La gestión eficiente de contratistas y prestadores de servicios es crucial para garantizar la eficiencia y la seguridad y salud en el trabajo. Sin embargo, la primera decisión que enfrentan es si construir su propio software de gestión de contratistas o comprarlo a un proveedor externo. Esta elección puede parecer desafiante, pero este artículo te ayudará a tomar la decisión correcta.
La Creencia Común
Muchas empresas creen que sus procesos con proveedores, empresas contratistas y terceros son únicos y necesitan construir su propio sistema.
Hoy en día, hay soluciones para manejar contratistas que siguen las mejores prácticas y flujos de trabajo diseñados por expertos en seguridad y gestión de contratistas.
Costos: Un Análisis Profundo
Es común pensar que construir tu propia solución de gestión de contratistas es más económico, especialmente si los costos se pueden compartir entre múltiples unidades operativas. Sin embargo, esta percepción es cierta solo a corto plazo. Comprar un nuevo sistema puede parecer caro al principio, pero a largo plazo ofrece un ROI más rápido en productividad, costos operativos y soporte de TI.
Muchas empresas en México han creado su propia solución para manejar a los contratistas y la documentación necesaria. Después de mucho tiempo y dinero invertido, se han dado cuenta de que ya no pueden mantenerla y no cumplen con los requisitos de normatividad. Este cambio ocurre porque hay muchos proyectos tecnológicos compitiendo internamente en la compañía, falta dinero y personal, y se quiere reducir y unificar las soluciones.
Además, los desarrollos de herramientas internas pueden llevar consigo costos ocultos. La principal preocupación radica en el mantenimiento continuo, la estabilidad del sistema y la necesidad de experiencia interna.
Beneficios a Largo Plazo
Es esencial adoptar una visión a largo plazo antes de tomar la decisión final. Tanto construir como comprar una solución de gestión de contratistas requieren tiempo, esfuerzo y dinero para la implementación y la adopción de usuarios. Al hacer tus modelos financieros, pronostica los costos por 3-5 años para asegurarte de hacer las inversiones iniciales necesarias.
Comparación: Construir vs. Comprar
Requisitos
Construirlo por ti mismo: Requiere un proceso detallado de definición de alcance y requisitos del proyecto para construir el software. Puede llevar meses debido a la complejidad y la participación de múltiples departamentos. Los requisitos legales y funcionales pueden basarse en procesos actuales, no necesariamente en las mejores prácticas de la industria.
Comprar una solución configurable: Requiere una revisión de tus procesos para determinar cómo configurar mejor el software según tus necesidades únicas en materia de: seguridad, sistema de gestión, contratación de servicios, actividad económica, normativa, medidas preventivas y normatividad. Las soluciones configurables pueden hacerlo automáticamente, con un esfuerzo mínimo y un rápido proceso de configuración y formación a usuarios.
Desarrollo de Software
Construirlo por ti mismo: Requiere experiencia central en desarrollo de software, desde la recopilación de requisitos hasta la codificación, usabilidad, pruebas y soporte. ¿Contáis con ellos en tu organización? Ten en cuenta, que en caso afirmativo, puedes tener una dependencia excesiva de estos expertos que puede generar riesgos en tu empresa.
Comprar una solución configurable: Al comprar un software de Gestión de Contratistas, el proveedor se encarga de: la configuración, actualizaciones y mantenimiento, liberando tiempo y recursos para tu departamento de TI.
Interfaz de Usuario y Diseño
Construirlo por ti mismo: Los requisitos del sistema suelen ser definidos por personas no relacionadas con TI y luego se entregan a expertos técnicos. A menudo, se desarrollan de manera no colaborativa. Requiere priorización para evitar retrasos.
Comprar una solución configurable: Desarrollado con experiencia funcional y técnica que trabajan en asociación. La investigación y las pruebas exhaustivas aseguran una alta usabilidad, facilidad de uso y rápida adopción del Software.
Facilidad de uso
Construirlo por ti mismo: La adopción de una nueva herramienta diseñada internamente implica una curva de aprendizaje muy larga para los usuarios. Esto puede llevar mucho tiempo, y recae en el equipo de desarrollo TI.
Comprar una solución configurable: La mayoría de los productos SaaS son fáciles de usar, cuentan con recursos online (base de conocimientos, ayuda contextual, videotutoriales…) lo que facilita la capacitación de los usuarios de tu organización y de la empresa contratista.
Personalización
Construirlo por ti mismo: Descansa en el departamento de TI. Puede ser más o menos flexible. La priorización de solicitudes de cambio dependerá de otras prioridades organizacionales en competencia.
Comprar una solución configurable: Reposa en el equipo de gestión de contratistas (el usuario dirige al proveedor, cuya responsabilidad es atender las necesidades del cliente). Los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) garantizan tiempos de respuesta oportunos a problemas críticos; los servicios profesionales pueden complementar solicitudes personalizadas de cambios.
Cambios Regulatorios
Construirlo por ti mismo: Los equipos de gestión de contratistas supervisan agencias para asegurar el cumplimiento y la incorporación al producto, además de sus tareas diarias.
Comprar una solución configurable: El proveedor es responsable de garantizar el cumplimiento y las actualizaciones de funcionalidad a través de la demanda del mercado y cambios normativos. Siempre garantizando el cumplimiento normativo, impulsado por la actualización constante normativa.
Mejora Continua y Satisfacción de Necesidades
Construirlo por ti mismo: El producto satisface las necesidades inmediatas de la organización debido a la personalización completa, pero puede volverse obsoleto rápidamente. Demandas adicionales de los usuarios, como la movilidad, pueden requerir equipos de desarrollo especializados adicionales.
Comprar una solución configurable: El Software de Gestión de contratistas impulsa la mejora continua a través de la entrega de características y mejoras en el producto. Si el producto es un Software como Servicio (SaaS), estas nuevas características se actualizan automáticamente, evitando pérdida de productividad.
Infraestructura de Hardware
Construirlo por ti mismo: Los entornos operativos redundantes (servidores, seguridad, alojamiento, ancho de banda) son una responsabilidad continua de la organización.
Comprar una solución configurable: El desarrollador de software maneja esto en tu nombre. Los costos se amortizan entre todos los clientes, se garantiza la seguridad, disponibilidad y eficiencia.
Configurabilidad
Construirlo por ti mismo: Por lo general, es rígido. Poca flexibilidad de sitio a sitio.
Comprar una solución configurable: Con diferentes herramientas, como reglas, seguridad y notificaciones, se puede adaptar el sistema a las necesidades del usuario o del centro de trabajo.
Integraciones API
Construirlo por ti mismo: Requiere esfuerzo adicional de desarrollo por parte del equipo de TI.
Comprar una solución configurable: En Twind, proporcionamos integraciones API en la mayoría de las aplicaciones relacionadas como parte del servicio.
Informes e Inteligencia Empresarial
Construirlo por ti mismo: Sujeto a la capacidad del departamento de TI. La construcción y mejora constante de herramientas de informes puede exceder su presupuesto y capacidades.
Comprar una solución configurable: Los informes pueden ser dinámicos y completos; el usuario puede extraer y manipular cualquier dato en el sistema y realizar un seguimiento de los KPI con paneles.
Otros aspectos que debes considerar
Implementación
La implementación de software comprado es rápida y sencilla. En el caso de Twind, puedes comenzar a utilizarlo y a automatizar la gestión de contratistas en tan solo 4 semanas lo que ahorra tiempo y esfuerzo.
Actualizaciones Automáticas
Los proveedores de software actualizan regularmente sus productos para mantenerlos seguros y eficientes. Estas actualizaciones no requieren recursos adicionales por parte de tu empresa.
Seguridad Garantizada
Los buenos software de gestión de contratistas se preocupan por la seguridad y cumplen con las regulaciones locales, lo que protege tus datos y los de tus contratistas y ayuda a garantizar el cumplimiento.
¿Cuál es la opción mejor?
A pesar de la tentación de la personalización total, comprar una solución configurable puede ofrecer más ventajas en términos de costos, mantenimiento y mejora continua.
Los profesionales de EHS en México tienen la oportunidad de reducir costos, aumentar la productividad, reducir riesgos y contar con un software más confiable al optar por la implantación de Twind.
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