La documentazione per la sicurezza sul lavoro rappresenta il pilastro fondamentale su cui si basa l’intero sistema di prevenzione e protezione aziendale. Il D.Lgs. 81/2008, aggiornato con le novità introdotte dal D.L. 159/2025, stabilisce con precisione quali documenti ogni datore di lavoro deve redigere, conservare e aggiornare per garantire la conformità normativa e tutelare la salute dei lavoratori.
In questa guida completa, aggiornata alle normative 2025/2026, analizzeremo l’intero elenco dei documenti per la sicurezza sul lavoro obbligatori, distinguendo tra quelli necessari per le aziende in generale e quelli specifici per i cantieri temporanei e mobili.
Quali sono i documenti obbligatori per la Sicurezza sul Lavoro?
I documenti obbligatori per la sicurezza sul lavoro sono definiti dal Testo Unico Sicurezza e devono essere presenti in ogni azienda con almeno un lavoratore. La loro assenza o incompletezza può comportare sanzioni amministrative e penali significative. Ecco l’elenco completo dei documenti fondamentali:
Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR)
Il DVR è il documento cardine della sicurezza aziendale. Previsto dagli articoli 17 e 28 del D.Lgs. 81/2008, rappresenta l’analisi sistematica di tutti i rischi presenti nel luogo di lavoro e delle misure di prevenzione adottate. La sua redazione è un obbligo non delegabile del datore di lavoro.
Per approfondire questo tema fondamentale, consulta la nostra guida completa al DVR Sicurezza.
Piano di Emergenza ed Evacuazione (PEE)
Integrato al DVR, il Piano di Emergenza ed Evacuazione definisce le procedure da seguire in caso di situazioni critiche: incendio, terremoto, emergenza sanitaria. È obbligatorio per le aziende con più di 10 lavoratori o soggette a Certificato di Prevenzione Incendi.
Nomine e Organigramma della Sicurezza
La normativa prevede la presenza di specifiche lettere di nomina per:
- RSPP (Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione)
- Medico Competente (quando prevista la sorveglianza sanitaria)
- RLS (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza)
- Addetti alle emergenze (antincendio e primo soccorso)
Scopri di più sul ruolo chiave del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione.
Quali documenti sono obbligatori per un’Azienda?
Oltre ai documenti fondamentali già citati, ogni azienda deve conservare una serie di documenti per la sicurezza sul lavoro specifici in base alla propria attività:
Documenti per la Valutazione dei Rischi Specifici
- Valutazione Rischio Stress Lavoro-Correlato: obbligatoria dal 2011
- Valutazione Rischio Rumore: per attività con esposizione ≥80 dB(A)
- Valutazione Rischio Vibrazioni: per utilizzo di attrezzature vibranti
- Valutazione Rischio Chimico: per presenza di sostanze pericolose
- Valutazione MMC: Movimentazione Manuale dei Carichi
Documenti di Formazione e Sorveglianza Sanitaria
- Attestati di formazione di tutti i lavoratori e figure della sicurezza
- Protocollo sanitario definito dal Medico Competente
- Giudizi di idoneità alla mansione per ogni lavoratore
- Verbali di consegna DPI (Dispositivi di Protezione Individuale)
Per una visione completa sulla salute e sicurezza sul lavoro, consulta la nostra guida dedicata.
Quali documenti sono necessari per il DVR?
Il Documento di Valutazione dei Rischi deve obbligatoriamente contenere:
- Anagrafica aziendale: ragione sociale, indirizzo, codice ATECO, numero dipendenti
- Organigramma della sicurezza: RSPP, MC, RLS, addetti emergenze
- Descrizione del ciclo lavorativo: impianti, macchinari, sostanze utilizzate
- Individuazione delle mansioni: con relativi rischi specifici
- Relazione sulla valutazione di tutti i rischi: con criteri e metodologie adottate
- Programma delle misure di miglioramento: con tempi e responsabilità
- Data certa: attestata dalle firme di DL, RSPP, MC e RLS
Scopri chi ha l’obbligo di redigere il DVR nella nostra guida specifica.
Documenti sicurezza cantiere: elenco completo 2025
I documenti sicurezza cantiere sono disciplinati dal Titolo IV del D.Lgs. 81/2008 e presentano specificità legate alla natura temporanea e ai rischi elevati delle attività edili. Con le novità del D.L. 159/2025, il quadro normativo si è arricchito di nuovi strumenti digitali.
PSC – Piano di Sicurezza e Coordinamento
Il PSC è obbligatorio quando nel cantiere sono presenti più imprese esecutrici, anche non contemporaneamente. Deve essere redatto dal Coordinatore per la Sicurezza in fase di Progettazione (CSP) e contiene: analisi dei rischi specifici del cantiere, misure di coordinamento tra le imprese, cronoprogramma dei lavori e stima dei costi della sicurezza.
POS – Piano Operativo di Sicurezza
Il POS è il documento che ogni impresa esecutrice deve redigere prima di iniziare le attività in cantiere. A differenza del DVR aziendale, il POS è specifico per il singolo cantiere e integra le prescrizioni del PSC con le modalità operative dell’impresa.
Contenuti minimi del POS:
- Dati identificativi dell’impresa e del cantiere
- Elenco di ponteggi, macchine e attrezzature
- Sostanze pericolose con schede di sicurezza
- DPI forniti ai lavoratori
- Valutazione rumore e vibrazioni
- Documentazione formativa del personale
Badge Digitale e Patente a Crediti (Novità 2025)
Il D.L. 159/2025 ha introdotto due importanti novità per i cantieri:
Badge Digitale di Cantiere: tessera di riconoscimento personale con codice univoco anticontraffazione, collegata alla piattaforma SIISL. Obbligatoria per tutte le imprese che operano in appalto e subappalto.
Patente a Crediti: sistema di qualificazione delle imprese introdotto dal 1° ottobre 2024. Le sanzioni minime sono passate da 6.000 a 12.000 euro con il nuovo decreto. Per approfondire, leggi il nostro articolo sulla patente a punti per la sicurezza sul lavoro.
Come conservare i documenti della Sicurezza
L’articolo 53 del D.Lgs. 81/2008 consente l’utilizzo di sistemi informatici per la memorizzazione e conservazione della documentazione. I tempi di conservazione variano in base alla tipologia:
- DVR: conservazione permanente (finché l’azienda è attiva)
- Attestati di formazione: 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro
- Documentazione sanitaria: 10 anni (40 anni per esposizione a cancerogeni)
- Registri controlli attrezzature: almeno 3 anni
Sanzioni per mancanza di documenti sicurezza
L’articolo 55 del D.Lgs. 81/2008 prevede sanzioni severe per le violazioni documentali:
- Mancanza del DVR: arresto da 3 a 6 mesi o ammenda da 3.000 a 15.000 euro
- DVR incompleto: ammenda da 2.000 a 4.000 euro
- Mancata consegna DVR al RLS: arresto o ammenda
- Omessa elaborazione POS: sospensione dell’attività imprenditoriale
Importante: La mancata redazione del DVR rientra nelle “gravi violazioni” che comportano la sospensione obbligatoria dell’attività da parte degli organi di vigilanza.
Come digitalizzare la Gestione Documentale
La gestione tradizionale su supporto cartaceo della documentazione sicurezza sul lavoro presenta criticità significative: rischio di smarrimento, difficoltà di aggiornamento, impossibilità di monitoraggio scadenze. La digitalizzazione rappresenta la soluzione per:
- Centralizzare tutti i documenti in un’unica piattaforma
- Automatizzare le notifiche di scadenza
- Verificare in tempo reale la conformità dei fornitori
- Facilitare le verifiche ispettive
- Ridurre i tempi di gestione amministrativa
Approfondisci come un software per la sicurezza sul lavoro può trasformare la tua gestione documentale.
FAQ sui Documenti della Sicurezza
Il DVR è obbligatorio per tutte le aziende con almeno un lavoratore, indipendentemente dalla tipologia contrattuale (dipendenti, soci lavoratori, tirocinanti, collaboratori). Sono esenti solo i lavoratori autonomi senza dipendenti.
Il DVR deve essere redatto entro 90 giorni dall’inizio di una nuova attività. Per le aziende già operative, deve essere disponibile immediatamente al momento dell’assunzione del primo lavoratore.
Il DVR non ha una scadenza temporale fissa, ma deve essere rielaborato in caso di: modifiche al processo produttivo, introduzione di nuove attrezzature, infortuni significativi o variazioni normative rilevanti.
Il DVR è il documento generale dell’azienda che valuta tutti i rischi delle attività ordinarie. Il POS è specifico per il singolo cantiere e integra il DVR aziendale con i rischi particolari di quella specifica commessa.
Il DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenziali) è redatto dal committente e valuta i rischi derivanti dalla compresenza di più imprese nello stesso luogo di lavoro. Approfondisci sulla nostra pagina dedicata al DUVRI.
Semplifica la Gestione della Documentazione con Twind
La gestione dei documenti per la sicurezza sul lavoro richiede precisione, aggiornamento costante e un sistema di monitoraggio efficace. Twind è la piattaforma digitale che permette a RSPP, HSE Manager e datori di lavoro di:
- Centralizzare tutti i documenti obbligatori
- Verificare automaticamente la conformità dei fornitori
- Ricevere alert sulle scadenze documentali
- Gestire digitalmente i permessi di lavoro
- Controllare gli accessi di appaltatori, subappaltatori e fornitori.
Conclusione
La corretta gestione della documentazione sicurezza sul lavoro non è solo un obbligo normativo, ma rappresenta un investimento strategico per la tutela dei lavoratori e la protezione dell’azienda da rischi legali e sanzioni.
Con le novità introdotte dal D.L. 159/2025 – dal badge digitale alla patente a crediti – il quadro degli adempimenti si è ulteriormente evoluto, richiedendo alle imprese un approccio sempre più strutturato e digitalizzato.
Mantenere aggiornata il proprio archivio documentale significa garantire conformità durante le ispezioni, dimostrare l’impegno verso la cultura della prevenzione e costruire un ambiente di lavoro più sicuro per tutti.
Per approfondire ulteriormente il tema della sicurezza sul lavoro, consulta anche: