind con tu sistema de control de accesos físico o con tu ERP mediante API sencilla.
Casos de Uso Reales
Caso 1: Taller Mecánico con 15 Empleados
Juan tiene un taller de reparación de maquinaria industrial. Trabaja con 3 empresas de mantenimiento auxiliar y recibe visitas ocasionales de proveedores de repuestos.
Con Twind:
- Da de alta sus 3 empresas colaboradoras en 10 minutos
- Recibe notificaciones cuando algún documento está por vencer
- Controla que solo personal autorizado accede al taller
- Invierte 2 horas al mes en CAE (antes dedicaba 2 días)
Caso 2: Empresa de Instalaciones con 30 Técnicos
María gestiona una empresa de instalaciones eléctricas que trabaja en centros de diferentes clientes. Necesita tener siempre al día la documentación para acceder a obras.
Con Twind:
- Mantiene actualizada la documentación de sus 30 técnicos
- Carga documentos en las plataformas CAE de sus clientes mediante conectores
- Recibe alertas 30 días antes de vencimientos de certificados médicos o formación
- No ha tenido rechazos de acceso en 18 meses
Cómo Implementar tu Plataforma CAE en 5 Pasos
Paso 1: Evaluación de Necesidades
Antes de contratar una plataforma, responde estas preguntas:
- ¿Cuántos trabajadores propios tengo?
- ¿Con cuántas empresas externas trabajo habitualmente?
- ¿Somos más empresa titular o contratista?
- ¿Qué volumen de documentación gestionamos mensualmente?
- ¿Necesitamos control de accesos físico?
Esta evaluación te ayudará a elegir el plan adecuado sin pagar de más.
Paso 2: Selección de Plataforma
Compara al menos 2 opciones considerando:
- Precio total (no solo la licencia base)
- Facilidad de uso (pide una demo)
- Soporte (¿hay atención telefónica?)
- Escalabilidad (¿puedo cambiar de plan fácilmente?)
- Referencias (¿otras pymes están contentas?)
Aprovecha períodos de prueba gratuitos. Twind ofrece 14 días sin compromiso.
Paso 3: Configuración Inicial
Una vez contratada tu plataforma CAE:
- Configura tu empresa: datos, actividad, centros de trabajo
- Carga tu equipo: alta de trabajadores propios con documentación
- Añade tus contratas: empresas colaboradoras habituales
- Define requisitos: qué documentos necesitas según tipo de trabajo
- Personaliza notificaciones: alertas de vencimiento, plazos
En Twind, este proceso lo completas en menos de 1 hora con nuestros asistentes guiados.
Paso 4: Formación del Equipo
Identifica quién usará la plataforma:
- Responsable de prevención: usuario principal
- Personal de RRHH: altas/bajas de trabajadores
- Responsables de compras: relación con contratas
- Personal de mantenimiento: control de accesos
Organiza una sesión formativa de 30-60 minutos. En Twind ofrecemos webinars gratuitos semanales.
Paso 5: Seguimiento y Optimización
Las primeras semanas:
- Revisa diariamente las alertas y pendientes
- Asegúrate de que las contratas están cargando documentos
- Verifica que las validaciones son correctas
- Ajusta los requisitos si son demasiado estrictos o laxos
Tras el primer mes, dedica 2-3 horas semanales al mantenimiento. La plataforma debe trabajar para ti, no al revés.
Documentación CAE Esencial para Pymes
Documentos de Empresa
Toda empresa (titular o contratista) debe aportar:
✓ Certificado de estar al corriente de pagos con la Seguridad Social (TC1/TC2) ✓ Documento de evaluación de riesgos actualizado ✓ Planificación de la actividad preventiva ✓ Certificado de la modalidad preventiva (servicio propio, ajeno, mancomunado…) ✓ Póliza de Responsabilidad Civil en vigor ✓ Documentación de subcontratación (si aplica)
Documentos de Trabajadores
Por cada trabajador que acceda al centro:
✓ Documento de alta en Seguridad Social (TA2/S1) ✓ Certificado de aptitud médica (reconocimiento médico) ✓ Certificados de formación en PRL:
- Formación básica (60h para oficios, 20h para peones)
- Formación específica del puesto
- Formación en riesgos del centro de trabajo
✓ Entrega de EPIs (registro firmado) ✓ Información de riesgos (firmada por el trabajador) ✓ Autorización especial (para trabajos con riesgo especial: altura, espacios confinados, etc.)
Documentos de Maquinaria y Vehículos
Para equipos y vehículos que accedan:
✓ Ficha técnica de la máquina ✓ Certificado CE o declaración de conformidad ✓ Manual de instrucciones ✓ Certificados de inspección (grúas, plataformas elevadoras, carretillas…) ✓ Seguro del vehículo (si aplica) ✓ ITV en vigor (vehículos) ✓ Permiso de circulación ✓ Carnet de operador del maquinista.
Errores Comunes al Gestionar la CAE en Pymes
Error 1: Dejarlo para Última Hora
El problema: Muchas pymes solicitan la documentación CAE solo cuando ya está programado el trabajo, incluso el día anterior.
La consecuencia: Las contratas no tienen tiempo de reunir toda la documentación, se producen rechazos de acceso, retrasos en las obras y tensiones comerciales.
La solución: Establece como norma solicitar la documentación al menos 15 días antes del inicio de trabajos. Una plataforma como Twind automatiza esta solicitud cuando creas un nuevo trabajo.
Error 2: Gestión Manual con Excel y Email
El problema: Hojas de cálculo compartidas, documentos en carpetas de red, cadenas interminables de emails con archivos adjuntos.
La consecuencia: Versiones obsoletas, documentos perdidos, imposibilidad de verificar qué es lo último, caos ante una inspección.
La solución: Centraliza todo en una plataforma CAE cloud. Un solo punto de verdad, trazabilidad completa, accesible desde cualquier lugar.
Error 3: No Validar la Documentación Correctamente
El problema: Aceptar documentos sin revisión técnica, dar por válido un certificado caducado, no verificar que la formación corresponde a los riesgos reales.
La consecuencia: En caso de accidente o inspección, la responsabilidad legal recae igualmente en ti, aunque «tengas el documento».
La solución: Usa una plataforma con validación técnica profesional incluida. En Twind, técnicos en PRL revisan cada documento antes de darlo por válido.
Error 4: No Formar al Equipo
El problema: Implanta una plataforma CAE pero nadie sabe usarla realmente. El responsable lo hace «a su manera» y el resto del equipo está perdido.
La consecuencia: Infrautilización de la herramienta, vuelta a métodos manuales, frustración, sensación de haber malgastado la inversión.
La solución: Dedica tiempo a la formación inicial. Aprovecha los recursos formativos de tu plataforma (webinars, tutoriales, soporte). En Twind ofrecemos onboarding personalizado incluido.
Preguntas Frecuentes sobre CAE para Pymes
¿Las pequeñas empresas realmente necesitan CAE?
Sí, absolutamente. La obligación de coordinación de actividades empresariales no depende del tamaño de la empresa, sino de la situación: si trabajas con contratistas o en centros ajenos, debes cumplir la CAE. El Real Decreto 171/2004 se aplica igual a una pyme de 5 empleados que a una multinacional.
La diferencia es que las pymes necesitan soluciones proporcionadas a su tamaño y presupuesto, no herramientas empresariales sobredimensionadas.
¿Cuánto cuesta una plataforma CAE para pequeñas empresas?
El coste varía enormemente según el proveedor y el modelo:
- Plataformas tradicionales (Nalanda, Dokify): costes por alta (total real: 500-2.000€/año)
- Plataformas especializadas en pymes (Twind): hasta 149€/mes según el plan
- Gestión manual: aparentemente gratis, pero cuesta cientos de horas de personal al año
Para una pyme típica de 20 empleados, el plan Pyme de Twind es la opción más rentable del mercado.
¿Puedo gestionar la CAE sin software, con Excel?
Técnicamente sí, legalmente también cumples, pero es altamente ineficiente y arriesgado:
- Sin alertas automáticas, olvidarás vencimientos
- Sin trazabilidad, no podrás demostrar el cumplimiento ante inspecciones
- Sin validación técnica, asumes riesgos legales
- Consumirás decenas de horas mensuales de tu personal
Una plataforma CAE para pymes cuesta menos que el tiempo que dedicas a la gestión manual.
¿Qué sanciones hay por no cumplir la CAE?
Las sanciones por incumplimiento de la coordinación de actividades empresariales se clasifican en:
Infracciones leves: 45€ a 2.045€
- Pequeños errores formales en la documentación
Infracciones graves: 2.046€ a 40.985€
- No establecer medios de coordinación
- No facilitar información sobre riesgos
- No vigilar el cumplimiento de contratas
Infracciones muy graves: 40.986€ a 819.780€
- Incumplimientos que causen accidentes graves o mortales
- Omisión de medidas preventivas con riesgo grave e inminente
Además, puedes enfrentarte a responsabilidad civil por daños y responsabilidad penal si hay víctimas.
¿Cómo saber si necesito ser empresa titular o contratista en la plataforma?
Depende de tu rol en cada situación:
Eres empresa TITULAR cuando:
- Los trabajos se realizan en TU centro de trabajo
- Tienes el control del espacio (eres propietario, arrendatario o lo gestionas)
- Otras empresas vienen a prestarte servicios
Eres empresa PRINCIPAL cuando:
- Contratas a otra empresa para que haga trabajos
- Subcontratas parte de tu actividad
- Eres el «cliente» de las contratas
Eres CONTRATISTA cuando:
- Prestas servicios en centros de trabajo de otros
- Tu cliente te exige documentación CAE
- Debes cargar tus documentos en la plataforma del cliente
Puedes ser ambas cosas: Si tienes taller propio (titular) pero también prestas servicios externos (contratista), usarás tu plataforma Twind en ambos roles.
¿Qué diferencia hay entre CAE y PRL?
PRL (Prevención de Riesgos Laborales) es el conjunto amplio de obligaciones para proteger la seguridad y salud de los trabajadores de una empresa.
CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) es una parte específica de la PRL que se aplica solo cuando varias empresas coinciden en un mismo espacio de trabajo.
La CAE es un «subconjunto» de la PRL. Si solo tienes trabajadores propios en tu propio centro, solo necesitas PRL. Si trabajas con contratas o en centros ajenos, necesitas PRL + CAE.
¿Cuánto tiempo se tarda en implementar una plataforma CAE?
Depende de la complejidad de la plataforma:
Plataformas tradicionales: 2-4 semanas (configuración + formación + migración de datos)
Twind:
- Configuración inicial: 1-2 horas
- Carga de datos: 2-4 horas
- Formación básica: 30 minutos
- Total: operativo en 1 día
Con nuestros asistentes guiados y plantillas predefinidas, puedes estar gestionando tu CAE en menos de 24 horas.
¿Las plataformas CAE cumplen con el RGPD?
Las plataformas serias deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos, ya que gestionan datos personales de trabajadores.
Verifica que tu plataforma CAE:
- Tiene un Delegado de Protección de Datos (DPO)
- Firma contrato de encargado de tratamiento contigo
- Almacena datos en servidores de la UE
- Aplica medidas de seguridad técnicas (cifrado, copias de seguridad)
- Permite ejercicio de derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación, oposición)
Twind cumple con el RGPD y está certificada ISO 27001 en seguridad de la información.
¿Puedo cambiar de plataforma CAE si no estoy satisfecho?
Sí, aunque algunas plataformas dificultan la migración. Al elegir tu plataforma CAE, asegúrate de:
- Sin permanencia obligatoria: puedes cancelar cuando quieras
- Exportación de datos: puedes descargar toda tu información
- Formato estándar: los datos se exportan en CSV, PDF, etc.
En Twind no hay permanencia y puedes exportar todos tus datos en cualquier momento. Tu información es tuya.
¿Qué pasa si mi contrata no quiere usar mi plataforma CAE?
Si eres empresa titular o principal, tú estableces las reglas. Puedes exigir a tus contratas que:
- Carguen la documentación en tu plataforma
- Cumplan con tus requisitos documentales
- Respeten tus plazos
Es parte del contrato de servicios. Si una contrata se niega, puede suponer un incumplimiento contractual.
Consejo: Elige una plataforma CAE fácil de usar también para las contratas. Twind permite que tus proveedores carguen documentos sin necesidad de formación técnica.
Conclusión: Tu Pyme Merece una Plataforma CAE a su Medida
La coordinación de actividades empresariales no es solo una obligación legal, es una herramienta fundamental para proteger a tus trabajadores y evitar problemas que pueden salir muy caros.
Durante años, las pequeñas y medianas empresas han tenido que elegir entre:
- Gestión manual caótica y arriesgada
- Plataformas empresariales caras y complejas
Esa época ha terminado.
¿Por qué elegir Twind como tu plataforma CAE?
✓ Sin costes ocultos: validación documental incluida, sin extras sorpresa ✓ Rápida implementación: operativo en menos de 24 horas ✓ Fácil de usar: tu equipo lo dominará en 30 minutos ✓ Soporte cercano: atención personalizada en español ✓ Diseñada para pymes: funcionalidades justas, sin complicaciones innecesarias.
Twind es la plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas españolas. Más de 500 pymes ya confían en nosotros para gestionar su CAE de forma eficiente, segura y asequible.