A implementação da ISO 45001:2018 representa um marco fundamental para empresas portuguesas que procuram excelência em segurança e saúde ocupacional. Este guia abrangente explica todos os requisitos, sub-requisitos e fornece dicas práticas adaptadas à realidade empresarial portuguesa para uma implementação eficaz do sistema de gestão de segurança e saúde no trabalho.
O que é a ISO 45001:2018?
A ISO 45001:2018 é a norma internacional que especifica os requisitos para um sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional (SGSSO). Substituiu a OHSAS 18001 e baseia-se na estrutura de alto nível (HLS), garantindo maior integração com outras normas ISO como a 9001 e 14001. Em Portugal, esta norma é particularmente relevante face aos requisitos da ACT (Autoridade para as Condições do Trabalho) e da legislação nacional de segurança no trabalho.
Benefícios da Implementação da ISO 45001
- Redução de acidentes de trabalho e doenças profissionais
- Melhoria da cultura de segurança organizacional
- Cumprimento legal e regulamentar
- Redução de custos associados a acidentes
- Maior confiança de stakeholders e clientes
A implementação da ISO 45001:2018 representa um marco fundamental para empresas portuguesas que procuram excelência em segurança e saúde ocupacional. Este guia abrangente explica todos os requisitos, sub-requisitos e fornece dicas práticas adaptadas à realidade empresarial portuguesa para uma implementação eficaz do sistema de gestão de segurança e saúde no trabalho.
Estrutura da ISO 45001:2018: Requisitos Resumidos
Tabela Resumo dos Requisitos Principais
| Cláusula | Requisito | Pontos-Chave | Documentos Típicos |
| 4.1 | Contexto da Organização | Análise SWOT, tendências do setor | Análise de contexto |
| 4.2 | Partes Interessadas | Mapeamento: colaboradores, ACT, clientes | Matriz de partes interessadas |
| 4.3 | Âmbito do SGSSO | Limites e aplicabilidade definidos | Declaração de âmbito |
| 4.4 | Sistema de Gestão | Processos integrados baseados em risco | Manual do sistema |
| 5.1 | Liderança | Compromisso visível da gestão de topo | Declarações de compromisso |
| 5.2 | Política SSO | Compromissos claros e comunicados | Política assinada |
| 5.3 | Responsabilidades | Funções e autoridades definidas | Matriz de responsabilidades |
| 5.4 | Consulta Trabalhadores | Participação ativa em decisões SSO | Comités de segurança |
| 6.1 | Riscos e Oportunidades | Identificação sistemática de perigos | Avaliações de risco |
| 6.2 | Objetivos SSO | Metas mensuráveis e alcançáveis | Planos de objetivos |
| 7.1-7.5 | Recursos e Apoio | Competência, comunicação, documentação | Programas de formação |
| 8.1-8.2 | Operação | Controlos operacionais e emergências | Procedimentos operacionais |
| 9.1-9.3 | Avaliação | Monitorização, auditorias, revisão | Relatórios de desempenho |
| 10.1-10.3 | Melhoria | Incidentes, ações corretivas, melhoria | Registos de investigação |
Requisitos Detalhados por Secção
4. Contexto da Organização – Fundação do Sistema
4.1 – Análise de Contexto
- Realize análise SWOT focada em SSO
- Identifique mudanças regulamentares portuguesas
- Documente fatores socioeconómicos relevantes
4.2 – Partes Interessadas
- Mapeie stakeholders: colaboradores, ACT, seguradoras, sindicatos
- Estabeleça canais de comunicação com entidades reguladoras
- Documente expectativas específicas de cada grupo
4.3 – Âmbito do Sistema
- Defina localizações e atividades incluídas
- Considere todos os trabalhadores sob controlo
- Justifique exclusões (se existirem)
4.4 – Sistema de Gestão
- Desenvolva processos integrados
- Implemente abordagem baseada em risco
- Estabeleça indicadores de desempenho
5. Liderança – Compromisso e Direção
| Sub-requisito | Ação Principal | Dica Prática |
| 5.1 Liderança | Compromisso visível da gestão | Comunicação regular sobre segurança |
| 5.2 Política | Documento com compromissos claros | Inclua eliminação de perigos e melhoria contínua |
| 5.3 Responsabilidades | Funções definidas para SSO | Matriz clara de responsabilidades |
| 5.4 Participação | Consulta ativa dos trabalhadores | Comités de segurança regulares |
6. Planeamento – Base Estratégica
Hierarquia de Controlos – Priorização de Ações
1️⃣ ELIMINAÇÃO → Remover completamente o perigo
2️⃣ SUBSTITUIÇÃO → Trocar por algo menos perigoso
3️⃣ CONTROLOS ENGENHARIA → Proteções físicas/técnicas
4️⃣ CONTROLOS ADMINISTRATIVOS → Procedimentos e formação
5️⃣ EPI → Equipamento proteção individual
7. Apoio – Recursos e Competências
| Elemento | Requisito | Exemplo Prático |
| 7.1 Recursos | Orçamento e infraestrutura | Equipamentos segurança, pessoal qualificado |
| 7.2 Competência | Formação adequada | Certificações técnicas, formação SSO |
| 7.3 Consciencialização | Conhecimento da política | Campanhas internas, briefings |
| 7.4 Comunicação | Canais eficazes | Newsletters, reuniões, plataformas digitais |
| 7.5 Documentação | Controlo de informação | Sistema gestão documental |
8. Operação – Implementação Diária
8.1 Controlo Operacional
- Procedimentos para atividades de risco
- Gestão de mudanças organizacionais
- Controlo de aquisições e fornecedores
8.2 Preparação Emergências
- Planos para cenários específicos (incêndio, sismo)
- Coordenação com bombeiros e INEM
- Treinos regulares e equipamentos
9. Avaliação – Monitorização e Controlo
| Atividade | Frequência | Responsável | Output |
| Indicadores SSO | Mensal | Responsável SSO | Dashboard |
| Avaliação cumprimento | Trimestral | Jurídico/SSO | Relatório compliance |
| Auditorias internas | Anual | Equipa auditores | Relatórios não-conformidades |
| Revisão gestão | Anual | Gestão topo | Decisões estratégicas |
10. Melhoria – Evolução Contínua
Ciclo de Melhoria PDCA
- PLAN → Identificar oportunidades melhoria
- DO → Implementar ações corretivas
- CHECK → Verificar eficácia das ações
- ACT → Padronizar melhorias eficazes
Passos Práticos para Implementação
Cronograma de Implementação – 12 Meses
| Mês | Fase | Atividades Principais | Entregáveis |
| 1-2 | Preparação | Compromisso gestão, formação equipa, análise contexto organizacional, definição do âmbito | Projeto aprovado, equipa nomeada, Definição do Âmbito |
| 3-4 | Planeamento | Análise contexto, política, objetivos, recursos | Política SSO, avaliação riscos, definição de objetivos |
| 5-8 | Implementação | Procedimentos, formação, implementação de controlos, comunicação | Sistema operacional |
| 9-10 | Verificação | Monitorização e medição, Auditorias Internas, Revisão pela Gestão, Ações corretivas | Relatórios medições, monitorizações, Relatórios auditorias internas, Revisão pela Gestão, plano seguimento ações corretivas |
| 11-12 | Certificação | Auditoria externa, melhorias | Certificado ISO 45001 |
❓ Perguntas Frequentes (FAQ)
📋 Questões Gerais sobre ISO 45001
Q1: Quanto tempo demora a implementar a ISO 45001:2018?
R: Tipicamente entre 12-18 meses, dependendo do tamanho da empresa e maturidade atual do sistema de segurança. Empresas com sistemas existentes podem implementar em 8-12 meses.
Q2: Qual o custo aproximado da implementação?
R: Os custos variam entre €5.000-€50.000, incluindo consultoria, formação, auditoria e certificação. PMEs podem implementar com investimentos menores usando recursos internos.
Q3: A ISO 45001 substitui completamente a OHSAS 18001?
R: Sim. A OHSAS 18001 foi oficialmente retirada em 2021. Empresas certificadas tiveram até março de 2021 para migrar para ISO 45001.
Q4: É obrigatório ter a certificação ISO 45001 em Portugal?
R: Não é obrigatória por lei, mas pode ser exigida por clientes ou setores específicos. Demonstra compliance com requisitos da ACT e melhores práticas internacionais.
🏢 Implementação Prática
Q5: Preciso de um consultor externo para implementar?
R: Não é obrigatório, mas recomendado para empresas sem experiência em sistemas de gestão. Consultores aceleram o processo e evitam erros comuns.
Q6: Que documentos são realmente obrigatórios?
R: A norma exige informação documentada mínima:
- Política SSO
- Objetivos SSO
- Âmbito do sistema
- Avaliações de risco
- Registos de formação
- Relatórios de auditoria
- Registos de incidentes
Q7: Como integrar com ISO 9001 e ISO 14001 existentes?
R: A ISO 45001 usa a mesma estrutura HLS (High Level Structure). Se já tem ISO 9001/14001, pode integrar facilmente partilhando:
- Política integrada
- Objetivos comuns
- Auditorias conjuntas
- Revisão pela gestão unificada
Q8: Quantas pessoas precisam de formação?
R: Todos os colaboradores devem ter consciencialização básica. Formação específica para:
- Gestão de topo (8h)
- Responsáveis SSO (40h)
- Auditores internos (16h)
- Trabalhadores expostos a riscos (4-8h)
📊 Monitorização e Melhoria
Q9: Que indicadores de desempenho devo usar?
R: Combine indicadores reativos e proativos:
Indicadores Reativos:
- Taxa de acidentes de trabalho
- Dias perdidos por acidentes
- Custos com acidentes
- Doenças profissionais
Indicadores Proativos:
- % inspeções realizadas
- Horas formação SSO
- % não conformidades fechadas
- Participação em comités segurança
Q10: Com que frequência fazer auditorias internas?
R: Anualmente para todo o sistema, mas pode ser:
- Trimestral para áreas de alto risco
- Semestral para processos críticos
- Anual para áreas administrativas
- Auditorias surpresa conforme necessário
Q11: Como manter a certificação após obtenção?
R: Ciclo de certificação de 3 anos:
- Ano 1: Auditoria de certificação
- Ano 2: Auditoria de manutenção (1 dia)
- Ano 3: Auditoria de manutenção (1 dia)
- Ano 4: Auditoria de renovação (2-3 dias)
⚖️ Aspectos Legais e Compliance
Q12: A ISO 45001 garante cumprimento da legislação portuguesa?
R: A norma exige cumprimento legal, mas não o garante automaticamente. Deve manter-se atualizado sobre:
- Código do Trabalho
- Legislação SSO (Lei 102/2009
- Regulamentação da ACT
- Diretivas europeias
Q13: O que acontece se a ACT encontrar não conformidades?
R: A certificação ISO 45001 não isenta de fiscalização da ACT. Se forem encontradas não conformidades:
- Implemente ações corretivas imediatas
- Documente melhorias no sistema ISO 45001
- Use como oportunidade de melhoria contínua
- A certificação pode demonstrar boa-fé e esforço de compliance
Q14: Como gerir subcontratados na ISO 45001?
R: A norma exige controlo sobre trabalhadores sob influência da organização:
- Cláusula 8.1.4: Critérios SSO na seleção
- Requisitos contratuais específicos
- Monitorização do desempenho SSO
- Formação e integração obrigatória
- Auditoria a fornecedores críticos
💰 Retorno do Investimento
Q15: Qual o ROI esperado da ISO 45001?
R: Benefícios típicos incluem:
- Redução 20-40% em acidentes de trabalho
- Diminuição 30-50% nos prémios de seguro
- Menos 25% em custos de absentismo
- Acesso a novos mercados/clientes
- Melhoria da imagem corporativa
Q16: Quanto custa manter a certificação anualmente?
R: Custos de manutenção típicos:
- Auditoria de manutenção: €1.500-€3.000
- Formação contínua: €500-€2.000
- Consultoria pontual: €1.000-€5.000
- Total anual: €3.000-€10.000 (dependendo do tamanho)
🎯 Dicas de Sucesso
Q17: Quais os principais fatores de sucesso?
R:
- Compromisso real da gestão de topo
- Participação ativa dos trabalhadores
- Integração com processos existentes
- Comunicação eficaz em todos os níveis
- Formação adequada e contínua
- Monitorização regular de indicadores
- Melhoria contínua baseada em dados
Q18: Como evitar que o sistema se torne apenas “papel”?
R:
- Implemente controlos práticos e úteis
- Envolva trabalhadores na criação de procedimentos
- Use tecnologia para simplificar processos
- Foque em resultados mensuráveis
- Celebre sucessos e melhorias
- Mantenha documentação simples e acessível
Q19: E se a minha empresa for muito pequena?
R: A ISO 45001 é escalável:
- Use documentação simples e integrada
- Combine funções (ex: Responsável SSO + Qualidade)
- Foque nos riscos mais significativos
- Use ferramentas digitais simples
- Considere certificação conjunta com ISO 9001
Q20: Como preparar para a auditoria de certificação?
R: Checklist de preparação:
- Sistema implementado há pelo menos 3 meses
- Auditoria interna completa realizada
- Não conformidades corrigidas
- Revisão pela gestão concluída
- Registos de formação atualizados
- Evidências de melhoria contínua
- Colaboradores preparados para entrevistas
Erros Comuns a Evitar
- Falta de comprometimento da gestão de topo
- Documentação excessiva sem valor acrescentado
- Implementação isolada sem integração organizacional
- Foco apenas no cumprimento sem melhoria contínua
- Participação limitada dos trabalhadores
- Subestimar recursos necessários
Para empresas que trabalham com subcontratados, a gestão eficaz destes parceiros é crucial para o sucesso do sistema de gestão de SST e cumprimento dos requisitos legais. TWIND – software de gestão de subcontratados ajuda a reduzir acidentes através do controlo rigoroso de competências, documentação e cumprimento de requisitos de segurança, integrando-se perfeitamente com os requisitos da ISO 45001:2018 e a legislação portuguesa.
Para saber mais sobre a Integração de Subcontratados no Sistema de Gestão de Segurança e Saúde no trabalho certificado pela ISO 45001:2018 pode assistir ao Webinar ISO 45001 na Cadeia de Fornecimento: Riscos, requisitos e boas práticas clicando aqui: Assistir ao Webinar
