Molti dipartimenti di sicurezza sono ancora restii all’automatizzazione della gestione dei fornitori. E continuano a investire lunghe giornate di lavoro cercando di mettere ordine in Excel, fogli di calcolo, e-mail e cartelle del server… senza successo. In questo modo, si assumono grandi rischi nella gestione dei fornitori.
Quali sono gli svantaggi nell’utilizzare fogli di calcolo per la gestione dei fornitori?
Sfortunatamente, continuare a puntare su una gestione manuale ed in Excel dei tuoi fornitori ha solo svantaggi:
I fogli di calcolo portano ad errori
La gestione manuale dei fornitori mediante excel o altri fogli di calcolo, genera spesso mancanza di controllo e multipli errori.
- Puó succedere, per esempio, che il documento che stai cercando si trova in una cartella del server a cui non hai accesso, o è nel server dell’intera azienda e qualsiasi utente può aprire un file di foglio di calcolo e apportare modifiche, inserendo dati non affidabili o errati.
- Senza supervisione, gli errori sono una costante nei fogli di calcolo che usi per gestire i tuoi fornitori, rischiando cosí di mettere a rischio tutti i lavoratori che accedono al tuo luogo di lavoro e incorrendo in potenziali sanzioni e responsabilità per la violazione delle normative sulla sicurezza sul lavoro.
L’integrità dei dati nella gestione dei fornitori non è affidabile
Quando i dati sono precisi, puoi prendere decisioni per proteggere tutti i lavoratori che accedono al tuo luogo di lavoro e proteggere così la tua organizzazione dai rischi lavorativi e reputazionali, garantendo la conformità a tutte le normative.
- Nei fogli di calcolo, dove formule, date e collegamenti, i documenti vengono eliminati o modificati facilmente attraverso azioni comuni come taglia e incolla, non si garantisce l’accuratezza dei dati.
- Inoltre, il sistema non ti consente di garantire la validità dei documenti dei lavoratori, delle attrezzature e delle macchine richieste ai tuoi fornitori, automaticamente.
- Né puoi riportare l’intera tracciabilità delle versioni, commenti, modifiche subite dai documenti di sicurezza sul lavoro.
- Quando si lavora con Excel per la gestione dei fornitori, non ci sono notifiche e avvisi automatici, quindi sfuggono violazioni e scadenze.
- E, infine, non puoi garantire la custodia legale della documentazione. Specialmente necessaria in caso di ispezione, infortunio sul lavoro o audit.
Il lavoro manuale é eccessivo e richiede molto tempo
- Gestire i fornitori con fogli di calcolo fa sì che i team di sicurezza sul lavoro, amministrazione, manutenzione e acquisti vi dedichino molto tempo.
- Inoltre, ci sono spesso problemi di controllo delle versioni o mancanza di aggiornamento di un foglio di calcolo
- Quando solo una persona gestisce i fornitori con Excel, è possibile che né i fornitori né i loro colleghi comprendano il processo o i formati in modo intuitivo o abbiano accesso ai file.
- Ma la sfida maggiore si presenta quando il lavoro di aggiornare gli Excel diventa un compito cosí complicato, da richiedere più tempo per gestire tutti gli Excel che a stabilire misure preventive, valutare rischi, omologare fornitori, svolgere formazioni sulla prevenzione, effettuare ispezioni sul campo…
I dati dei fornitori sono isolati e non c’è connessione
Nelle aziende in cui la gestione dei fornitori viene effettuata con fogli di calcolo, spesso il team di sicurezza agisce in modo indipendente, gestendo i propri dati e gestendo l’intero flusso di lavoro. Assumendo tutta la responsabilità e il carico di lavoro.
Invece, quando si automatizza la gestione dei fornitori, si promuove la collaborazione e la connessione tra i dipartimenti e con i fornitori.
I fogli di calcolo impediscono di scalare la gestione dei fornitori
Va bene, Excel è uno strumento valido per progetti piccoli. Ma quando la tua organizzazione deve gestire un maggior numero di fornitori, la gestione diventa insostenibile.
- I progetti più grandi (fasi di manutenzione, fornitori abituali, aziende di trasporto e facility management, ecc.) comportano l’assunzione di più fornitori, più team di lavoro e lavoratori esterni da gestire, assumere più rischi… e senza poter tenere tutto sotto controllo giorno per giorno.
- A differenza di un software per la gestione dei fornitori, gli Excel non integrano in tempo reale informazioni e dati come autorizzazioni di lavoro, contratti e documentazione di conformità, rendendo difficile monitorare tali elementi.
- Quindi non hai la certezza che tutti i lavoratori, fornitori e team di lavoro che accedono alle tue strutture rispettino i tuoi standard di sicurezza, evitando rischi.
L’analisi dei rischi è quasi impossibile
Quando hai bisogno di estrarre report, indicatori e fare analisi dettagliate al fine di definire la tua pianificazione di attività preventive, o individuare lacune e potenziali rischi dei tuoi fornitori, un foglio di calcolo non è sufficiente.
- Gli Excel non solo sono meno affidabili quando si gestiscono volumi di dati importanti, ma devi impiegare sempre più tempo con i dati e i report.
- Perché Excel non ti consente di confrontare, analizzare e riportare automaticamente le metriche chiave. Attraverso gli avvisi del sistema automatizzato, un software di gestione dei fornitori come TWIND può identificare e prevenire le anomalie prima che accadano.
Perché è necessario automatizzare la gestione dei fornitori?
Man mano che vengono eliminate le attività manuali e migliorata la collaborazione, la gestione automatizzata dei fornitori diventa un asset per la tua organizzazione.
Si genera una cultura preventiva, facilitando e velocizzando la presa di decisioni per prevenire incidenti e infortuni tra i tuoi lavoratori e fornitori.
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