La gestión de contratistas es un proceso que involucra tanto al contratista como a la empresa contratante. Los contratistas deben cumplir con los requisitos legales, los procedimientos y los estándares de calidad establecidos por la normativa vigente y por la organización contratante .
En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de contratistas en Colombia: qué es, obligaciones, responsabilidades de los contratistas frente al SG-SST y factores clave para una correcta gestión.
¿Qué es la Gestión de contratistas?
La gestión de contratistas en Colombia es el proceso de administrar y supervisar las actividades de los contratistas que prestan servicios o realizan obras para una empresa o entidad pública.
La Gestión de contratistas busca garantizar que los contratistas cumplan con sus obligaciones contractuales y que se minimicen los riesgos y los impactos negativos para la empresa o entidad contratante. Para ello, se requiere una coordinación efectiva entre las partes, una comunicación fluida y un control documental riguroso.
La gestión de contratistas puede digitalizarse mediante el uso de software especializado que permita centralizar la información, automatizar los procesos y generar informes en tiempo real . De esta forma, se puede optimizar el rendimiento de los contratistas y de la empresa principal, aumentando la competitividad y la seguridad en el sector .
¿Quiénes son los contratistas en Colombia?
Los contratistas en Colombia son personas naturales o jurídicas que contratan la ejecución de una o varias obras o la prestación de servicios en beneficio de terceros. Estos contratos están regulados por la ley y tienen unas obligaciones específicas según el objeto, la modalidad y la entidad contratante.
Beneficios de una Gestión Eficiente de Contratistas
Una gestión eficiente de contratistas conlleva numerosos beneficios para las empresas en Colombia:
Reducción de Riesgos
La gestión adecuada de contratistas ayuda a reducir los riesgos asociados con proyectos. Esto incluye riesgos de seguridad, legales y financieros. Cuando se gestionan contratistas de manera efectiva, las empresas pueden evitar costosos litigios y multas relacionadas con la no conformidad a regulaciones. Un ejemplo claro de esto es cuando un contratista cumple con todas las normativas de seguridad en la construcción, evitando accidentes que podrían resultar en sanciones y gastos médicos significativos.
Mayor Eficiencia
Los contratistas bien gestionados tienden a ser más eficientes, lo que mejora el flujo de trabajo y reduce los retrasos en los proyectos. Por ejemplo, cuando una empresa de construcción en Colombia gestiona adecuadamente a sus contratistas, estos conocen sus responsabilidades, trabajan de manera coordinada y cumplen con los plazos. Esto se traduce en un proyecto que se completa en tiempo y forma, evitando costos adicionales.
Calidad del Trabajo
Una gestión adecuada garantiza que los contratistas cumplan con los estándares de calidad de la empresa. Un ejemplo de esto es una empresa de tecnología que contrata a programadores externos. Con una gestión efectiva, estos programadores seguirán los estándares de codificación de la empresa, lo que garantiza que el producto final sea de alta calidad y cumpla con las expectativas de los clientes.
Ampliación de la Capacidad
Cuando una empresa requiere una ampliación temporal de su fuerza laboral, la gestión adecuada de contratistas permite esta flexibilidad. Por ejemplo, una tienda minorista que necesita contratar personal adicional durante la temporada de vacaciones puede hacerlo de manera eficiente a través de contratistas temporales. Una buena gestión asegura que estos contratistas estén bien integrados y capacitados para brindar un servicio de calidad.
Pasos para Gestionar Contratistas en Colombia
Identificación de Necesidades
Antes de comenzar, es fundamental identificar las necesidades específicas de tu proyecto. ¿Qué habilidades y experiencia requieres de tus contratistas? Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto de construcción, necesitas contratistas con experiencia en la construcción de estructuras de concreto.
Selección de Contratistas
Una vez que sepas lo que necesitas, selecciona contratistas que se ajusten a tus requerimientos. Investiga y verifica sus antecedentes. Por ejemplo, si estás buscando un contratista para trabajos de electricidad, verifica su licencia y revisa los proyectos anteriores en los que ha trabajado.
Establecimiento de Contratos
Es crucial redactar contratos sólidos que describan los términos y condiciones del proyecto, incluyendo plazos y pagos. Por ejemplo, un contrato debe incluir cláusulas sobre los plazos de entrega y las sanciones por retrasos.
Comunicación Constante
Mantén una comunicación abierta y constante con tus contratistas. Esto garantiza que todos estén alineados con los objetivos del proyecto. Por ejemplo, establece reuniones regulares de seguimiento para discutir el progreso y abordar posibles problemas.
Supervisión y Evaluación
Supervisa el trabajo de tus contratistas de cerca y evalúa su desempeño en el proyecto. Por ejemplo, si estás gestionando un equipo de desarrollo de software, realiza pruebas y revisiones de código periódicas para asegurarte de que se cumplan los estándares de calidad.
Cumplimiento Normativo
Asegúrate de que tus contratistas cumplan con todas las regulaciones y normativas colombianas. Por ejemplo, si estás contratando servicios de consultoría financiera, verifica que cumplan con las regulaciones fiscales locales.
Seguridad en el Trabajo
La seguridad en el lugar de trabajo es esencial. Implementa medidas de seguridad y verifica que se cumplan. Por ejemplo, proporciona equipo de protección personal a los contratistas que trabajan en entornos peligrosos y realiza capacitaciones de seguridad.
Evaluación de Resultados
Finalizado el proyecto, evalúa los resultados y la contribución de los contratistas al éxito del mismo. Realiza una revisión exhaustiva de los entregables y compáralos con los objetivos iniciales del proyecto. Esto te permitirá identificar áreas de mejora y celebrar los logros.
¿Cuáles son las obligaciones de los contratistas?
Algunas de las obligaciones generales de los contratistas son :
- Acatar la Constitución, la ley, las normas legales y procedimentales establecidas por el gobierno nacional y demás disposiciones pertinentes.
- Entregar el bien o prestar el servicio objeto del contrato con las condiciones técnicas exigidas.
- Solicitar los permisos de construcción, seguridad, ambientales y otros que se requieran para el desarrollo de la obra o servicio.
- Proporcionar las instalaciones temporales, la maquinaria, el personal y los materiales necesarios para el cumplimiento del contrato.
- Garantizar la calidad, la oportunidad y la eficiencia de la obra o servicio contratado.
- Manejar los residuos generados y adoptar las medidas de mitigación de impactos ambientales y sociales.
- Gestionar su personal y cumplir con las obligaciones laborales, tributarias, de seguridad social y de riesgos profesionales.
- Respetar los horarios, las normas y los procedimientos de la entidad contratante.
- Informar y rendir cuentas sobre el avance, los resultados y las dificultades del contrato.
- Responder por los daños y perjuicios que se causen a la entidad contratante o a terceros por el incumplimiento o la mala ejecución del contrato.
Estas obligaciones pueden variar según el tipo, el alcance y la duración del contrato, así como según las condiciones particulares que se establezcan en cada caso. Por lo tanto, es importante que los contratistas conozcan bien el contrato que firman y sus implicaciones legales, técnicas, administrativas, económicas y financieras.
¿Cuáles son las responsabilidades de los contratistas frente al SG SST?
Los contratistas en Colombia tienen una serie de responsabilidades frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), que buscan garantizar el bienestar de sus trabajadores y el cumplimiento de la normatividad vigente. Algunas de estas responsabilidades son :
- Cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Laborales, en especial, procurar el cuidado integral de su salud, contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada y reportar los accidentes de trabajo y enfermedades laborales que ocurran durante el periodo de vigencia del contrato.
- Participar en las capacitaciones, revisiones y comunicaciones referentes al SG SST de la organización contratante, así como informarse sobre los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo y las medidas de prevención y atención de emergencias.
- Implementar un SG SST ajustado a los términos legales, es decir, a lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015 y normas conexas, y verificar periódicamente su cumplimiento y el de sus subcontratistas.
- Garantizar recurso humano para el desarrollo del SG SST de acuerdo a la legislación vigente, teniendo en cuenta el número de trabajadores, centros de trabajo y riesgos, quien será el contacto directo con el solicitante.
Estas responsabilidades tienen como objetivo proteger la vida e integridad de los trabajadores contratistas y evitar sanciones o consecuencias negativas para las partes involucradas en el contrato.
Factores claves en la gestión segura de contratistas
La gestión segura de contratistas en Colombia es un aspecto clave para las empresas que requieren de servicios externos para el desarrollo de sus actividades. La contratación de terceros implica una serie de responsabilidades legales, administrativas y operativas que deben ser cumplidas por ambas partes para garantizar la seguridad, la salud y el ambiente de los trabajadores y las instalaciones.
Algunos de los factores claves en la gestión segura de contratistas son:
- Establecer una política interna de gestión de contratistas que defina los criterios, los requisitos y los procedimientos para la selección, la evaluación y el seguimiento de los proveedores y sus trabajadores.
- Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole en materia de seguridad social, riesgos laborales, ambientales y tributarios por parte de los contratistas y sus trabajadores.
- Asignar funciones y responsabilidades claras a cada una de las partes involucradas en la ejecución del contrato, así como las competencias necesarias para desempeñarlas.
- Capacitar y entrenar a los trabajadores contratistas en los aspectos relacionados con la seguridad, la salud y el ambiente, así como en las normas y procedimientos internos de la empresa contratante.
- Motivar, comunicar, participar y consultar a los trabajadores contratistas sobre las condiciones de trabajo, los riesgos, las medidas de prevención y control, y las acciones de mejora.
- Identificar los peligros, los aspectos ambientales, valorar y determinar el control de los riesgos e impactos asociados a las actividades contratadas, así como implementar las medidas necesarias para su gestión.
- Realizar inspecciones, auditorías, seguimiento y medición del desempeño en seguridad, salud y ambiente de los contratistas y sus trabajadores, así como reportar e investigar los incidentes (accidentes y casi accidentes) de trabajo y ambientales y las enfermedades laborales que se presenten.
- Implementar acciones correctivas y preventivas para eliminar o minimizar las causas de los incidentes o incumplimientos en seguridad, salud y ambiente.
La gestión segura de contratistas es un proceso continuo que requiere del compromiso y la colaboración de todas las partes interesadas. Su objetivo es proteger la vida e integridad de las personas, el medio ambiente y los recursos materiales involucrados en la prestación de servicios externos. Para poder llevar a cabo la gestión documental de tus contratistas te puede ayudar aun Software gestión de contratistas como es Twind.
