Checklist CAE para Contratistas 2026: Documentación Imprescindible para Grandes Empresas

Trabajar como contratista para grandes empresas en España requiere cumplir con la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) establecida en el Real Decreto 171/2004. Durante 2024, más de 4.200 empresas fueron sancionadas por deficiencias en CAE, con multas que promediaron 12.500 euros por infracción según datos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Este checklist detalla la documentación imprescindible que toda empresa contratista debe preparar para acceder y operar en instalaciones de empresas principales, clasificada en tres bloques: documentos de empresa (evaluación de riesgos, seguros, certificados), documentos de trabajadores (aptitud médica, formación, contratos) y documentos de equipos (ITV, declaraciones CE, seguros). El cumplimiento documental no solo evita sanciones de hasta 819.780 euros, sino que reduce hasta un 40% los accidentes en situaciones de concurrencia empresarial según datos del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST). Esta guía actualizada 2025-2026 proporciona un enfoque práctico para contratistas que necesitan homologarse con grandes clientes corporativos.

¿Qué es la CAE y por qué afecta a contratistas?

La CAE para contratistas es el proceso documental y preventivo que permite a empresas externas trabajar en instalaciones de terceros cumpliendo el Real Decreto 171/2004 en materia de prevención de riesgos laborales. Esta normativa establece que cuando dos o más empresas coinciden en un mismo centro de trabajo, deben coordinarse para prevenir riesgos laborales derivados de esta concurrencia.

Definición de CAE desde la perspectiva del contratista

Como contratista, la CAE representa tu obligación legal de demostrar que cumples con toda la normativa de prevención de riesgos laborales antes de acceder a las instalaciones de tu cliente. No se trata simplemente de entregar papeles, sino de garantizar que tu actividad no generará riesgos adicionales para los trabajadores del centro donde operas, ni que los riesgos propios del centro afectarán a tus empleados.

La Coordinación de Actividades Empresariales establece un marco preventivo dirigido a evitar daños a la salud de quienes comparten un mismo centro de trabajo. Para ti como contratista, esto significa preparar, mantener actualizada y presentar una serie de documentos que acrediten tu cumplimiento normativo.

Diferencia entre contratista, subcontratista y empresario principal

El Real Decreto 171/2004 establece definiciones claras que afectan directamente a tus obligaciones documentales:

Contratista: Empresa contratada por el empresario principal para realizar trabajos específicos. Si eres contratista, trabajas directamente para la empresa que te ha contratado y debes entregarle toda tu documentación CAE.

Subcontratista: Empresa contratada por un contratista para realizar parte del trabajo. Si subcontratas, debes recopilar la documentación CAE de tus subcontratistas y remitirla al empresario principal.

Empresario principal: La empresa que contrata tus servicios para realizar actividades correspondientes a su propia actividad en su propio centro de trabajo. Es quien vigila el cumplimiento de tu documentación CAE y puede impedir tu acceso si no la presentas correctamente.

Empresario titular: Quien gestiona el centro de trabajo. Puede coincidir o no con el empresario principal, pero tiene la obligación de informarte sobre los riesgos de sus instalaciones.

Cuándo se aplica la CAE a tu empresa

La CAE es obligatoria para tu empresa contratista cuando se cumple cualquiera de estas situaciones:

1. Desarrollas trabajos en el centro de otra empresa de forma simultánea o sucesiva con trabajadores de esa empresa

2. Trabajas en instalaciones donde coincides con otras empresas contratistas

3. Realizas actividades que el empresario principal podría hacer con medios propios (propia actividad)

4. Operas como trabajador autónomo en centros donde hay otros trabajadores o empresas

Según datos del INSST, más del 30% de los accidentes laborales graves en entornos de concurrencia empresarial están relacionados con fallos en la coordinación. Esto convierte la CAE en una cuestión de seguridad real, no solo de compliance administrativo.

Marco legal: Real Decreto 171/2004 y obligaciones para contratistas

El Real Decreto 171/2004, publicado en el BOE número 27 de 31 de enero de 2004, desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. Esta normativa establece las disposiciones mínimas que debes cumplir como contratista cuando coincides con otras empresas en un centro de trabajo.

Artículos clave del RD 171/2004 que afectan a contratistas

Artículo 4 – Deber de cooperación: Como empresa concurrente, debes cooperar con el resto de empresas en la aplicación de medidas preventivas. Esto implica informarte sobre los riesgos de tu actividad, recibir información del empresario titular sobre riesgos del centro, y establecer medios de coordinación efectivos.

Artículo 7 – Intercambio de información: Antes de iniciar tu actividad, debes recibir del empresario titular información sobre riesgos del centro, medidas preventivas y de emergencia. Simultáneamente, debes informar sobre los riesgos derivados de tu actividad que puedan afectar a otros trabajadores.

Artículo 10 – Deber de vigilancia del empresario principal: El empresario principal debe comprobar que dispones de evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación e información adecuadas, y que has establecido los medios de coordinación necesarios. Tu incumplimiento documental puede derivar en responsabilidad solidaria para el empresario principal.

Artículo 13 – Persona encargada de coordinación: En situaciones complejas, se designa un coordinador CAE. Como contratista, debes colaborar con esta figura facilitando documentación e información cuando te la solicite.

Sanciones por incumplimiento documental: cifras reales 2024-2025

El Real Decreto Legislativo 5/2000 establece el régimen sancionador por infracciones en prevención de riesgos laborales. Las sanciones se clasifican en tres niveles según gravedad:

Infracciones leves (70-750 euros): Falta de formalización por escrito de acuerdos de coordinación, errores menores en documentación no subsanados en plazo, deficiencias formales sin riesgo real.

Infracciones graves (2.046-40.985 euros): No establecer medios de coordinación, falta de información sobre riesgos, no disponer de evaluación de riesgos actualizada, trabajadores sin formación PRL adecuada, ausencia de documentación preventiva esencial.

Infracciones muy graves (40.986-819.780 euros): Incumplimiento de medidas de emergencia, no acatar resoluciones de la Inspección, permitir trabajo sin documentación en regla tras requerimiento, reincidencia en infracciones graves, riesgo grave e inminente para trabajadores.

Datos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social muestran que en 2024 se impusieron más de 4.200 sanciones relacionadas con deficiencias en CAE, con un importe medio de 12.500 euros por infracción. El 68% de las empresas españolas con más de 50 trabajadores utilizan software especializado para gestión CAE, frente al 23% de hace cinco años, lo que demuestra la creciente importancia del cumplimiento documental.

Responsabilidad solidaria del empresario principal

El artículo 24.3 de la Ley 31/1995 establece responsabilidad solidaria: el empresario principal responde conjuntamente con tus infracciones si no ha vigilado adecuadamente tu cumplimiento normativo. Esto implica que las grandes empresas son extremadamente exigentes con la documentación CAE de sus contratistas, ya que tu incumplimiento puede derivar en sanciones para ellas.

Esta responsabilidad solidaria explica por qué muchas empresas principales rechazan acceso a contratistas sin documentación perfectamente en regla, implementan plataformas digitales CAE obligatorias, realizan auditorías periódicas de cumplimiento, y exigen actualizaciones documentales frecuentes.

Checklist completo: Los 3 bloques de documentación CAE imprescindible

La documentación CAE para contratistas se estructura en tres bloques fundamentales que debes preparar:

Bloque 1 – Documentos de la empresa contratista (8 documentos esenciales)

1. Evaluación de Riesgos específica de la actividad contratada

2. Plan de Prevención de Riesgos Laborales

3. Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social

4. TC2 (Recibo de Liquidación de Cotizaciones)

5. Póliza de Responsabilidad Civil vigente y pagada

6. Modalidad preventiva adoptada (documento de organización preventiva)

7. Certificados fiscales (estar al corriente con Hacienda)

8. Registro de Empresas Acreditadas (REA) – específico construcción

Bloque 2 – Documentos de trabajadores (6 documentos por empleado)

1. Certificado de aptitud médica emitido por servicio médico

2. Formación en PRL (genérica y específica del puesto)

3. Contrato de trabajo y alta en Seguridad Social

4. Justificante de entrega de EPIs firmado

5. RLC y RNT (documentos acreditativos cotizaciones)

6. Formaciones específicas según sector (CAP, ADR, altura, carretillas, etc.)

Bloque 3 – Documentos de equipos y maquinaria (4 certificaciones)

1. ITV vigente y permiso de circulación (vehículos)

2. Declaración de conformidad CE de maquinaria

3. Manuales de usuario y mantenimiento

4. Certificados de revisiones periódicas (grúas, plataformas elevadoras, etc.)

Esta estructura de 18 documentos principales constituye el núcleo documental que cualquier gran empresa te solicitará antes de permitir tu acceso a sus instalaciones.

Guía detallada: Documentos CAE de empresa contratista

Evaluación de Riesgos específica de la actividad

La Evaluación de Riesgos es el documento preventivo fundamental que identifica los peligros asociados a los trabajos que vas a desarrollar en las instalaciones del cliente. Según el artículo 16 de la Ley 31/1995 y los artículos 3 a 7 del Real Decreto 39/1997, todo empresario debe evaluar los riesgos laborales.

Qué debe contener: Identificación de la empresa contratista y la actividad específica contratada, descripción detallada de las tareas a realizar en el centro del cliente, identificación de peligros y evaluación de riesgos (probabilidad y consecuencias), medidas preventivas específicas para eliminar o controlar cada riesgo, equipos de protección individual necesarios, procedimientos de trabajo seguro, y responsables de implementación de medidas.

Error común: Presentar una evaluación genérica de tu empresa sin adaptarla al trabajo específico que vas a realizar. Cada contrato o proyecto requiere una evaluación específica que considere los riesgos particulares del centro donde trabajarás y la interacción con otras actividades.

Quién la elabora: Tu Servicio de Prevención (propio o ajeno). Si tienes menos de 25 trabajadores y actividad no especialmente peligrosa, puedes asumirla personalmente con formación preventiva básica.

Vigencia: Debe revisarse cuando cambien las condiciones de trabajo, tras daños a la salud, cuando las medidas preventivas resulten inadecuadas, o cuando lo establezca la normativa específica. Como mínimo, revisión anual recomendada.

Plan de Prevención de Riesgos Laborales

El Plan de Prevención es el documento que integra la prevención en tu sistema general de gestión empresarial. Regulado en el artículo 16 de la Ley 31/1995, debe incluir la estructura organizativa, responsabilidades, funciones, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para realizar la acción preventiva.

Contenido esencial: Identificación de la empresa (actividad, número de trabajadores, centros de trabajo), estructura organizativa preventiva (organigrama), política de prevención y objetivos, asignación de responsabilidades preventivas por niveles jerárquicos, modalidad preventiva adoptada (SPP, SPA, trabajador designado), procedimientos de coordinación entre unidades, y planificación de la actividad preventiva.

Diferencia con la Evaluación: El Plan es el marco general de gestión preventiva de tu empresa. La Evaluación identifica riesgos específicos de cada actividad. Ambos son complementarios pero diferentes.

Actualización: Cuando se produzcan cambios significativos en la organización, modificación de actividades o procesos, incorporación de nuevos riesgos, o cambios normativos relevantes.

Certificado estar al corriente Seguridad Social (Vida Laboral)

Documento oficial emitido por la Tesorería General de la Seguridad Social que acredita que tu empresa está al corriente de pago de cotizaciones y no tiene deudas pendientes con la Seguridad Social.

Tipos de certificados: Certificado de empresa (situación global de la empresa) y Informe de Trabajadores en Alta (ITA) que lista todos los empleados dados de alta en ese momento exacto.

Cómo obtenerlo: A través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social con certificado digital, o presencialmente en oficinas de la TGSS. El certificado es instantáneo si estás al corriente.

Vigencia: Generalmente 90 días desde su emisión, aunque muchas empresas principales exigen certificados con fecha inferior a 30 días para garantizar actualización.

Coste: Gratuito. La emisión del certificado no tiene coste alguno.

TC2 (Recibo Liquidación Cotizaciones)

El TC2 ha sustituido al antiguo modelo TC1 y detalla las cotizaciones mensuales de todos tus empleados. Acredita que has realizado efectivamente los pagos a la Seguridad Social correspondientes a cada trabajador.

Qué información contiene: Relación nominal de trabajadores con sus bases de cotización, tipo de contrato, días cotizados en el mes, cuotas empresariales y de trabajadores, y total liquidado.

Diferencia con RLC: El TC2 detalla la liquidación mensual completa por trabajador. El RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones) acredita el pago efectivo realizado. Ambos son complementarios.

Periodicidad: Mensual. Cada mes generas un TC2 con las cotizaciones de ese período.

Acceso: Disponible en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (Sistema RED) con certificado digital. Puedes descargar los TC2 de meses anteriores cuando lo necesites.

Póliza de Responsabilidad Civil vigente

Seguro que cubre los daños materiales y personales que tu actividad pueda causar a terceros (instalaciones del cliente, sus trabajadores, otros contratistas). Es fundamental para protegerte de reclamaciones económicas derivadas de incidentes.

Capitales mínimos recomendados: Varían según sector y actividad. Construcción suele exigir mínimo 600.000-1.200.000 euros. Servicios generales mínimo 300.000-600.000 euros. Actividades de alto riesgo pueden requerir 3.000.000 euros o más.

Qué debe incluir: Cobertura de daños materiales, daños personales (lesiones, muerte), daños patrimoniales consecuenciales, defensa jurídica, y fianzas judiciales y administrativas.

Documentación a presentar: Póliza completa o certificado de la compañía aseguradora, y justificante de pago de la prima (recibo pagado actualizado).

Vigencia: Revisa la fecha de vencimiento. Muchas empresas exigen que la póliza cubra todo el período del contrato más un margen de seguridad.

Modalidad preventiva adoptada (SPA/SPP)

Documento que acredita cómo organizas la prevención en tu empresa según el Real Decreto 39/1997. Existen cuatro modalidades principales:

Servicio de Prevención Ajeno (SPA): Contratas una empresa externa especializada. Es la modalidad más común en PYME. Debes aportar el contrato con el SPA especificando especialidades contratadas (seguridad, higiene, ergonomía, medicina).

Servicio de Prevención Propio (SPP): Organizas la prevención con recursos propios. Obligatorio para empresas +500 trabajadores, 250-500 con actividades peligrosas, o si lo exige la autoridad laboral. Requieres personal cualificado y medios materiales.

Trabajador designado: Asumes personalmente la prevención si tienes hasta 25 trabajadores (10 si actividad peligrosa anexo I RD 39/1997) con formación preventiva nivel básico/intermedio.

Asunción personal del empresario: Si tienes hasta 25 trabajadores (10 si peligrosa), desarrollas habitualmente tu actividad en el centro, y tienes formación preventiva adecuada.

Documentación a presentar: Contrato con SPA (si procede), certificado de especialidades preventivas cubiertas, acreditación formativa del trabajador designado o empresario (diplomas nivel básico/intermedio/superior), y en SPP: memoria anual de actividades preventivas.

Certificados fiscales (Modelo 036/037, Hacienda)

Acredita que estás al corriente con la Agencia Tributaria. Aunque no es estrictamente un documento de prevención de riesgos, muchas empresas principales lo exigen dentro de su proceso de homologación de proveedores junto con la documentación CAE.

Certificado de estar al corriente con Hacienda: Emitido por la AEAT, acredita ausencia de deudas tributarias pendientes.

Modelo 036 o 037: Alta en el censo de empresarios. Acredita tu situación fiscal y actividades declaradas.

Obtención: Sede Electrónica de la Agencia Tributaria con certificado digital o Cl@ve PIN.

Vigencia: El certificado de estar al corriente tiene validez de 12 meses. Sin embargo, las empresas suelen solicitar emisiones recientes (últimos 3 meses).

Registro de Empresas Acreditadas – REA (construcción)

Específico del sector de la construcción según el Real Decreto 1109/2007. El REA acredita que cumples requisitos de solvencia y capacidad para contratar y subcontratar en obras.

Quién debe estar inscrito: Empresas contratistas y subcontratistas que realicen trabajos de construcción definidos en el RD 1627/1997.

Qué acredita: Cumplimiento de obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales, Seguridad Social, tributarias, y afiliación empresarial.

Cómo obtenerlo: Solicitud ante la autoridad laboral de tu comunidad autónoma. La inscripción es gratuita.

Vigencia: Anual. Debes renovarlo cada año presentando documentación actualizada (prevención, Seguridad Social, tributación).

Excepción: Trabajadores autónomos sin empleados no necesitan REA, pero sí deben estar dados de alta en RETA (Régimen Especial Trabajadores Autónomos).

Documentación específica de trabajadores contratistas

Certificado de aptitud médica: qué debe contener

El certificado médico acredita que el trabajador ha sido evaluado por un servicio médico autorizado y es considerado apto para desempeñar las tareas específicas de su puesto de trabajo.

Quién lo emite: Debe ser expedido obligatoriamente por un médico especialista en Medicina del Trabajo de tu Servicio de Prevención (propio o ajeno). No es válido un certificado de médico particular.

Contenido del certificado: Identificación del trabajador (nombre, DNI), puesto de trabajo evaluado (descripción específica), resultado de la vigilancia de la salud (apto, apto con limitaciones, no apto, diferido), fecha de reconocimiento, fecha de próxima revisión, y firma y sello del médico responsable.

Periodicidad de reconocimientos: La normativa establece vigilancia inicial antes de la exposición al riesgo, periódica según protocolo de vigilancia específico de cada riesgo (anual en general), tras ausencia prolongada por motivos de salud, y cuando se detecten cambios en las condiciones de trabajo.

Confidencialidad: El empresario solo recibe conclusión de aptitud (apto/no apto), nunca información clínica detallada que está protegida por secreto médico.

Formación PRL: niveles y especificidades

Todo trabajador debe recibir formación en prevención de riesgos laborales según el artículo 19 de la Ley 31/1995. Se estructura en dos niveles:

Formación genérica inicial: Mínimo recomendado 8 horas sobre conceptos básicos de prevención, riesgos generales del sector, derechos y obligaciones del trabajador, actuación en caso de emergencia.

Formación específica del puesto: Adaptada a los riesgos concretos del trabajo que va a realizar. Duración variable según complejidad (6-20 horas típicamente).

Documentación a presentar: Diplomas o certificados de formación identificando entidad formadora, contenidos del curso, duración en horas, fecha de realización, y trabajador que la ha recibido.

Formaciones especiales frecuentes: Trabajos en altura (mínimo 6 horas), espacios confinados (8-16 horas), PRL en construcción según convenio (20 horas oficios, 6 horas peones), operadores de maquinaria (carretillero 8 horas, gruista 20-100 horas según tipo), riesgo eléctrico (8-20 horas según nivel), ADR mercancías peligrosas (18-21 horas básico), CAP transporte de viajeros/mercancías (280 horas inicial, 35 horas continua).

Contratos laborales y altas en Seguridad Social

Debes acreditar la relación laboral legal de cada trabajador que accederá al centro del cliente.

Contrato de trabajo: Copia del contrato firmado entre la empresa y el trabajador. Debe especificar categoría profesional, tipo de contrato (indefinido, temporal, obra), jornada, y condiciones.

Alta en Seguridad Social: Modelo TA.2 (comunicación de alta) sellado por la TGSS, o consulta del trabajador en el sistema de Afiliación que acredite su situación de alta.

Informe de Trabajadores en Alta (ITA): Documento que lista todos los trabajadores actualmente dados de alta en tu empresa. Se obtiene en la Sede Electrónica SS.SS. y tiene validez del día de emisión.

Control de accesos: Muchas grandes empresas exigen que solo accedan trabajadores previamente comunicados y dados de alta. Cualquier cambio (nuevas incorporaciones, bajas) debe notificarse antes del acceso.

Justificantes de entrega de EPIs

Registro donde el trabajador firma que ha recibido los Equipos de Protección Individual necesarios para su trabajo, conoce su uso correcto, y se compromete a utilizarlos.

Qué debe contener: Identificación del trabajador, listado detallado de EPIs entregados (casco, gafas, guantes, arnés, calzado, etc.), especificación de para qué riesgos protegen, fecha de entrega, firma del trabajador acreditando recepción y formación en uso, y fecha de sustitución prevista o caducidad.

Normativa de referencia: Real Decreto 773/1997 sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la utilización de EPIs.

Renovación: Los EPIs tienen vida útil limitada. Debes registrar renovaciones cuando se deterioran, tras incidente que comprometa su integridad, o al vencimiento de fecha de caducidad (si aplica).

RLC y RNT: diferencias y vigencia

Documentos que acreditan las cotizaciones a la Seguridad Social de tus trabajadores:

RLC – Recibo de Liquidación de Cotizaciones: Acredita el pago efectivo mensual de las cotizaciones. Sustituye al antiguo TC1. Muestra el total liquidado y pagado cada mes.

RNT – Relación Nominal de Trabajadores: Sustituye al TC2 y detalla trabajador por trabajador: bases de cotización, días trabajados, tipo de contrato, cuotas.

Diferencias principales: RNT es el desglose detallado de cada trabajador. RLC es el recibo de pago global del mes. Ambos se complementan.

Actualización: Mensual. Cada mes se genera nuevo RNT con los trabajadores activos ese período y nuevo RLC con el pago realizado.

Acceso: Sistema RED de la Seguridad Social con certificado digital.

Formaciones específicas por sector (CAP, ADR, altura, espacios confinados)

Además de la formación PRL genérica, ciertos trabajos requieren certificaciones específicas obligatorias:

CAP – Certificado de Aptitud Profesional: Obligatorio para conductores profesionales (transporte mercancías >3.500 kg o viajeros >9 plazas). Formación inicial 280 horas o continua 35 horas cada 5 años.

ADR – Acuerdo Europeo sobre Transporte de Mercancías Peligrosas: Necesario para transportar productos químicos, gases, combustibles. Curso 18-21 horas según especialidad, renovación cada 5 años.

Trabajos en altura: Obligatorio cuando se trabaja a más de 2 metros con riesgo de caída. Incluye uso de andamios, plataformas elevadoras, trabajos verticales. Duración típica 6-8 horas. Sin caducidad formal pero renovación recomendada cada 3-5 años.

Espacios confinados: Trabajos en depósitos, alcantarillas, fosos, tanques. Curso 8-16 horas que incluye riesgos específicos (atmósferas peligrosas, rescate). Renovación recomendada cada 3 años.

Operador de carretillas elevadoras: Curso de 8 horas teórico-prácticas. Certificado sin caducidad oficial pero muchas empresas exigen reciclaje cada 5 años.

Gruista: Según tipo de grúa (torre, autopropulsada, puente). Formación desde 20 horas (grúas móviles) hasta 100+ horas (grúas torre). Carné emitido por organismo acreditado.

Certificaciones de maquinaria y equipos de trabajo

ITV vigente y permisos de circulación

Todo vehículo que utilices para acceder o trabajar en las instalaciones del cliente debe contar con la documentación legal en regla.

ITV – Inspección Técnica de Vehículos: Certificado que acredita que el vehículo ha pasado la revisión técnica obligatoria y cumple condiciones de seguridad. Periodicidad: vehículos ligeros 4 años primera ITV, luego cada 2 años hasta 10 años de antigüedad, después anual. Vehículos pesados y transporte: anual desde el primer año.

Permiso de circulación: Documento administrativo que autoriza la circulación del vehículo. No caduca pero debe estar vigente (vehículo no dado de baja).

Seguro obligatorio: Póliza de responsabilidad civil del vehículo vigente. Presentar recibo de pago actualizado.

Tarjeta de transporte: Si realizas transporte de mercancías, necesitas autorización de transporte público o privado complementario según corresponda.

Declaración de conformidad CE

La maquinaria y equipos de trabajo deben cumplir requisitos de seguridad establecidos en el Real Decreto 1644/2008 (transpone Directiva de Máquinas 2006/42/CE).

Qué es: Documento mediante el cual el fabricante declara que la máquina cumple todos los requisitos esenciales de seguridad y salud aplicables. Incluye el marcado CE visible en la máquina.

Qué equipos lo requieren: Prácticamente todas las máquinas: herramientas eléctricas, compresores, grupos electrógenos, equipos de soldadura, maquinaria de construcción, equipos de elevación (excepto si tienen normativa específica como ascensores).

Contenido: Identificación del fabricante, descripción de la máquina (modelo, número de serie), referencia a normas armonizadas aplicadas, nombre y firma del representante autorizado del fabricante.

Máquinas usadas: Maquinaria adquirida de segunda mano debe contar con declaración del anterior propietario o certificado de conformidad según corresponda.

Manuales de usuario y mantenimiento

Todo equipo de trabajo debe incluir manual de instrucciones en castellano según RD 1644/2008.

Contenido del manual: Instrucciones de montaje, puesta en servicio y utilización, instrucciones de mantenimiento y reparación, riesgos residuales no eliminados, especificaciones técnicas (potencia, capacidad, peso), instrucciones para transporte y almacenamiento, pictogramas y advertencias de seguridad.

Obligación del empresario: Además de conservar el manual, debes asegurar que los trabajadores que utilizan la máquina han sido formados según las instrucciones del fabricante.

Máquinas sin manual: Si adquiriste maquinaria usada sin manual, debes solicitar al fabricante una copia. Si el fabricante ya no existe, puedes elaborar instrucciones propias basadas en evaluación de riesgos, pero asumiendo mayor responsabilidad.

Certificados de revisiones periódicas

Ciertos equipos requieren inspecciones periódicas obligatorias por organismos acreditados o personal cualificado.

Aparatos de elevación (grúas, plataformas elevadoras, montacargas): Inspección anual por Organismo de Control Autorizado (OCA). Emiten certificado con resultado de la inspección y defectos detectados si los hay.

Equipos de protección contra incidentes graves (calderas, recipientes a presión, instalaciones frigoríficas): Según Reglamento de Equipos a Presión (RD 2060/2008) requieren inspecciones periódicas por OCA.

Instalaciones eléctricas: Si utilizas cuadros eléctricos, generadores o instalaciones temporales, deben contar con certificado de instalación eléctrica según Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión (REBT).

Andamios: Certificado de montaje firmado por persona competente según RD 2177/2004. Revisión cada 7 días o tras condiciones atmosféricas adversas.

Equipos de trabajo con riesgo específico: Herramientas de impacto, equipos sometidos a vibraciones, pueden requerir verificaciones específicas según fabricante.

Preguntas frecuentes sobre documentación CAE para contratistas

Errores comunes que cometen los contratistas al preparar documentación CAE

Error 1: Presentar evaluaciones de riesgos genéricas

Muchos contratistas presentan la misma evaluación de riesgos para todos los clientes, simplemente cambiando el membrete.

Por qué es un error: Cada centro de trabajo tiene riesgos específicos diferentes. Una evaluación genérica no considera riesgos del lugar concreto donde vas a trabajar, interacciones con otras actividades del centro, medidas preventivas específicas del empresario titular, ni procedimientos de emergencia particulares.

Consecuencia: El empresario principal puede rechazar la evaluación por insuficiente. En caso de accidente, una evaluación genérica puede considerarse incumplimiento del deber preventivo, con responsabilidad del contratista.

Solución: Antes de iniciar el trabajo, solicita al empresario titular información sobre riesgos del centro según artículo 7 del RD 171/2004. Visita las instalaciones si es posible. Adapta tu evaluación incorporando riesgos específicos del centro y de la interacción entre actividades. Especifica medidas preventivas concretas para cada riesgo identificado.

Error 2: Documentación caducada o sin vigencia actualizada

Presentar certificados médicos vencidos, ITV caducadas, pólizas de seguro sin justificante de pago actualizado, o certificados de Seguridad Social con más de 90 días.

Por qué es un error: La documentación con vigencia vencida equivale a no presentarla. El empresario principal tiene obligación de verificar vigencias según artículo 10 del RD 171/2004.

Consecuencia: Rechazo inmediato del acceso hasta actualizar documentación, posible sanción si la Inspección de Trabajo detecta el incumplimiento, responsabilidad agravada en caso de incidente (por ejemplo, accidente con trabajador cuyo reconocimiento médico estaba caducado).

Solución: Implementa un sistema de alertas de caducidades. Programa revisiones: 60 días antes de vencimiento (preparación), 30 días antes (gestión urgente), 7 días antes (crítico). Revisa SIEMPRE toda la documentación 48 horas antes del acceso a nuevas instalaciones. Considera plataformas digitales CAE que automatizan estas alertas.

Error 3: Confundir TC1/TC2 con RLC/RNT

Presentar documentación antigua (TC1, TC2) cuando ahora se exigen RLC y RNT, o viceversa, no entender qué acredita cada documento.

Por qué es un error: Desde 2021, el Sistema RED de la Seguridad Social cambió nomenclaturas. TC1 se denomina ahora RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones) y TC2 ahora es RNT (Relación Nominal de Trabajadores). Algunos contratistas siguen usando terminología antigua o no entienden la diferencia entre ambos documentos.

Confusión típica: Presentar solo el RLC (recibo de pago global) sin el RNT (desglose por trabajador), o viceversa. Ambos son necesarios y complementarios.

Consecuencia: Documentación rechazada por incompleta. Confusión administrativa que retrasa la homologación.

Solución: RNT (antiguo TC2) = desglose detallado de cotizaciones de cada trabajador. RLC (antiguo TC1) = recibo de pago mensual total. Presenta AMBOS documentos. Descárgalos del Sistema RED de la Seguridad Social (Sede Electrónica). Verifica que corresponden al mismo mes y que están todos tus trabajadores activos incluidos.

Error 4: No adaptar la documentación al centro de trabajo específico

Utilizar documentación estándar sin referencias específicas al centro del cliente, no incluir información sobre coordinación con otras empresas concurrentes, omitir procedimientos de emergencia del centro específico.

Por qué es un error: El RD 171/2004 exige coordinación efectiva, no mera entrega de documentos. Documentación no adaptada demuestra que no has analizado los riesgos específicos de la concurrencia.

Consecuencia: Rechazo por documentación insuficiente. En caso de inspección, puede considerarse incumplimiento del deber de coordinación. Mayor exposición a accidentes al no haber considerado riesgos del centro específico.

Solución: Solicita formalmente al empresario titular información según artículo 7 RD 171/2004: riesgos del centro, medidas de emergencia, procedimientos específicos. Incorpora esta información en tu evaluación de riesgos. Identifica puntos de coordinación (uso compartido de vías, interferencias, riesgos que puedas transmitir). Especifica medios de coordinación acordados (reuniones, instrucciones, comunicaciones).

Error 5: Olvidar formaciones específicas sectoriales

Presentar solo la formación PRL genérica, omitiendo certificaciones específicas obligatorias para la actividad concreta: CAP para conductores, ADR para transporte de mercancías peligrosas, trabajos en altura para montadores, carretillero para operadores de almacén.

Por qué es un error: Muchas actividades tienen requisitos formativos adicionales más allá de la PRL básica. El empresario principal debe verificar que tus trabajadores están cualificados para la tarea específica que van a realizar.

Consecuencia: Trabajador no cualificado = prohibición de realizar esa tarea = imposibilidad de ejecutar el trabajo = incumplimiento contractual. Sanciones graves (2.046-40.985€) por permitir trabajo sin cualificación adecuada. Responsabilidad agravada si hay accidente con trabajador sin formación específica requerida.

Solución: Identifica ANTES del contrato qué formaciones específicas exige la actividad concreta. Consulta convenio colectivo de tu sector (muchos establecen formaciones obligatorias). Pregunta explícitamente al empresario principal qué cualificaciones requiere. Mantén actualizado un inventario de formaciones de cada trabajador. Planifica renovaciones de certificaciones con caducidad (CAP cada 5 años, ADR cada 5 años).

Proceso paso a paso: Cómo preparar tu documentación CAE por primera vez

Paso 1: Identificar documentos según tu actividad

Antes de empezar a recopilar documentación, analiza qué documentos específicos necesitas según tu sector:

Actividad genérica (todos los contratistas): Evaluación de riesgos, plan de prevención, certificados SS.SS. y Hacienda, póliza RC, modalidad preventiva, documentación de trabajadores (médica, formación, contratos), documentación de equipos.

Construcción (adicionales): REA, plan de seguridad y salud, libro de subcontratación, apertura de centro de trabajo, formación construcción 20h/6h.

Transporte (adicionales): CAP conductores, ADR si mercancías peligrosas, tacógrafos calibrados, permisos especiales (residuos peligrosos, animales vivos).

Mantenimiento industrial (adicionales): Formación riesgo eléctrico, habilitaciones eléctricas, certificaciones de instalador (gas, electricidad, climatización según actividad).

Limpieza (adicionales): Fichas de seguridad de productos químicos, formación en productos de limpieza profesional, protocolos de limpieza en sectores especiales (alimentación, sanitario).

Consulta el pliego o contrato: Muchas veces el empresario principal especifica exactamente qué documentos exige. Revísalo antes de preparar nada.

Paso 2: Contactar con tu Servicio de Prevención

Tu Servicio de Prevención (propio o ajeno) es fundamental para obtener documentación clave:

Documentos que te proporcionará: Evaluación de riesgos (colaborarás en su elaboración aportando información de la actividad), plan de prevención (te ayudan a redactarlo o lo elaboran), certificados médicos de aptitud de trabajadores (tras reconocimientos), planificación de la actividad preventiva, acreditación de la modalidad preventiva adoptada, formación PRL (pueden impartirla o gestionarla).

Información que debes proporcionarles: Descripción detallada del trabajo a realizar, información sobre el centro del cliente (riesgos que te hayan comunicado), equipos y maquinaria que utilizarás, productos químicos si aplica, número de trabajadores que accederán.

Plazos: Solicita la documentación con mínimo 3-4 semanas de antelación. Los reconocimientos médicos pueden requerir citas con 2-3 semanas de anticipación.

Paso 3: Obtener certificados administrativos

Gestiona directamente los certificados que no dependen del SPA:

Seguridad Social:

– Accede a la Sede Electrónica con certificado digital

– Descarga certificado de estar al corriente (validez 90 días)

– Genera Informe de Trabajadores en Alta (ITA)

– Descarga TC2/RNT y RLC del último mes

– Tiempo estimado: 15-30 minutos online

Hacienda:

– Sede Electrónica de la AEAT

– Solicita certificado de estar al corriente con obligaciones tributarias

– Descarga modelo 036 o 037 actualizado

– Tiempo estimado: 10-20 minutos online

Seguros:

– Contacta con tu compañía de seguros

– Solicita certificado de RC vigente y recibo de pago actualizado

– Verifica que el capital asegurado cumple requisitos del cliente

– Tiempo estimado: 1-3 días (gestión por aseguradora)

REA (construcción):

– Si es primera inscripción: solicitud ante autoridad laboral autonómica (plazo 15-30 días)

– Si es renovación: presenta documentación actualizada 1 mes antes del vencimiento

– Tiempo estimado renovación: 7-15 días

Paso 4: Organizar documentación por trabajador

Crea una carpeta (física o digital) por cada empleado que accederá al centro del cliente:

Contenido carpeta trabajador:

1. DNI o NIE vigente

2. Contrato de trabajo

3. Modelo TA.2 de alta en SS.SS.

4. Certificado médico de aptitud actualizado

5. Diplomas formación PRL (genérica + específica)

6. Certificaciones especiales (CAP, ADR, altura, carretillas, etc.)

7. Justificante entrega EPIs firmado

8. RLC/RNT donde aparezca cotizado

Checklist de verificación trabajador:

– ☐ Certificado médico en vigor (fecha <12 meses)

– ☐ Formación PRL completada y documentada

– ☐ Formaciones específicas según puesto

– ☐ Alta en Seguridad Social verificable en ITA

– ☐ Equipos de protección entregados y firmados

– ☐ Documentación completa escaneada en alta calidad

Digitalización: Escanea todos los documentos en PDF de alta calidad (300 dpi mínimo). Nombra archivos de forma clara: «DNI_JuanPerez.pdf», «CertMedico_JuanPerez_2025.pdf».

Paso 5: Preparar documentación de equipos

Recopila certificaciones de toda la maquinaria, vehículos y equipos que utilizarás:

Vehículos:

– ITV vigente (verificar caducidad)

– Permiso de circulación

– Seguro de responsabilidad civil (póliza + recibo pago)

– Tarjeta de transporte si procede

– Certificado ADR si transporte mercancías peligrosas

Maquinaria:

– Declaración CE de conformidad

– Manual de instrucciones en castellano

– Certificados de revisiones periódicas (OCA si aplica)

– Libro de mantenimiento al día

Equipos de trabajo:

– Herramientas eléctricas: certificados CE, verificaciones si procede

– Andamios: certificado de montaje (si los montas tú)

– Equipos de elevación: inspecciones anuales OCA

– Equipos a presión: revisiones reglamentarias

Organización: Crea carpeta por cada equipo/vehículo con su documentación completa. Etiqueta físicamente los equipos con número de identificación que coincida con la documentación.

Paso 6: Revisar vigencias y caducidades

Antes de presentar la documentación al cliente, verifica vigencias:

Checklist final de vigencias:

– ☐ Certificado SS.SS.: ¿emisión <30 días?

– ☐ TC2/RNT: ¿corresponde al último mes?

– ☐ Certificado Hacienda: ¿vigencia <6 meses?

– ☐ Póliza RC: ¿vencimiento posterior al fin previsto del contrato?

– ☐ Certificados médicos: ¿todos con antigüedad <12 meses?

– ☐ ITV vehículos: ¿vigente?

– ☐ REA: ¿vigente? (renovación anual)

– ☐ Formaciones con caducidad: ¿CAP vigente? ¿ADR vigente?

Sistema de alertas: Implementa recordatorios de caducidad. Calendario con alertas 60/30/7 días antes de vencimientos.

Presentación: Organiza toda la documentación en carpetas claramente identificadas (Empresa / Trabajadores / Equipos). Si entregas físicamente, usa separadores con pestañas. Si entregas digitalmente, estructura de carpetas lógica y archivos con nombres descriptivos.

Casos especiales: Documentación CAE según sector

Construcción: documentación adicional específica

El sector de la construcción tiene el régimen más exhaustivo de documentación CAE por su alta siniestralidad (Real Decreto 1627/1997):

Antes del inicio de obra:

– Plan de Seguridad y Salud elaborado sobre el Estudio de S&S, aprobado por Coordinador

– Comunicación de apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral

– Aviso previo (si obra >30 días laborables con >20 trabajadores simultáneos, o >500 jornadas)

– Libro de subcontratación habilitado por autoridad laboral

– Actas de aprobación del Plan de S&S

– Designación de Coordinador de Seguridad y Salud en fase de ejecución

Durante la obra:

– Libro de incidencias disponible en obra

– Actas de reuniones de coordinación (frecuencia según plan)

– Partes de trabajo diarios donde aparezcan trabajadores presentes

– Actualizaciones del Plan de S&S si hay cambios significativos

– Comunicaciones de modificaciones sustanciales (cambios subcontratistas, plazos)

Por cada subcontratista:

– Inscripción en Libro de Subcontratación

– Acta de adhesión al Plan de S&S firmada

– REA vigente

– Formación construcción 20h oficios / 6h peones (según Convenio)

– Documentación CAE completa estándar

Formaciones específicas adicionales:

– Trabajos en cubiertas/altura: formación específica + sistemas anticaídas

– Montaje de estructuras: curso montador

– Operadores de maquinaria: certificaciones (retroexcavadora, grúa torre, etc.)

– Trabajos con amianto: formación específica 15h (si aplica en rehabilitación)

Industria y manufactura: particularidades

El sector industrial tiene requisitos específicos relacionados con la complejidad de sus procesos y maquinaria:

Riesgos específicos a documentar:

– Riesgo químico: fichas de datos de seguridad (FDS) de todos los productos

– Riesgo eléctrico: habilitaciones eléctricas de trabajadores (si intervienen en instalaciones)

– Espacios confinados: formación específica, procedimiento de trabajo, equipos de rescate

– Atmósferas explosivas (ATEX): formación, equipos certificados ATEX

– Ruido/vibraciones: protocolos de vigilancia de la salud específicos

Documentación de equipos industriales:

– Máquinas-herramienta: declaración CE, revisiones

– Carretillas elevadoras: formación operador, revisiones diarias, ITV si procede

– Puentes grúa: inspección anual OCA, libro de mantenimiento

– Instalaciones a presión: inspecciones reglamentarias según RD 2060/2008

– Equipos de soldadura: verificaciones periódicas, formación soldador

Coordinación con sistemas de gestión del cliente:

– Muchas industrias tienen ISO 9001, 14001, 45001

– Pueden exigir alineación con sus procedimientos de calidad/medio ambiente/seguridad

– Documentación de coordinación más exhaustiva (matriz de riesgos, permisos de trabajo)

Sectores específicos:

– Alimentación: formación manipulador de alimentos, protocolos APPCC compatibles

– Farmacéutico: formación en GMP (Buenas Prácticas de Fabricación), limpieza validada

– Químico: formación específica en sustancias peligrosas, planes de emergencia químicos

Servicios y facility management: requisitos

Empresas de servicios (limpieza, mantenimiento, seguridad, catering) que operan en instalaciones de múltiples clientes:

Evaluación de riesgos multicliente:

– Evaluación general de tu actividad de servicio

– Adendas específicas por cada cliente incorporando riesgos de sus instalaciones

– Actualización frecuente (cada nuevo contrato = nueva evaluación específica)

Formación específica servicios:

– Limpieza: uso de productos químicos profesionales, protocolo COVID si procede, limpieza en altura

– Mantenimiento: habilitaciones eléctricas, trabajos en altura, espacios confinados, legionela

– Seguridad: TIP (Tarjeta de Identificación Profesional) obligatoria

– Catering: manipulador de alimentos, APPCC, alergias e intolerancias

Rotación de trabajadores:

– Alta rotación implica actualización documental frecuente

– Sistemas ágiles para incorporar nuevos trabajadores rápidamente

– Plataformas digitales especialmente útiles en este sector

Coordinación horaria:

– Servicios nocturnos (limpieza): coordinación con trabajadores de mantenimiento, seguridad

– Servicios en horario productivo: procedimientos para no interferir con producción

– Accesos fuera de horario: llaves, códigos, sistemas de alarma

Transporte y logística: certificaciones especiales

El transporte tiene certificaciones profesionales obligatorias específicas:

Certificaciones de conductores:

– CAP (Certificado de Aptitud Profesional): Obligatorio transporte mercancías >3.500 kg o viajeros >9 plazas

– Formación inicial 280h (jóvenes conductores) o acelerada 140h (conductores experimentados)

– Formación continua 35h cada 5 años

– Tarjeta CAP física que debe llevar el conductor

Transporte de mercancías peligrosas:

– ADR: Acuerdo Europeo Transporte Mercancías Peligrosas por Carretera

– Curso básico 18-21 horas (cisternas, explosivos tienen formaciones adicionales)

– Renovación cada 5 años

– Certificado ADR físico que porta el conductor

Documentación de vehículos:

– ITV: periodicidad especial transporte (anual o semestral según tipo)

– Tarjeta de transporte público o privado complementario

– Limitador de velocidad (tacógrafo) calibrado

– Certificado ADR del vehículo si transporta mercancías peligrosas

– Certificación ATP si transporte temperatura controlada (perecederos)

Centros logísticos y almacenes:

– Formación carretillero para operadores de almacén

– Procedimientos de carga/descarga segura

– Delimitación de zonas de circulación peatonal vs. vehículos

– EPIs específicos: calzado de seguridad, chalecos alta visibilidad

Coordinación en muelles de carga:

– Procedimientos de entrada/salida de transportistas

– Control de acceso a zonas de carga/descarga

– Señalización y delimitación de zonas

– Coordinación entre transportista y personal del almacén

Conclusión: La documentación CAE como ventaja competitiva

Beneficios de tener documentación siempre actualizada

Mantener tu documentación CAE perfectamente al día va más allá del mero cumplimiento normativo. Representa una inversión estratégica con retornos tangibles:

Ventaja competitiva comercial: Empresas con documentación CAE impecable se diferencian en procesos de homologación de proveedores. Las grandes empresas priorizan contratistas que demuestran profesionalidad preventiva, lo que se traduce en mayor probabilidad de adjudicación de contratos, acceso a clientes premium que exigen estándares altos, reducción de tiempos de homologación (acceso más rápido a nuevos contratos), y mejor reputación en el sector.

Reducción de costes operativos: Aunque preparar documentación CAE requiere inversión inicial, ahorra costes a medio plazo. Un sistema documental robusto evita sanciones (promedio 12.500€ en 2024), rechazos de acceso que paralizan trabajo, pérdidas de facturación por no poder trabajar, penalizaciones contractuales por retrasos, y sobrecostes de gestión urgente de última hora.

Reducción de siniestralidad: El INSST confirma que centros con buena coordinación tienen hasta un 40% menos de accidentes en situaciones de concurrencia. Menos accidentes implican menores primas de seguro, reducción de costes directos e indirectos de accidentes, mejora del clima laboral y retención de talento, y evitación de responsabilidades civiles y penales.

Eficiencia organizativa: La disciplina de mantener documentación actualizada mejora la gestión general de la empresa. Estableces sistemas de control de caducidades aplicables a otros ámbitos (seguros, licencias, certificaciones de calidad), mejoras el flujo de información interno, profesionalizas la gestión administrativa, y facilitas auditorías y certificaciones (ISO 45001, etc.).

Tranquilidad jurídica: Saber que cumples con tus obligaciones CAE proporciona seguridad frente a inspecciones de trabajo (documentación disponible inmediatamente), reclamaciones de clientes (evidencia de cumplimiento contractual), incidentes o accidentes (prueba de diligencia debida), y litigios laborales (documentación preventiva completa).

Próximos pasos para contratistas que empiezan

Si eres contratista y estás preparando tu documentación CAE por primera vez, sigue esta hoja de ruta:

Semana 1-2: Evaluación y planificación

– Identifica documentos necesarios según tu sector y actividad específica

– Contacta con tu Servicio de Prevención para programar evaluaciones y reconocimientos

– Solicita información al empresario principal sobre requisitos específicos de sus instalaciones

– Crea calendario con fechas límite

Semana 3-4: Obtención de certificados administrativos

– Tramita certificados de Seguridad Social y Hacienda

– Revisa y actualiza póliza de responsabilidad civil si es necesario

– Solicita REA si es construcción (plazo 15-30 días)

– Descarga TC2/RNT y RLC

Semana 5-6: Documentación preventiva

– Elabora con tu SPA la evaluación de riesgos específica

– Revisa o elabora tu plan de prevención

– Programa reconocimientos médicos de trabajadores

– Organiza formaciones PRL pendientes

Semana 7-8: Documentación de trabajadores

– Recopila contratos, altas SS.SS., DNI de todos los trabajadores

– Obtén certificados médicos tras reconocimientos

– Reúne diplomas de formación (PRL y específicas)

– Elabora justificantes de entrega de EPIs

Semana 9-10: Documentación de equipos

– Verifica ITV de vehículos (renueva si está próxima a caducar)

– Recopila declaraciones CE de maquinaria

– Comprueba certificados de revisiones periódicas

– Organiza manuales de equipos

Semana 11-12: Organización y presentación

– Digitaliza toda la documentación en alta calidad

– Organiza en estructura de carpetas lógica

– Crea checklist de verificación final

– Si usas plataforma CAE, carga todos los documentos

– Presenta documentación al empresario principal con antelación suficiente

Inversión de tiempo total estimada: Primera vez: 60-80 horas (si lo haces tú). Con gestoría o plataforma CAE: 20-30 horas. Mantenimiento posterior: 3-5 horas/mes una vez establecido el sistema.

Recomendación final: No dejes la documentación CAE para última hora. Trabajar con grandes empresas requiere profesionalidad preventiva. La inversión en documentación bien organizada se amortiza rápidamente mediante acceso más fluido a contratos, reducción de rechazos, evitación de sanciones, y reducción de accidentes.

La documentación CAE no es un obstáculo burocrático, es una herramienta de gestión que protege a tus trabajadores, asegura tu cumplimiento normativo, y te diferencia como contratista profesional en un mercado cada vez más exigente.