Le ispezioni di sicurezza sul lavoro rappresentano un momento cruciale per ogni azienda. Con l’entrata in vigore del Decreto 159/2025 (convertito in Legge 198/2025), il 2026 porta novità significative: badge digitale obbligatorio nei cantieri, 300 nuovi ispettori INL e modifiche alla patente a crediti. Questa guida, basata anche sul webinar Twind “Ispezioni senza Stress: come farsi trovare pronti nel 2026” presentato da Valeria Carozzi, ti aiuta a prepararti per affrontare i controlli con serenità e professionalità.
Cosa Cambia nelle Ispezioni nel 2026
Il quadro normativo italiano sulla sicurezza sul lavoro si rafforza con interventi mirati. Dal 1° gennaio 2026, il badge digitale di cantiere diventa obbligatorio per tracciare le presenze in tempo reale. L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) assumerà 300 nuovi ispettori nel triennio 2026-2028, mentre il Comando Carabinieri Tutela Lavoro crescerà di 100 unità. Per le aziende con oltre 15 dipendenti, scatta anche l’obbligo di tracciamento dei near miss (mancati infortuni) con relativo inserimento in un database nazionale.
La patente a crediti per i cantieri subisce modifiche importanti: la sanzione minima raddoppia (da 6.000 a 12.000 euro) e la decurtazione dei punti per lavoratore irregolare diventa uniforme a 5 punti, indipendentemente dalla durata dell’irregolarità. L’INAIL introduce inoltre un sistema bonus/malus che modula i premi assicurativi in base all’andamento infortunistico.
Come Prepararsi a un’Ispezione: Organizzazione Interna
Nominare un Referente Aziendale
Il primo passo è designare un referente aziendale per le ispezioni, una figura con autorità sufficiente per coordinare rapidamente datore di lavoro, RSPP, medico competente, HR e responsabili di produzione. Questo referente deve saper interagire professionalmente con gli ispettori, comprendere l’oggetto dell’ispezione, coinvolgere le persone giuste al momento giusto e gestire l’accesso ai documenti.
Organizzare l’Archivio Documentale
Una regola d’oro: separare i documenti ufficiali da quelli interni. L’archivio documentale destinato alle ispezioni deve contenere solo documentazione formale (DVR, nomine, certificazioni, verbali di formazione). Checklist interne, email, segnalazioni di anomalie e appunti operativi vanno conservati separatamente per evitare di fornire agli ispettori elementi che potrebbero originare ulteriori contestazioni.
Cosa Fare Quando Arriva l’Ispettorato del Lavoro
All’arrivo degli ispettori, il personale di reception deve richiedere il tesserino di riconoscimento e contattare immediatamente il referente designato. Quest’ultimo si presenta, spiega il proprio ruolo e chiede informazioni su: oggetto dell’ispezione, ambito e procedure previste, documenti da esaminare.
Mettete a disposizione degli ispettori una stanza dedicata, priva di documenti sensibili e senza PC connessi alla rete aziendale. Durante tutto il sopralluogo, mantenete un atteggiamento calmo, cortese e collaborativo. Evitate comportamenti ostruzionistici o difensivi, ma anche atteggiamenti che minimizzino o drammatizzino le situazioni. Se avete dubbi su una richiesta, chiedete tempo per verificare piuttosto che improvvisare risposte.
Cosa Controllano gli Ispettori: Checklist Documenti
Gli organi di vigilanza verificano sia aspetti documentali che operativi sul campo. Ecco le principali aree di controllo:
- Nomine e organigramma della sicurezza: nomina RSPP, preposti (con particolare attenzione dopo le modifiche del D.Lgs 81/08), dirigenti, medico competente, RLS con relativo verbale di elezione e comunicazione INAIL, addetti antincendio e primo soccorso.
- Documentazione impianti: certificato di agibilità, dichiarazioni di conformità DM 37/2008, verifiche periodiche impianto elettrico e di messa a terra, CPI, registro antincendio, verbali di controllo apparecchi di sollevamento e a pressione.
- Valutazioni dei rischi: DVR completo e aggiornato, valutazioni specifiche per rischio chimico, rumore, vibrazioni, MMC, stress lavoro-correlato, ATEX, CEM, ROA, spazi confinati, lavoro notturno, calore e rischi outdoor.
- Formazione e sorveglianza sanitaria: programma formativo, attestati, verbali di verifica efficacia formazione (novità ASR 2025), piano sanitario, cartelle sanitarie, giudizi di idoneità.
Il Verbale di Primo Accesso e le Conseguenze
Al termine del sopralluogo, gli ispettori redigono il verbale di primo accesso, che contiene: identificazione dell’azienda, operazioni svolte, elenco documenti richiesti, dichiarazioni del datore di lavoro o dei presenti, identificazione dei lavoratori con descrizione di mansioni, abbigliamento, DPI e attrezzature. Le dichiarazioni rappresentano la prima forma concreta di esercizio del diritto di difesa.
Se emergono irregolarità, segue un verbale di contestazione che elenca le violazioni, indica le sanzioni penali e le prescrizioni con relative tempistiche. L’azienda ha 30 giorni per presentare memorie difensive o richiedere un’audizione. Se le prescrizioni vengono adempiute nei termini (eventualmente prorogabili), si riceve comunicazione per il pagamento di una sanzione amministrativa ridotta.
Gestione Digitale per Semplificare le Ispezioni
L’organizzazione documentale e la gestione degli appaltatori richiedono strumenti efficaci. Una piattaforma digitale dedicata permette di centralizzare contratti, documentazione di idoneità tecnico-professionale, scadenze, DUVRI e permessi di lavoro, garantendo monitoraggio in tempo reale e alert automatici sulle scadenze. Twind, ad esempio, supporta oltre 3.500 aziende clienti nella verifica di più di 10 milioni di documenti annui, semplificando la conformità all’Art. 26 del D.Lgs 81/08 e ai requisiti del Titolo IV per i cantieri.
Domande Frequenti sulle Ispezioni
DVR, nomine della sicurezza, formazione, sorveglianza sanitaria, documentazione impianti, gestione appalti e idoneità dei fornitori.
No. L’impedimento o il rifiuto dell’accesso costituisce reato penale. Gli ispettori hanno poteri di pubblica sicurezza.
30 giorni dalla notifica per presentare memorie difensive o richiedere audizione. Le prescrizioni hanno tempistiche specifiche indicate nel verbale stesso.
Con meno di 15 crediti non è possibile operare nei cantieri. In caso di infortunio grave con colpa del datore di lavoro, è prevista la sospensione fino a 12 mesi.
Prepararsi alle ispezioni significa organizzare ruoli, documenti e procedure prima che arrivino i controlli. Con le novità del 2026 che intensificano la vigilanza, investire nella digitalizzazione della gestione documentale e degli appaltatori non è più un’opzione, ma una necessità strategica per ogni azienda attenta alla sicurezza.