La coordinación de actividades empresariales en hostelería es una obligación legal que afecta a la mayoría de restaurantes, hoteles y servicios de catering en España. Cada vez que una empresa de limpieza, mantenimiento o cualquier otro proveedor accede a tu establecimiento, estás ante un supuesto de concurrencia empresarial que requiere una gestión preventiva adecuada.
En 2024 se registraron 55.165 accidentes laborales en el sector hostelero, muchos derivados de una coordinación deficiente entre empresas concurrentes. Cumplir con el Real Decreto 171/2004 no solo evita sanciones de hasta 225.018 euros, sino que protege a tus trabajadores y a los de las empresas contratadas.
En esta guía encontrarás todo lo necesario para implementar la CAE en tu restaurante u hotel: desde la normativa aplicable hasta casos prácticos específicos del sector, pasando por un proceso paso a paso y una checklist de cumplimiento.
¿Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales en Hostelería?
Definición según el Real Decreto 171/2004
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de procedimientos establecidos para garantizar la seguridad y salud cuando dos o más empresas desarrollan actividades en un mismo centro de trabajo. Esta obligación está regulada por el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
En el contexto hostelero, la CAE se aplica cuando tu restaurante, hotel o establecimiento contrata servicios de terceros que implican la presencia de trabajadores externos en tus instalaciones. La responsabilidad principal recae en el empresario titular del centro de trabajo, que debe asegurar que todas las empresas concurrentes conocen los riesgos del entorno y coordinan sus actividades preventivas.
Elementos clave de la CAE en restaurantes y hoteles
La coordinación efectiva en hostelería se sustenta en cuatro pilares fundamentales:
Intercambio de información preventiva. El establecimiento hostelero debe informar a las empresas contratadas sobre los riesgos específicos de sus instalaciones: zonas de almacenamiento de productos químicos, ubicación de cuadros eléctricos, protocolos de emergencia, horarios de mayor afluencia de clientes y cualquier otro factor que pueda generar riesgos adicionales. A su vez, las empresas contratistas deben comunicar los riesgos que sus actividades pueden generar.
Instrucciones claras de trabajo. Como titular del establecimiento, debes proporcionar indicaciones precisas sobre cómo y cuándo deben realizarse las actividades contratadas para minimizar riesgos. Por ejemplo, especificar que la limpieza de zonas de cocina se realice fuera del horario de servicio o que el mantenimiento de sistemas de climatización se ejecute cuando el restaurante esté cerrado al público.
Medios de coordinación adecuados. Pueden ser reuniones periódicas, comunicaciones escritas, designación de una persona responsable de coordinar, o el uso de plataformas digitales especializadas que centralicen toda la documentación y faciliten el seguimiento.
Vigilancia y seguimiento continuo. La CAE no es un trámite puntual, sino un proceso que requiere supervisión constante. Esto incluye verificar que las empresas contratadas cumplen con sus obligaciones preventivas, actualizar la documentación cuando cambian las condiciones y revisar periódicamente la efectividad de las medidas adoptadas.
¿Cuándo es obligatoria la CAE en establecimientos hosteleros?
Situaciones de concurrencia más frecuentes en el sector
La obligación de coordinar actividades empresariales surge en prácticamente todos los establecimientos hosteleros, ya que es habitual la contratación de servicios externos. Las situaciones más comunes incluyen:
Servicios de limpieza y desinfección. Es el caso más frecuente en el sector. La empresa de limpieza accede regularmente a todas las áreas del establecimiento, desde comedores y cocinas hasta habitaciones de hotel, zonas de almacenamiento y aseos. Esta actividad genera riesgos específicos por el uso de productos químicos, trabajo en horarios nocturnos o de madrugada, y acceso a zonas con equipamiento especializado.
Mantenimiento de instalaciones y equipos. Incluye el mantenimiento de sistemas de climatización, cámaras frigoríficas, extractores de humos, ascensores en hoteles, sistemas de prevención de incendios y equipos de cocina industrial. Estos trabajos implican riesgos eléctricos, trabajo en altura o en espacios confinados.
Servicios de seguridad y vigilancia. Empresas de seguridad privada que realizan rondas, control de accesos o vigilancia nocturna en hoteles y grandes establecimientos hosteleros.
Proveedores y suministros. Entrega de mercancías, reposición de productos, servicios de lavandería externa en hoteles, o empresas de control de plagas que acceden periódicamente al establecimiento.
Obras y reformas. Cualquier tipo de trabajo de construcción, reforma, ampliación o instalación que se realice en el establecimiento mientras este continúa operando requiere una coordinación especialmente rigurosa.
Eventos y catering externo. Cuando se organizan eventos especiales con empresas de catering, montaje de estructuras, servicios de animación o producción audiovisual que operan temporalmente en las instalaciones.
Según datos del sector, un restaurante medio trabaja simultáneamente con entre 3 y 7 empresas externas, mientras que un hotel puede coordinar con más de 15 proveedores de servicios diferentes.
Responsabilidades del empresario titular vs. empresas contratadas
El Real Decreto 171/2004 establece obligaciones diferenciadas según el rol de cada empresa:
Obligaciones del empresario titular del establecimiento hostelero:
Informar a las empresas contratadas sobre los riesgos específicos del centro de trabajo y las medidas de prevención y emergencia aplicables. Esta información debe ser clara, suficiente y documentada.
Dar instrucciones precisas para la prevención de riesgos derivados de la concurrencia de actividades. Por ejemplo, indicar que durante el horario de servicio no se puede acceder a determinadas zonas o que ciertos trabajos requieren la presencia de un responsable del establecimiento.
Verificar que las empresas contratadas han evaluado los riesgos de la concurrencia y aplicado las medidas preventivas necesarias. No basta con solicitar documentación; es necesario comprobar que se cumple en la práctica.
Obligaciones de las empresas contratadas:
Informar al titular del establecimiento sobre los riesgos que sus actividades pueden generar y las medidas preventivas que aplicarán.
Recibir, acusar recibo y cumplir las instrucciones del empresario titular. El incumplimiento de estas instrucciones puede generar responsabilidades legales.
Evaluar los riesgos específicos que implica trabajar en ese establecimiento concreto y adoptar las medidas preventivas correspondientes.
Informar a sus propios trabajadores sobre los riesgos del centro de trabajo y las medidas de prevención aplicables.
Es importante destacar que todas las empresas concurrentes tienen responsabilidad solidaria en materia de prevención. Esto significa que, ante un accidente, la inspección puede sancionar tanto al titular del establecimiento como a la empresa contratada.
Casos prácticos de CAE en hostelería
Coordinación con empresas de limpieza en restaurantes
Caso real: Restaurante familiar de 200 m² en zona turística que contrata una empresa de limpieza para realizar la limpieza profunda diaria después del cierre.
Riesgos identificados:
- La empresa de limpieza accede al establecimiento cuando este está cerrado, sin personal del restaurante presente
- Utiliza productos químicos de desinfección en zonas de manipulación de alimentos
- Realiza tareas en cocina con equipos eléctricos y maquinaria especializada
- Trabaja en horario nocturno con poca iluminación natural
Medidas de coordinación implementadas:
El restaurante elaboró un documento de información preventiva que incluye plano de instalaciones con ubicación de cuadros eléctricos, válvulas de gas, salidas de emergencia y botiquín. También especificó qué productos químicos no pueden utilizarse en zonas de contacto con alimentos y proporcionó el teléfono de emergencias del responsable del establecimiento.
Se estableció un protocolo de trabajo que obliga a la empresa de limpieza a confirmar por WhatsApp la entrada y salida del establecimiento, verificar que todos los equipos de cocina están desconectados antes de iniciar la limpieza, y reportar cualquier incidencia detectada.
La empresa de limpieza aportó su evaluación de riesgos específica, certificados de formación de sus trabajadores y seguro de responsabilidad civil actualizado.
Se acordó realizar una reunión trimestral de coordinación para revisar incidencias y actualizar procedimientos.
Resultado: Sistema de coordinación ágil que no genera cargas administrativas excesivas y garantiza la seguridad de los trabajadores de ambas empresas.
Gestión de contratistas en hoteles durante temporada alta
Caso real: Hotel de 150 habitaciones que durante los meses de verano incrementa su plantilla y contrata servicios adicionales de mantenimiento, jardinería y animación.
Riesgos identificados:
- Concurrencia simultánea de múltiples empresas en horario de máxima ocupación
- Personal eventual sin formación específica sobre el establecimiento
- Trabajos de mantenimiento sin interrumpir el servicio
- Riesgos específicos: trabajo en altura, uso de maquinaria de jardinería, actividades acuáticas
Medidas de coordinación implementadas:
El hotel designó a un responsable de CAE con funciones específicas de coordinación, punto de contacto único para todas las empresas externas.
Se creó un registro de acceso digital donde todas las empresas contratadas comunican con 24 horas de antelación qué trabajadores accederán, en qué horario y qué trabajos realizarán.
Se establecieron franjas horarias específicas para trabajos con riesgo de molestias a huéspedes, comunicándolas con antelación a recepción y gobernanta.
Se exigió titulación de socorrismo para personal de animación acuática, seguro específico y plan de actuación en emergencias.
Reuniones semanales de coordinación durante temporada alta con representantes de todas las empresas concurrentes.
Resultado: Reducción de conflictividad y prevención de incidentes durante la temporada alta.
CAE en eventos y catering
Caso real: Restaurante con salón de eventos que organiza bodas y celebraciones, contratando empresas de catering externo, floristería, iluminación y sonido, y servicios de fotografía.
Riesgos identificados:
- Múltiples empresas trabajando simultáneamente en espacio reducido
- Instalaciones eléctricas temporales
- Transporte y manipulación de elementos pesados
- Trabajos en altura para instalación decorativa
- Riesgo de incendio por velas o efectos especiales
Medidas de coordinación implementadas:
Protocolo específico para eventos con reunión previa obligatoria 48 horas antes con todos los proveedores. Se revisan horarios de montaje, ubicación de cada empresa, necesidades eléctricas y coordinación de accesos.
Exigencia de documentación preventiva con una semana de antelación: seguro de responsabilidad civil, certificados de instalaciones eléctricas, formación de trabajadores, plan de trabajo específico.
Designación de coordinador del restaurante que supervisa durante el montaje.
Prohibición expresa de fumar, uso de velas sin autorización y manipulación de instalaciones eléctricas por personal no cualificado.
Resultado: Sistema que permite gestionar eventos complejos con múltiples proveedores de forma segura.
Marco normativo y sanciones en el sector hostelero
Real Decreto 171/2004: obligaciones específicas
El Real Decreto 171/2004, publicado el 30 de enero de 2004, desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales en materia de coordinación de actividades empresariales.
Medios de coordinación establecidos:
- Intercambio de información y comunicaciones entre empresas (documentado)
- Celebración de reuniones periódicas entre empresas concurrentes
- Reuniones conjuntas de comités de seguridad y salud
- Designación de personas encargadas de coordinación
- Presencia de recursos preventivos cuando los riesgos puedan agravarse
Tabla de sanciones por incumplimiento de CAE
| Tipo de Infracción | Descripción | Cuantía de la Sanción | Ejemplos en Hostelería |
|---|---|---|---|
| Leve | Incumplimientos formales sin riesgo grave | 626€ – 2.500€ | No documentar intercambio de información; retrasos en actualización |
| Grave | Falta de coordinación que genera riesgo | 2.501€ – 25.000€ | No verificar formación de limpieza; permitir trabajos sin coordinación |
| Muy Grave | Ausencia total de coordinación o riesgo grave | 25.001€ – 225.018€ (hasta 819.780€ por trabajador) | No informar riesgos graves; permitir trabajos en altura sin medidas; accidente por falta de coordinación |
Factores que aumentan la sanción:
- Número de trabajadores afectados
- Gravedad de los daños producidos
- Incumplimiento reiterado
- Falta de colaboración con inspección
- Ocultación o información falsa
Inspecciones de trabajo en hostelería
El sector hostelero es prioritario en inspecciones de trabajo. En 2024 se realizaron más de 5.000 inspecciones relacionadas con prevención de riesgos laborales en establecimientos hosteleros.
Aspectos que revisa la inspección:
Documentación de coordinación. Evidencias documentales del intercambio de información entre empresas.
Verificación práctica. Comprobación sobre el terreno del cumplimiento real de medidas acordadas.
Formación de trabajadores. Verificación de formación específica sobre riesgos del puesto y concurrencia.
Seguimiento y actualización. Valoración del sistema de seguimiento periódico.
Documentación requerida ante inspección:
- Identificación de empresas concurrentes
- Información preventiva intercambiada
- Evaluación de riesgos de empresas contratadas
- Certificados de formación
- Actas de reuniones de coordinación
- Instrucciones de trabajo
- Registro de incidencias y accidentes
Proceso paso a paso para implementar CAE en tu establecimiento
Fase 1 – Identificación de empresas concurrentes
Elabora un censo completo de todas las empresas que acceden a tu establecimiento.
Empresas a identificar:
Servicios continuos: Limpieza, mantenimiento preventivo, seguridad, control de plagas, gestión de residuos, lavandería externa.
Servicios puntuales: Mantenimiento correctivo, reformas, instalaciones especiales, proveedores con acceso a zonas restringidas.
Servicios temporales: Eventos, personal eventual temporada alta, catering externo.
Para cada empresa documenta: razón social, CIF, actividad, frecuencia de acceso, número de trabajadores, zonas de acceso y contacto.
Fase 2 – Evaluación e intercambio de información
Información que debe proporcionar el establecimiento:
- Descripción del centro de trabajo y distribución
- Riesgos generales: cuadros eléctricos, válvulas de gas, productos químicos, maquinaria
- Medidas preventivas: extintores, salidas de emergencia, sistemas de detección
- Protocolo de emergencias: plan de evacuación, teléfonos, puntos de encuentro
- Instrucciones específicas: horarios, zonas restringidas, procedimientos obligatorios
Información que deben proporcionar las empresas contratadas:
- Datos de la empresa y servicio de prevención
- Evaluación de riesgos de actividades a realizar
- Medidas preventivas que aplicarán
- Formación proporcionada a trabajadores
- Certificaciones y seguros vigentes
Fase 3 – Medios de coordinación
Para pequeños establecimientos (hasta 20 trabajadores):
- Sistema de comunicaciones por escrito documentando instrucciones
- Reunión presencial inicial con cada empresa
- Revisión trimestral de incidencias
Para establecimientos medianos (20-50 trabajadores):
- Designación de responsable de coordinación
- Reuniones periódicas cada dos meses
- Sistema de registro de accesos
- Libro de visitas para incidencias
Para grandes establecimientos (más de 50 trabajadores):
- Responsable específico de CAE
- Plataforma digital de gestión
- Reuniones mensuales de coordinación
- Sistema de permisos de trabajo para actividades peligrosas
- Comité de coordinación con representantes de prevención
Fase 4 – Seguimiento y revisión
Vigilancia del cumplimiento. Verifica que empresas contratadas cumplen instrucciones mediante inspecciones aleatorias.
Actualización de información. Revisa y actualiza cuando haya cambios en instalaciones, procesos o equipos.
Registro de incidencias. Lleva registro de incidentes, situaciones peligrosas y sugerencias de mejora.
Revisión de documentación. Verifica periódicamente que documentación de empresas está actualizada.
Evaluación de eficacia. Al menos anualmente evalúa funcionamiento del sistema de coordinación.
Mantén documentación ordenada y accesible durante mínimo 5 años.
Desafíos específicos de la CAE en hostelería
Gestión en temporadas de alta demanda
El sector hostelero se caracteriza por fuerte estacionalidad que complica la coordinación.
Verano y Semana Santa son períodos de máxima presión. Se incrementa número de empresas concurrentes: refuerzos de limpieza, servicios de lavandería adicionales, mantenimiento intensivo, empresas de animación, catering para eventos.
Recomendaciones para temporada alta:
- Planifica con antelación identificando todas las empresas necesarias
- Solicita documentación preventiva 15 días antes del inicio
- Establece sistema de coordinación específico más ágil
- Forma a personal de refuerzo sobre riesgos y comunicación
- Refuerza vigilancia sobre cumplimiento de instrucciones
- Ten preparados procedimientos para emergencias
Coordinación con personal eventual
El sector tiene uno de los índices más altos de contratación temporal en España.
Desafíos del personal eventual:
- Menor conocimiento del establecimiento
- Rotación elevada
- Menor experiencia en el sector
Recomendaciones:
- Elabora protocolo de acogida con información básica de prevención
- Designa trabajador fijo como tutor de cada trabajador eventual
- Proporciona formación sobre coordinación con empresas externas
- Incluye en contratos eventuales cláusula sobre obligaciones preventivas
Problemas más comunes y cómo evitarlos
Falta de comunicación entre empresas
Solución: Procedimiento sistemático donde cualquier nueva empresa pase por proceso de información preventiva documentado.
Documentación incompleta o desactualizada
Solución: Calendario de revisión trimestral con recordatorios automáticos y responsable asignado.
Instrucciones verbales sin documentar
Solución: Todas las instrucciones importantes por escrito. Guarda comunicaciones mínimo 5 años.
Acceso sin autorización previa
Solución: Sistema de accesos obligando comunicación con 24 horas de antelación.
Falta de seguimiento del cumplimiento
Solución: Inspecciones aleatorias mensuales para verificar cumplimiento.
CAE Manual vs. Software especializado: comparativa para hostelería
Ventajas e inconvenientes de cada método
Gestión manual de CAE:
Ventajas:
- Sin coste de software
- Control directo sobre documentación
- No requiere formación tecnológica
- Adecuado para pequeños establecimientos con pocas empresas
Inconvenientes:
- Alto riesgo de pérdida o desorganización
- Difícil mantener actualizada múltiples empresas
- No automatiza recordatorios de caducidad
- Complicado acceso rápido a información específica
- Mayor carga administrativa
- Difícil demostrar trazabilidad ante inspección
Software especializado en CAE:
Ventajas:
- Centralización de documentación en único lugar
- Alertas automáticas de caducidad
- Trazabilidad completa de comunicaciones
- Generación automática de informes
- Ahorro significativo de tiempo
- Control de accesos en tiempo real
- Mejor imagen profesional
- Escalable
Inconvenientes:
- Coste del software
- Período de adaptación inicial
- Dependencia de conectividad
Cuándo digitalizar tu gestión de CAE
Considera digitalizar si:
- Trabajas con más de 5 empresas concurrentes
- Tienes más de 30 trabajadores
- Realizas muchos eventos con múltiples proveedores
- Has tenido problemas con documentación manual
- Estás en zona con alta presión inspectora
- Quieres profesionalizar tu gestión preventiva
- Tienes varios establecimientos
La gestión manual puede ser suficiente si:
- Eres pequeño restaurante con menos de 10 trabajadores
- Trabajas con 2-3 empresas estables
- Tienes capacidad de dedicar tiempo semanal a documentación
- Empresas contratadas son altamente fiables
- Prefieres control directo sobre archivos físicos
Preguntas frecuentes sobre CAE en hostelería
Sí, estás obligado. El Real Decreto 171/2004 no establece excepciones por tiempo de presencia ni tamaño del establecimiento. Desde que una persona de empresa externa accede a tu local para trabajar, existe concurrencia empresarial y obligación de coordinación. Debes intercambiar información preventiva, dar instrucciones claras y verificar que la empresa cumple obligaciones preventivas.
Documentación básica: evaluación de riesgos específica de actividades a realizar, identificación del servicio de prevención y modalidad preventiva, relación de trabajadores con certificados de formación, seguro de responsabilidad civil en vigor, certificaciones específicas según actividad. Conserva información preventiva proporcionada e instrucciones dadas con acuse de recibo.
Sí, puedes ser sancionado incluso si el accidente fue causado por la empresa contratada. La inspección investigará si cumpliste obligaciones de coordinación: informar sobre riesgos, dar instrucciones adecuadas, verificar que empresa evaluó riesgos y aplicó medidas preventivas, y vigilar cumplimiento. Si hubo falta de coordinación por tu parte, puedes ser sancionado solidariamente.
Elabora documento de información preventiva genérico enviable por email antes de primera visita. Incluye: descripción del local, riesgos principales, salidas de emergencia y equipos de seguridad, instrucciones básicas (horarios, zonas restringidas), contacto de emergencias. Solicita confirmación de recepción e información sobre riesgos que su actividad genera. Guarda toda comunicación.
No obligatoriamente. Las reuniones son uno de los medios de coordinación pero no el único. Puedes coordinar mediante intercambio escrito, llamadas documentadas o plataformas digitales. Las reuniones presenciales son útiles al inicio, para trabajos peligrosos o cuando hay deficiencias. Para empresas estables y bien coordinadas, pueden ser suficientes reuniones trimestrales y comunicación frecuente por otros medios.
No permitas que acceda a tu establecimiento hasta que cumpla obligaciones preventivas, o busca otra empresa. No puedes permitir acceso de empresa sin documentación porque incumplirías tus obligaciones de coordinación. Una empresa seria entiende estas obligaciones y proporciona sin problemas toda la documentación preventiva requerida.
Checklist de cumplimiento de CAE para tu restaurante u hotel
Documentación de coordinación
☐ He identificado todas las empresas que acceden a mi establecimiento
☐ Tengo registro actualizado con datos de cada empresa concurrente
☐ He elaborado documento de información preventiva con plano, riesgos y medidas de emergencia
☐ He entregado esta información a todas las empresas con acuse de recibo
☐ He recibido evaluación de riesgos de cada empresa contratada
☐ Tengo copia del seguro de responsabilidad civil en vigor de cada empresa
☐ Conservo certificados de formación de trabajadores externos
☐ He dado instrucciones por escrito sobre horarios, zonas de acceso y procedimientos
Comunicación y seguimiento
☐ He establecido punto de contacto claro (responsable de coordinación)
☐ Existe sistema de comunicación de accesos
☐ Tengo procedimiento para que nuevas empresas pasen por proceso de información antes del primer acceso
☐ Realizo reuniones o contactos periódicos con empresas de servicios continuos
☐ Llevo registro de incidencias relacionadas con empresas externas
☐ Actualizo información preventiva cuando hay cambios en el establecimiento
Verificación práctica
☐ He comprobado que trabajadores externos conocen los riesgos del establecimiento
☐ Verifico que empresas contratadas cumplen con instrucciones de seguridad
☐ Tengo sistema para detectar accesos sin autorización
☐ He instruido a mi personal sobre comunicar situaciones peligrosas con contratistas
☐ Reviso periódicamente que seguros y certificados están en vigor
Preparación para inspecciones
☐ Documentación de CAE ordenada y accesible rápidamente
☐ Puedo demostrar intercambio de información con todas las empresas
☐ Conservo documentación de los últimos 5 años
☐ Tengo evidencias de seguimiento del cumplimiento
☐ Puedo identificar qué empresas están trabajando en cada momento
Casos especiales
☐ Tengo procedimiento específico para eventos con múltiples proveedores
☐ He preparado protocolo de coordinación reforzado para temporada alta
☐ Cuento con sistema de acogida preventiva para personal eventual
☐ He establecido procedimientos de autorización para trabajos peligrosos
Conclusión y próximos pasos
La Coordinación de Actividades Empresariales no es solo una obligación legal para restaurantes, hoteles y establecimientos de catering; es una herramienta fundamental para proteger a tus trabajadores, a los de las empresas contratadas, y a tus clientes. Con más de 55.000 accidentes laborales anuales en el sector hostelero, implementar un sistema efectivo de CAE debe ser una prioridad.
Los tres puntos clave para una CAE efectiva en hostelería son:
Sistematización. Establece procedimientos claros, documentados y repetibles.
Documentación. Todo debe quedar por escrito: intercambio de información, instrucciones, acuses de recibo, incidencias.
Verificación. Comprueba periódicamente que las medidas preventivas acordadas se cumplen en la práctica.