En el mundo empresarial actual, administrar eficientemente a los contratistas y proveedores de servicios se ha convertido en un aspecto fundamental para garantizar tanto la productividad operativa como el cumplimiento en materia de seguridad laboral. Una de las primeras disyuntivas que enfrentan las organizaciones es si desarrollar internamente un sistema de gestión de contratistas o adquirir una solución ya existente en el mercado. Esta decisión, aunque parezca sencilla a primera vista, implica considerar numerosos factores que analizaremos a continuación.
La percepción inicial
Existe una tendencia generalizada entre las empresas a considerar que sus procesos con terceros, proveedores y contratistas son únicos y requieren soluciones desarrolladas a medida. Sin embargo, actualmente el mercado ofrece plataformas de gestión de contratistas que incorporan metodologías probadas y flujos de trabajo diseñados por especialistas en seguridad y administración de terceros.
Análisis económico: más allá de la inversión inicial
A primera vista, muchas organizaciones asumen que crear su propia solución tecnológica resulta más económico, especialmente cuando los gastos pueden distribuirse entre varias unidades de negocio. Esta percepción suele ser acertada únicamente a corto plazo.
La adquisición de un sistema especializado puede representar una inversión considerable inicialmente, pero a mediano y largo plazo suele proporcionar un retorno de inversión más rápido en términos de:
- Incremento en la productividad
- Reducción de costos operativos
- Menor carga para el departamento de TI
La experiencia en el mercado español muestra que numerosas compañías han optado por desarrollar soluciones propias para gestionar contratistas y su documentación asociada. Sin embargo, después de significativas inversiones de tiempo y recursos, muchas han descubierto que:
- Les resulta insostenible mantener el sistema actualizado
- No logran satisfacer plenamente los requisitos normativos
- Enfrentan competencia interna por recursos tecnológicos
- Carecen del presupuesto y personal necesarios para su mantenimiento
- Necesitan consolidar y reducir el número de soluciones tecnológicas
Además, los desarrollos internos frecuentemente conllevan costos ocultos relacionados con:
- Mantenimiento permanente del sistema
- Garantía de estabilidad y disponibilidad
- Necesidad de contar con expertos internos dedicados
Visión estratégica a largo plazo
Es fundamental adoptar una perspectiva de largo alcance antes de tomar una decisión definitiva. Tanto desarrollar internamente como adquirir una solución especializada requieren tiempo, esfuerzo y recursos para implementación y adaptación de los usuarios. Al elaborar proyecciones financieras, es recomendable contemplar un horizonte de 3 a 5 años para asegurar la viabilidad de las inversiones iniciales.
Comparativa detallada
Definición de requerimientos
Desarrollo interno:
- Exige un minucioso proceso de definición de alcance y requisitos
- Puede extenderse durante meses debido a la complejidad y participación de múltiples áreas
- Los requerimientos legales y funcionales suelen basarse en procesos existentes, no necesariamente en mejores prácticas sectoriales
Solución externa configurable:
- Requiere una revisión de procesos internos para optimizar la configuración
- Se adapta a necesidades específicas en seguridad, contratación, normativa y gestión
- Las plataformas configurables permiten implementación rápida con esfuerzo mínimo
Desarrollo tecnológico
Desarrollo interno:
- Requiere experiencia especializada desde la recopilación de requisitos hasta soporte
- Puede generar dependencia excesiva de determinados expertos
- Representa un riesgo operativo si estos especialistas abandonan la organización
Solución externa configurable:
- El proveedor asume responsabilidad por configuración, actualizaciones y mantenimiento
- Libera tiempo y recursos del departamento de TI para otros proyectos estratégicos
Diseño e interfaz de usuario
Desarrollo interno:
- Habitualmente los requisitos son definidos por áreas funcionales y luego trasladados a expertos técnicos
- El desarrollo suele carecer de un enfoque colaborativo integral
- Requiere estricta priorización para evitar retrasos en la entrega
Solución externa configurable:
- Desarrollada con aportaciones de especialistas funcionales y técnicos trabajando coordinadamente
- Incorpora investigación y pruebas exhaustivas que garantizan usabilidad y adopción rápida
Facilidad de uso
Desarrollo interno:
- La adaptación a herramientas diseñadas internamente implica una curva de aprendizaje prolongada
- La capacitación recae exclusivamente en el equipo de TI
Solución externa configurable:
- Las plataformas SaaS suelen caracterizarse por su facilidad de uso
- Ofrecen recursos formativos (tutoriales, documentación, soporte contextual)
- Facilitan la capacitación tanto de usuarios internos como de contratistas
Personalización
Desarrollo interno:
- Depende completamente del departamento de TI
- La flexibilidad varía según capacidades internas
- Las solicitudes de cambio compiten con otras prioridades organizacionales
Solución externa configurable:
- La gestión recae en el equipo de administración de contratistas
- Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) garantizan tiempos de respuesta predecibles
- Servicios profesionales complementarios pueden atender peticiones personalizadas
Adaptación a cambios regulatorios
Desarrollo interno:
- El equipo de gestión de contratistas debe monitorear continuamente cambios normativos
- La implementación de actualizaciones compite con tareas operativas cotidianas
Solución externa configurable:
- El proveedor asume la responsabilidad de mantener el cumplimiento normativo
- Las actualizaciones se implementan automáticamente
Mejora continua
Desarrollo interno:
- El producto satisface necesidades inmediatas pero puede volverse obsoleto rápidamente
- Requerimientos adicionales como movilidad pueden exigir recursos especializados
Solución externa configurable:
- Incorpora mejoras continuas a través de actualizaciones periódicas
- En modelos SaaS, estas actualizaciones son automáticas y no interrumpen la operación
Infraestructura
Desarrollo interno:
- La organización debe administrar entornos operativos redundantes
- Servidores, seguridad, alojamiento y ancho de banda representan responsabilidades permanentes
Solución externa configurable:
- El proveedor gestiona la infraestructura completa
- Los costos se distribuyen entre todos los clientes
- Se garantiza seguridad, disponibilidad y eficiencia
Adaptabilidad
Desarrollo interno:
- Generalmente presenta estructuras rígidas
- Limitada flexibilidad para adaptarse a diferentes sedes o unidades
Solución externa configurable:
- Ofrece herramientas como reglas personalizables, configuraciones de seguridad y notificaciones
- Permite adaptar el sistema a necesidades específicas por centro de trabajo
Integraciones
Desarrollo interno:
- Requiere esfuerzo adicional del equipo de TI
- Cada integración supone un nuevo proyecto de desarrollo
Solución externa configurable:
- Los proveedores especializados ofrecen integraciones API con aplicaciones relacionadas
- Las integraciones forman parte del servicio standard
Reportes e inteligencia de negocio
Desarrollo interno:
- Sujeto a las capacidades del departamento de TI
- El desarrollo continuo de herramientas de reporte puede superar presupuesto y capacidades
Solución externa configurable:
- Incorpora reportes dinámicos y completos
- Permite extraer y analizar cualquier dato en el sistema
- Facilita seguimiento de KPIs mediante tableros de control
Aspectos adicionales a considerar
Tiempo de implementación
Las soluciones adquiridas permiten una implementación rápida y sencilla, generalmente en pocas semanas, lo que optimiza el tiempo hasta obtener beneficios operativos.
Mantenimiento y actualizaciones
Los proveedores especializados actualizan regularmente sus plataformas para mantenerlas seguras y eficientes sin requerir recursos adicionales de la empresa cliente.
Seguridad y cumplimiento
Las soluciones profesionales priorizan la seguridad y cumplen con regulaciones locales, protegiendo datos sensibles y facilitando el cumplimiento normativo.
Conclusión: ¿Qué opción elegir?
Aunque la personalización total que ofrece el desarrollo interno resulta tentadora, adquirir una solución configurable suele proporcionar mayores ventajas en términos de:
- Control de costos
- Facilidad de mantenimiento
- Mejora continua
- Adaptación a cambios regulatorios
Los profesionales de seguridad y salud ocupacional tienen la oportunidad de reducir costos, incrementar productividad, minimizar riesgos y contar con sistemas más confiables al optar por soluciones especializadas disponibles en el mercado.
Si quieres conocer cómo una plataforma de gestión de contratistas puede adaptarse a las necesidades de tu organización, te recomendamos explorar las opciones disponibles y solicitar demostraciones personalizadas para evaluar su idoneidad.