Biblioteca de Documentos CAE: Catálogo Completo con 97 Fichas y Guías de Validación

La gestión documental en Coordinación de Actividades Empresariales representa uno de los mayores desafíos para los departamentos de prevención en España. Entre errores de validación, documentos rechazados y actualizaciones constantes, los responsables de PRL dedican hasta el 60% de su tiempo a tareas administrativas en lugar de supervisión efectiva en campo.

Esta Biblioteca de Documentos CAE surge como respuesta a esa necesidad: un catálogo completo, organizado y navegable de los 97 documentos más relevantes en CAE, cada uno con su ficha detallada, guía de validación paso a paso, errores comunes y normativa aplicable actualizada a 2025.

En esta biblioteca encontrarás:

• ✅ 97 fichas de documentos CAE completamente detalladas
• ✅ Categorización por tipo: Empresa, Trabajador, Vehículo/Maquinaria y Sector específico
• ✅ Guías de validación con criterios exactos para cada documento
• ✅ Errores comunes y cómo evitarlos
• ✅ Normativa aplicable actualizada
• ✅ Cómo automatizar la validación con Twind

¿Qué es una Biblioteca de Documentos CAE?

Una Biblioteca de Documentos CAE es un repositorio organizado y estructurado que cataloga todos los documentos necesarios para cumplir con la normativa de Coordinación de Actividades Empresariales establecida en el Real Decreto 171/2004. A diferencia de una simple lista, una biblioteca proporciona fichas individuales con información completa sobre cada documento: definición, normativa, criterios de validación, periodicidad y casos de aplicación.

Elementos clave de una Biblioteca de Documentos CAE

La biblioteca está organizada en cuatro categorías principales:

1. Documentos de Empresa (32 documentos): Acreditan la solvencia legal, fiscal y preventiva de la organización contratista
2. Documentos de Trabajador (41 documentos): Certifican la capacitación, formación y aptitud de cada empleado
3. Documentos de Vehículo/Maquinaria (15 documentos): Garantizan que equipos y vehículos cumplen requisitos de seguridad
4. Documentos Específicos por Sector (9 documentos): Requisitos adicionales para construcción, industria, logística, etc.

¿Por qué necesitas una Biblioteca de Documentos CAE?

Datos y estadísticas en España 2025

La gestión documental CAE en España enfrenta retos significativos:

• El 73% de las empresas reporta rechazos documentales que retrasan el inicio de trabajos (Estudio AECER 2024)
• Las sanciones por incumplimiento documental pueden alcanzar hasta 819.780€ según la gravedad (Ley 31/1995 LPRL)
• El tiempo medio de validación manual de un contratista completo es de 4-6 horas por empresa
• El 45% de los accidentes laborales en concurrencia de empresas está relacionado con fallos en la coordinación documental (INSST 2024)

Marco legal y obligaciones

Según el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 171/2004, toda empresa que comparta centro de trabajo con contratistas tiene la obligación legal de:

• Intercambiar información sobre riesgos específicos
• Verificar que contratistas cumplen con obligaciones preventivas
• Establecer medios de coordinación necesarios
• Informar a trabajadores sobre riesgos concurrentes
• Conservar documentación justificativa durante mínimo 5 años

La falta de documentación correcta puede derivar en:

• Sanciones administrativas graves (40.985€ – 819.780€)
• Responsabilidad subsidiaria en caso de accidente
• Paralización de trabajos por Inspección de Trabajo
• Responsabilidad penal en casos de negligencia grave

¿Cómo funciona la Biblioteca de Documentos CAE?

Paso a paso para utilizar la biblioteca

Paso 1: Identifica el tipo de actividad y contratista Determina el sector (construcción, mantenimiento, logística, etc.) y el tipo de empresa (contratista principal, subcontrata, autónomo).

Paso 2: Consulta la categoría correspondiente Navega por las cuatro categorías principales para identificar qué documentos aplican a tu caso específico.

Paso 3: Revisa cada ficha individual Cada documento tiene su ficha con:

• Definición y propósito
• ¿Quién debe presentarlo?
• ¿Cuándo es obligatorio?
• Vigencia y periodicidad
• Criterios de validación
• Errores comunes
• Normativa de referencia

Paso 4: Establece tu checklist personalizado Basándote en la matriz de aplicabilidad, crea tu listado específico de documentos requeridos.

Paso 5: Configura alertas de caducidad Identifica las fechas de renovación de cada documento y establece recordatorios automáticos.

Casos prácticos reales

Caso 1: Empresa de mantenimiento en planta industrial

• Documentos de empresa: 18 documentos obligatorios
• Documentos por trabajador: 12 documentos por empleado
• Documentos de vehículo: 6 documentos si usan furgoneta de herramientas
• Total: 36 documentos + (12 × número de trabajadores)

Caso 2: Subcontrata en obra de construcción

• Documentos de empresa: 22 documentos (incluye REA, Libro Subcontratación)
• Documentos por trabajador: 15 documentos por empleado (incluye formación 20h)
• Documentos de maquinaria: 8 documentos por máquina (grúa, excavadora)
• Total: 30+ documentos base + específicos por trabajador y máquina

Biblioteca de Documentos CAE: Catálogo Completo

Categoría 1: Documentos de Empresa (32 documentos)

Documentos de Seguridad Social y Fiscales (7 documentos)

1. RNT – Relación Nominal de Trabajadores

• Propósito: Detalla altas, bajas y cotizaciones mensuales de empleados
• Sustituye a: Antiguo modelo TC2
• Vigencia: Mensual
• Validación clave: Verificar huella electrónica y que incluye todos los trabajadores del periodo
• Error común: Presentar RNT de meses anteriores

2. RLC – Relación de Liquidación de Cotizaciones

• Propósito: Acredita el pago efectivo de cotizaciones a la Seguridad Social
• Sustituye a: Antiguo modelo TC1
• Vigencia: Mensual
• Validación clave: Comprobar huella electrónica y pago realizado
• Error común: No coincidir trabajadores entre RNT y RLC

3. ITA – Informe de Trabajadores en Alta

• Propósito: Lista trabajadores dados de alta en tiempo real
• Vigencia: Máximo 24-48 horas desde emisión
• Validación clave: Verificar que fecha de emisión es reciente
• Error común: Presentar ITA con más de 48h de antigüedad

4. Certificado de la Seguridad Social

• Propósito: Acredita que empresa está al corriente de pagos
• Vigencia: Trimestral (renovación automática si no hay deudas)
• Validación clave: Resultado debe ser «POSITIVO»
• Error común: No actualizar cuando hay deudas pendientes

5. Certificado de la Agencia Tributaria

• Propósito: Acredita cumplimiento de obligaciones fiscales
• Normativa: RD 1065/2007
• Vigencia: Trimestral
• Validación clave: Estado «POSITIVO» en el certificado
• Error común: Solicitar fuera de plazo

6. Recibo de Autónomo (si aplica)

• Propósito: Justifica pago de cuota como trabajador por cuenta propia
• Vigencia: Mensual
• Validación clave: Verificar código RETA
• Error común: No coincidir con periodo de trabajo

7. Justificante de pago a Mutua

• Propósito: Acredita cobertura de contingencias profesionales
• Vigencia: Anual con recibos mensuales
• Validación clave: Mutua debe estar activa
• Error común: Presentar documentación de mutua anterior

Documentos de Prevención de Riesgos Laborales (12 documentos)

8. Evaluación de Riesgos Laborales

• Propósito: Identifica riesgos de la actividad y medidas preventivas
• Normativa: Ley 31/1995 LPRL, RD 39/1997
• Vigencia: Mínimo anual, actualizar si hay cambios
• Validación clave: Debe ser específica de los trabajos a realizar
• Error común: Presentar evaluación genérica no adaptada

9. Planificación de la Actividad Preventiva

• Propósito: Detalla medidas para eliminar o reducir riesgos identificados
• Vigencia: Vinculada a evaluación de riesgos
• Validación clave: Coherencia con evaluación
• Error común: No incluir plazos de ejecución

10. Modalidad Preventiva (Contrato SPA o Propio)

• Propósito: Acredita cómo empresa gestiona la prevención
• Opciones: Servicio Prevención Ajeno (SPA), Propio, Trabajador Designado, Mutua
• Validación clave: Contrato vigente con alcance completo
• Error común: SPA con disciplinas incompletas

11. Plan de Prevención de Riesgos Laborales

• Propósito: Documento marco de integración preventiva en la empresa
• Normativa: Artículo 16 LPRL
• Vigencia: Permanente, actualización continua
• Validación clave: Debe incluir organigrama preventivo
• Error común: No actualizar tras cambios organizativos

12. Designación de Recursos Preventivos

• Propósito: Acredita presencia de personal de vigilancia en trabajos de riesgo
• Normativa: Artículo 32 bis LPRL
• Vigencia: Por actividad específica
• Validación clave: Formación nivel básico 60h
• Error común: No designar cuando es obligatorio

13. Acta de entrega de información de riesgos

• Propósito: Justifica que contratista ha recibido información sobre riesgos del centro
• Normativa: RD 171/2004, artículo 7
• Vigencia: Por proyecto o acceso
• Validación clave: Firma responsable contratista
• Error común: No detallar riesgos específicos del centro

14. Instrucciones de Trabajo Seguro

• Propósito: Procedimientos específicos para tareas con riesgo
• Vigencia: Permanente, revisar anualmente
• Validación clave: Adaptadas a actividad real
• Error común: Instrucciones genéricas no aplicables

15. Plan de Emergencia y Evacuación

• Propósito: Define actuación ante situaciones de emergencia
• Normativa: RD 393/2007
• Vigencia: Revisión cada 3 años o tras cambios
• Validación clave: Incluir planos de evacuación
• Error común: No realizar simulacros documentados

16. Medidas de Coordinación CAE

• Propósito: Describe medios específicos de coordinación entre empresas
• Normativa: RD 171/2004, artículo 11
• Vigencia: Por proyecto
• Validación clave: Definir claramente responsabilidades
• Error común: Medidas genéricas no implementables

17. Actas de Reuniones de Coordinación

• Propósito: Registro de reuniones CAE con acuerdos adoptados
• Vigencia: Permanente (conservar 5 años)
• Validación clave: Asistentes, fecha, acuerdos
• Error común: No convocar reuniones preceptivas

18. Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo

• Propósito: Documento donde Inspección registra visitas
• Obligatorio: Tenerlo disponible en centro de trabajo
• Validación clave: Actualizado y accesible
• Error común: No disponer del libro físico

19. Investigación de Accidentes

• Propósito: Análisis de causas y medidas correctoras tras accidente
• Normativa: RD 39/1997, artículo 16
• Vigencia: Conservar indefinidamente
• Validación clave: Metodología estructurada (árbol de causas)
• Error común: No investigar incidentes sin baja

Documentos Societarios y Contractuales (8 documentos)

20. CIF y Escritura de Constitución

• Propósito: Identifica legalmente a la empresa
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: CIF debe coincidir en todos los documentos
• Error común: Presentar documentación de otra razón social

21. Seguro de Responsabilidad Civil

• Propósito: Cobertura de daños a terceros
• Normativa: Ley 50/1980 Contrato de Seguro
• Vigencia: Anual con recibo de pago
• Validación clave: Capital asegurado mínimo (consultar por sector)
• Error común: Póliza caducada o capital insuficiente

22. Seguro de Accidentes (según convenio)

• Propósito: Cobertura adicional específica por convenio colectivo
• Vigencia: Según condiciones póliza
• Validación clave: Verificar requisitos del convenio aplicable
• Error común: No contratar cuando es obligatorio por convenio

23. Certificado de Registro Mercantil

• Propósito: Acredita inscripción en Registro
• Vigencia: Permanente (actualizar si hay modificaciones)
• Validación clave: Datos actualizados
• Error común: Información desactualizada tras cambios

24. Declaración Censal (Modelo 036/037)

• Propósito: Alta en Censo de Empresarios ante AEAT
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Actividades CNAE correctas
• Error común: CNAE no corresponde con actividad real

25. Contrato Marco o Pedido

• Propósito: Acredita relación contractual entre empresas
• Vigencia: Duración del contrato
• Validación clave: Alcance de trabajos definido
• Error común: Contrato genérico sin detalle de actividad

26. Cláusulas de Protección de Datos (RGPD)

• Propósito: Cumplimiento RGPD en intercambio documental
• Normativa: Reglamento (UE) 2016/679
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Roles definidos (responsable/encargado)
• Error común: No firmar cláusulas de protección de datos

27. Certificado ISO (opcional pero valorado)

• Propósito: Acredita sistemas de gestión certificados (ISO 9001, 14001, 45001)
• Vigencia: 3 años con auditorías anuales
• Validación clave: Certificado vigente y alcance
• Error común: Presentar certificado caducado

Documentos Sector Construcción (5 documentos)

28. REA – Registro de Empresas Acreditadas

• Propósito: Acredita capacidad para trabajar en construcción
• Normativa: Ley 32/2006 Subcontratación Construcción
• Vigencia: Permanente (renovación online)
• Validación clave: Inscripción activa y categoría
• Error común: REA no actualizado tras cambios

29. Libro de Subcontratación

• Propósito: Registro de cadena de subcontratación en obra
• Normativa: Ley 32/2006
• Vigencia: Por obra
• Validación clave: Visados de coordinador seguridad
• Error común: No habilitar libro en plazo

30. Plan de Seguridad y Salud

• Propósito: Adaptación del Estudio de Seguridad a la obra
• Normativa: RD 1627/1997
• Vigencia: Por obra
• Validación clave: Aprobado por coordinador seguridad
• Error común: No adaptar a medios y recursos reales

31. Estudio de Seguridad y Salud

• Propósito: Análisis de riesgos del proyecto de construcción
• Normativa: RD 1627/1997
• Vigencia: Por proyecto
• Validación clave: Elaborado por técnico competente
• Error común: Estudio genérico no adaptado

32. Apertura de Centro de Trabajo

• Propósito: Comunicación a autoridad laboral de inicio de obra
• Normativa: Orden TIN/1071/2010
• Vigencia: Por obra
• Validación clave: Comunicación dentro de plazo
• Error común: Comunicar fuera de plazo reglamentario

Categoría 2: Documentos del Trabajador (41 documentos)

Documentos de Identificación y Relación Laboral (5 documentos)

33. DNI/NIE

• Propósito: Identificación del trabajador
• Vigencia: Según caducidad del documento
• Validación clave: Vigente y legible
• Error común: Presentar fotocopia ilegible

34. Contrato de Trabajo

• Propósito: Acredita relación laboral
• Vigencia: Duración del contrato
• Validación clave: Firmado por ambas partes
• Error común: Contrato no firmado o sin sellar

35. Alta en Seguridad Social (TA2)

• Propósito: Justifica afiliación y alta del trabajador
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Número afiliación correcto
• Error común: TA2 de empresa anterior

36. Nómina

• Propósito: Justificante de vínculo laboral y pago
• Vigencia: Mensual
• Validación clave: Corresponder al mes de trabajo
• Error común: Presentar nóminas atrasadas

37. Autorización de Trabajo (extranjeros)

• Propósito: Permiso legal para trabajar en España
• Vigencia: Según tipo de autorización
• Validación clave: Vigente y sin restricciones
• Error común: Trabajar con autorización caducada

Documentos de Formación PRL (12 documentos)

38. Formación Inicial PRL (20 horas sector construcción)

• Propósito: Formación básica en prevención
• Normativa: Convenio General Construcción
• Vigencia: Indefinida
• Validación clave: Homologada por Fundación Laboral
• Error común: Formación no homologada

39. Formación Nivel Básico PRL (60 horas)

• Propósito: Capacitación para recurso preventivo
• Normativa: RD 39/1997
• Vigencia: Indefinida
• Validación clave: Impartida por entidad acreditada
• Error común: Curso online no oficial

40. Formación Específica del Puesto

• Propósito: Capacitación para tareas específicas
• Normativa: Artículo 19 LPRL
• Vigencia: Actualización cada 2-3 años recomendada
• Validación clave: Adaptada a riesgos reales del puesto
• Error común: Formación genérica no aplicable

41. Formación en Trabajos en Altura

• Propósito: Habilita para trabajos >2 metros
• Vigencia: Renovación recomendada cada 3-4 años
• Validación clave: Incluir práctica con EPI anticaídas
• Error común: Solo formación teórica

42. Formación en Espacios Confinados

• Propósito: Capacitación para trabajos en espacios con atmósfera peligrosa
• Vigencia: Renovación recomendada cada 3 años
• Validación clave: Incluir rescate y primeros auxilios
• Error común: No incluir permisos de trabajo

43. Formación en Riesgo Eléctrico (5 niveles)

• Propósito: Habilita trabajos eléctricos según tensión
• Normativa: RD 614/2001
• Vigencia: Renovación cada 5 años
• Validación clave: Nivel apropiado (C0, B1, B2, A1, A2)
• Error común: Nivel insuficiente para la tensión

44. Formación ADR (Transporte Mercancías Peligrosas)

• Propósito: Capacita para transporte de sustancias peligrosas
• Normativa: ADR 2025
• Vigencia: 5 años
• Validación clave: Especialización según tipo de mercancía
• Error común: ADR básico cuando se requiere especialización

45. Formación en Plataformas Elevadoras (PEMP)

• Propósito: Habilita para manejo de PEMP
• Vigencia: Renovación recomendada cada 5 años
• Validación clave: Categoría (3a, 3b) según tipo de plataforma
• Error común: Categoría incorrecta

46. Formación en Carretillas Elevadoras

• Propósito: Capacita para conducción de carretillas
• Vigencia: Renovación cada 5 años recomendada
• Validación clave: Tipo de carretilla (frontal, retráctil, etc.)
• Error común: No incluir parte práctica

47. Formación en Manipulación de Productos Químicos

• Propósito: Capacitación para trabajo con sustancias peligrosas
• Vigencia: Renovación cada 3-4 años
• Validación clave: Incluir fichas de datos de seguridad
• Error común: No especificar productos concretos

48. Formación de Primeros Auxilios

• Propósito: Capacita para atención inicial en emergencias
• Vigencia: Renovación cada 2-3 años
• Validación clave: Mínimo 8-12 horas con práctica
• Error común: Cursos excesivamente cortos

49. Formación en Extinción de Incendios

• Propósito: Capacitación para uso de extintores y BIEs
• Vigencia: Renovación cada 2-3 años
• Validación clave: Incluir práctica con fuego real
• Error común: Solo formación teórica

Documentos de Vigilancia de la Salud (6 documentos)

50. Certificado de Aptitud Médica

• Propósito: Acredita que trabajador es apto para el puesto
• Normativa: Artículo 22 LPRL
• Vigencia: Generalmente 12 meses (puede variar según riesgo)
• Validación clave: Correspondencia puesto-protocolo
• Error común: Protocolo genérico no específico

51. Consentimiento Informado para Reconocimiento Médico

• Propósito: Autorización del trabajador para reconocimiento
• Vigencia: Por reconocimiento
• Validación clave: Firma del trabajador
• Error común: Realizar reconocimiento sin consentimiento

52. Informe de Aptitud con Restricciones (si aplica)

• Propósito: Detalla limitaciones del trabajador
• Vigencia: Según indicación médica
• Validación clave: Restricciones claras y aplicables
• Error común: No adaptar puesto a restricciones

53. Protocolo de Vigilancia de la Salud Específico

• Propósito: Define pruebas médicas según riesgos del puesto
• Vigencia: Permanente, actualizar si cambian riesgos
• Validación clave: Protocolo del Ministerio de Sanidad
• Error común: Usar protocolos genéricos

54. Declaración de No Apto (si aplica)

• Propósito: Indica que trabajador no puede realizar ciertas tareas
• Vigencia: Permanente o hasta nueva evaluación
• Validación clave: Fundamento médico
• Error común: No retirar trabajador del puesto

55. Estudio de Prolongación de la Vida Laboral (mayores 55 años)

• Propósito: Evaluación específica para trabajadores senior
• Normativa: Ley 6/2017
• Vigencia: Anual para mayores de 55 años
• Validación clave: Adaptaciones propuestas
• Error común: No realizar cuando es obligatorio

Documentos de Equipos de Protección Individual (4 documentos)

56. Registro de Entrega de EPIs

• Propósito: Justifica que trabajador ha recibido protecciones
• Normativa: RD 773/1997
• Vigencia: Por entrega
• Validación clave: Firma trabajador + descripción EPI
• Error común: No especificar tipo de EPI

57. Ficha Técnica de EPIs

• Propósito: Especificaciones técnicas de los equipos
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Marcado CE y categoría
• Error común: EPIs sin certificación

58. Justificante de Formación en Uso de EPIs

• Propósito: Acredita que trabajador sabe usar correctamente EPIs
• Normativa: Artículo 19 LPRL
• Vigencia: Inicial + reciclaje periódico
• Validación clave: Incluir práctica de uso
• Error común: Asumir que trabajador sabe usarlos

59. Registro de Revisión y Mantenimiento de EPIs

• Propósito: Control de estado de equipos reutilizables
• Vigencia: Según fabricante
• Validación clave: Periodicidad de inspección
• Error común: No revisar EPIs reutilizables

Documentos de Información y Comunicación (6 documentos)

60. Acta de Entrega de Información de Riesgos

• Propósito: Justifica que trabajador conoce riesgos de su puesto
• Normativa: Artículo 18 LPRL
• Vigencia: Inicial + actualización si hay cambios
• Validación clave: Firma trabajador + fecha
• Error común: Información genérica no específica

61. Instrucciones de Trabajo Recibidas

• Propósito: Procedimientos específicos entregados al trabajador
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Adaptadas a tarea real
• Error común: Instrucciones genéricas

62. Fichas de Datos de Seguridad (FDS) – productos químicos

• Propósito: Información sobre manipulación segura de químicos
• Normativa: REACH
• Vigencia: Actualización cuando cambia formulación
• Validación clave: FDS en español y actualizada
• Error común: FDS obsoletas

63. Manual de Uso Seguro de Maquinaria

• Propósito: Instrucciones del fabricante para uso seguro
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Idioma español
• Error común: No disponer de manuales

64. Permiso de Trabajo (espacios confinados, caliente, altura)

• Propósito: Autorización específica para trabajos de alto riesgo
• Vigencia: Por tarea/turno
• Validación clave: Mediciones y autorizaciones completas
• Error común: Permisos genéricos sin mediciones

65. Comunicación de Riego Grave e Inminente

• Propósito: Notificación formal de situación de peligro
• Normativa: Artículo 21 LPRL
• Vigencia: Inmediata
• Validación clave: Entrega acreditada + paralización
• Error común: No paralizar actividad

Documentos Administrativos Trabajador (8 documentos)

66. Registro Horario

• Propósito: Control de jornada laboral
• Normativa: RD-ley 8/2019
• Vigencia: Conservar 4 años
• Validación clave: Registro diario de entrada/salida
• Error común: Registro manual sin verificación

67. Calendario Laboral

• Propósito: Define jornada, horarios y festivos
• Vigencia: Anual
• Validación clave: Expuesto en centro de trabajo
• Error común: No actualizar anualmente

68. Copia Básica Contrato (para empresa principal)

• Propósito: Información sobre relación laboral sin datos sensibles
• Vigencia: Duración contrato
• Validación clave: Sin datos personales excesivos
• Error común: Presentar contrato completo

69. Certificado de Empresa

• Propósito: Acredita servicios prestados al finalizar relación
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Firma y sello empresa
• Error común: No solicitar al finalizar contrato

70. Informe de Vida Laboral

• Propósito: Historial de cotizaciones del trabajador
• Vigencia: Actualizada
• Validación clave: Incluir empresa actual
• Error común: Informe desactualizado

71. Título Académico/Profesional

• Propósito: Acredita cualificación técnica requerida
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Homologación si es título extranjero
• Error común: Titulación no homologada

72. Certificado de Profesionalidad

• Propósito: Acredita competencias profesionales
• Normativa: RD 34/2008
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Expedido por autoridad competente
• Error común: Certificados privados no oficiales

73. Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC)

• Propósito: Acredita formación y experiencia en construcción
• Normativa: Convenio General Construcción
• Vigencia: 5 años renovable
• Validación clave: Vigente y categoría correcta
• Error común: TPC caducada

Categoría 3: Documentos de Vehículo/Maquinaria (15 documentos)

Documentos Generales de Vehículos (7 documentos)

74. ITV (Inspección Técnica de Vehículos)

• Propósito: Acredita estado técnico del vehículo
• Vigencia: Anual o bienal según antigüedad
• Validación clave: Favorable y vigente
• Error común: Circular con ITV caducada

75. Permiso de Circulación

• Propósito: Autorización para circular por vía pública
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Datos coincidentes con vehículo
• Error común: Permiso de otro vehículo

76. Tarjeta de Transporte (si aplica)

• Propósito: Autorización para transporte mercancías
• Vigencia: 5 años
• Validación clave: Tipo de transporte autorizado
• Error común: Tarjeta no renovada

77. Seguro de Vehículo

• Propósito: Responsabilidad civil obligatoria
• Vigencia: Anual
• Validación clave: Póliza + recibo pagado
• Error común: Recibo impagado

78. Carné de Conducir

• Propósito: Autorización para conducción
• Vigencia: Según tipo de carné (5-10 años)
• Validación clave: Vigente y clase apropiada
• Error común: Permiso caducado

79. CAP (Certificado Aptitud Profesional) – transporte

• Propósito: Capacitación para transporte profesional
• Vigencia: 5 años
• Validación clave: Renovación con formación continua
• Error común: CAP caducado

80. Tacógrafo Digital (si aplica)

• Propósito: Registro de tiempos de conducción y descanso
• Vigencia: Calibración cada 2 años
• Validación clave: Calibrado y funcionando
• Error común: No descargar datos periódicamente

Documentos de Maquinaria (8 documentos)

81. Declaración CE de Conformidad

• Propósito: Certifica que máquina cumple directivas europeas
• Normativa: Directiva 2006/42/CE
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Marcado CE visible
• Error común: Maquinaria sin marcado CE

82. Manual de Instrucciones del Fabricante

• Propósito: Guía de uso seguro y mantenimiento
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Idioma español
• Error común: No disponer de manual

83. Certificado de Adecuación RD 1215/1997

• Propósito: Acredita adaptación de maquinaria antigua
• Normativa: RD 1215/1997
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Realizado por técnico competente
• Error común: Maquinaria no adecuada

84. Registro de Revisiones y Mantenimiento

• Propósito: Control de estado de conservación
• Vigencia: Permanente (conservar histórico)
• Validación clave: Periodicidad según fabricante
• Error común: Mantenimientos no documentados

85. Certificado de Inspección de Equipos de Trabajo (OCA)

• Propósito: Inspección por organismo acreditado
• Aplicable a: Grúas torre, PEMP, aparatos elevadores
• Vigencia: Anual o según tipo de equipo
• Validación clave: Realizada por OCA acreditada
• Error común: Inspección por empresa no acreditada

86. Autorización de Uso de Equipo de Trabajo

• Propósito: Acredita que trabajador está habilitado para manejo
• Vigencia: Permanente (mientras persista capacitación)
• Validación clave: Formación + evaluación práctica
• Error común: Autorizar sin verificar competencia

87. Proyecto de Instalación (grúas, equipos fijos)

• Propósito: Documentación técnica de instalación
• Vigencia: Permanente
• Validación clave: Visado colegial si es obligatorio
• Error común: Instalación sin proyecto

88. Seguro de Maquinaria

• Propósito: Cobertura de daños de equipos de valor elevado
• Vigencia: Anual
• Validación clave: Capital asegurado adecuado
• Error común: No asegurar maquinaria de alto valor

Categoría 4: Documentos Específicos por Sector (9 documentos)

89. Certificado ADR (Transporte Mercancías Peligrosas)

• Propósito: Acredita cumplimiento para transporte MMPP
• Normativa: ADR 2025
• Vigencia: 5 años
• Validación clave: Tipo de mercancía autorizada
• Error común: Clase ADR no autorizada

90. Certificado de Manipulador de Alimentos

• Propósito: Capacitación para manipulación alimentos
• Normativa: RD 109/2010
• Vigencia: Renovación cada 4-5 años
• Validación clave: Homologado por autoridad sanitaria
• Error común: Certificados online no oficiales

91. Carné de Instalador Eléctrico

• Propósito: Acredita cualificación para instalaciones eléctricas
• Normativa: RD 842/2002
• Vigencia: 5 años
• Validación clave: Categoría básica o especialista
• Error común: Categoría insuficiente para instalación

92. Carné de Instalador de Gas

• Propósito: Habilita para instalaciones de gas
• Normativa: RD 919/2006
• Vigencia: 5 años
• Validación clave: Tipo de gas autorizado
• Error común: No renovar en plazo

93. Certificado Frigorista (Gases Fluorados)

• Propósito: Acredita manipulación de equipos frigoríficos
• Normativa: RD 115/2017
• Vigencia: Permanente (Registro RITE)
• Validación clave: Inscripción en registro oficial
• Error común: No inscrito en registro

94. Autorización Amianto

• Propósito: Habilita para trabajos con amianto
• Normativa: RD 396/2006
• Vigencia: Por obra + plan específico
• Validación clave: Empresa inscrita RERA
• Error común: Trabajar sin inscripción RERA

95. Plan de Gestión de Residuos

• Propósito: Gestión ambiental de residuos generados
• Normativa: Ley 7/2022 Residuos
• Vigencia: Por proyecto/obra
• Validación clave: Incluir gestores autorizados
• Error común: No segregar residuos peligrosos

96. Autorización Sanitaria (sectores regulados)

• Propósito: Permiso para actividades con control sanitario
• Normativa: Ley 33/2011 Salud Pública
• Vigencia: Según autorización
• Validación clave: Alcance de la autorización
• Error común: Actividad fuera del alcance

97. Certificado de Calidad Ambiental

• Propósito: Acredita sistemas gestión ambiental
• Normativa: ISO 14001, EMAS
• Vigencia: 3 años con auditorías anuales
• Validación clave: Certificado vigente
• Error común: Auditorías no realizadas

Matriz de Aplicabilidad de Documentos CAE por Sector

Documentos CAE vs Otros Sistemas de Gestión

Comparativa: Gestión Manual vs. Plataforma CAE Digital

Ventajas de una Biblioteca de Documentos CAE Estructurada

✅ Acceso rápido: Consulta cualquier documento en <10 segundos ✅ Estandarización: Criterios de validación uniformes para todo el equipo ✅ Formación: Onboarding de nuevos técnicos PRL en 1 día vs. 1 semana ✅ Auditorías: Preparación para inspección en <30 minutos ✅ Reducción de rechazos: De 35% a <5% con criterios claros ✅ Ahorro de tiempo: Hasta 70% en gestión documental

Cuándo usar Biblioteca CAE vs. Consultoría PRL

Usa la Biblioteca CAE cuando:

• Necesites criterios de validación específicos por documento
• Quieras estandarizar procesos internos
• Tengas equipo técnico que necesita referencia rápida
• Busques autonomía en la gestión

Contrata Consultoría PRL cuando:

• Necesites elaborar evaluaciones de riesgos desde cero
• Requieras diseño completo de procedimiento CAE
• Precises asesoramiento legal en caso complejo
• Necesites auditorías externas certificadas

Preguntas frecuentes sobre Biblioteca de Documentos CAE

Errores comunes en documentos CAE y cómo evitarlos

Error 1: Presentar documentos caducados

Impacto: Rechazo automático del contratista, retraso en inicio de trabajos.

Solución:

• Implementar sistema de alertas automáticas 30 días antes de caducidad
• Revisar vigencias en reunión de coordinación previa
• Usar plataforma CAE con control de fechas automático

Error 2: Formación PRL no homologada

Impacto: Incumplimiento normativo grave, sanción de 40.985€ a 819.780€.

Solución:

• Verificar siempre que formación esté impartida por entidad acreditada
• En construcción, exigir formación homologada por Fundación Laboral
• Rechazar cursos online de dudosa procedencia

Error 3: Evaluación de riesgos genérica no específica

Impacto: No cumple requisito legal, invalidación completa del documento.

Solución:

• Exigir que evaluación mencione específicamente los trabajos a realizar
• Verificar que incluye riesgos concretos del centro de trabajo
• Rechazar evaluaciones «comodín» que sirven para todo

Error 4: Documentos sin firma o sello

Impacto: Documento sin validez legal.

Solución:

• Establecer en procedimiento CAE requisito de firma+sello
• Rechazar automáticamente documentos sin firmar
• Digitalizar con firma electrónica para evitar olvidos

Error 5: No verificar la cadena de subcontratación

Impacto: Posible responsabilidad subsidiaria, problemas en Inspección.

Solución:

• Exigir contrato o pedido que acredite relación contractual
• Verificar que subcontrata aparece en Libro de Subcontratación (construcción)
• Mantener mapa actualizado de la cadena completa

Herramientas y recursos para gestionar la Biblioteca de Documentos CAE

Plataforma Digital Twind

Twind ofrece la solución más avanzada para gestionar tu Biblioteca de Documentos CAE:

Características principales:

• 📚 Catálogo precargado con los 97 documentos más comunes
• ✅ Validación automática con criterios predefinidos
• 🔔 Alertas inteligentes de caducidad
• 📊 Dashboard con estado de cumplimiento en tiempo real
• 🔗 Integración API con Seguridad Social para validación de ITA, RNT, RLC
• 📱 App móvil para validación en campo
• 🔒 Cumplimiento RGPD by design
• ⚡ Automatización de flujos de aprobación/rechazo

Recursos Oficiales Complementarios

1. INSST (Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo)
   • www.insst.es
   • NTPs (Notas Técnicas de Prevención) sobre CAE
   • Guías técnicas gratuitas
2. BOE (Boletín Oficial del Estado)
   • www.boe.es
   • Consulta de normativa actualizada: RD 171/2004, Ley 31/1995
3. Sede Electrónica Seguridad Social
   • sede.seg-social.gob.es
   • Obtención de RNT, RLC, ITA, certificados
4. Fundación Laboral de la Construcción
   • www.fundacionlaboral.org
   • Homologación formación 20h construcción
   • Tarjeta Profesional de la Construcción
5. Ministerio de Trabajo y Economía Social
   • www.mites.gob.es
   • Consultas sobre Inspección de Trabajo

Conclusión y próximos pasos

Puntos clave de la Biblioteca de Documentos CAE

• ✅ Existen 97 documentos CAE principales organizados en 4 categorías
• ✅ Cada documento tiene criterios de validación específicos que deben verificarse
• ✅ Los errores más comunes (documentos caducados, formación no homologada) representan el 85% de rechazos
• ✅ La automatización reduce el tiempo de gestión en un 70% y errores en un 85%
• ✅ Una biblioteca estructurada es el diferenciador clave entre gestión reactiva y proactiva

Próximos pasos para implementar tu Biblioteca CAE

Paso 1: Audita tu situación actual (1-2 días)

• Identifica qué documentos solicitas actualmente
• Detecta gaps en tu procedimiento CAE
• Cuantifica tiempo dedicado a gestión documental

Paso 2: Personaliza tu catálogo (3-5 días)

• Selecciona los documentos aplicables a tu sector
• Define criterios de validación específicos
• Establece periodicidades de renovación

Paso 3: Digitaliza el proceso (1-2 semanas)

• Implementa plataforma CAE (recomendado: Twind)
• Migra documentación existente
• Configura alertas automáticas

Paso 4: Forma a tu equipo (1 semana)

• Capacita al equipo PRL en uso de biblioteca
• Estandariza criterios de validación
• Establece workflow de aprobación

Paso 5: Optimiza continuamente (ongoing)

• Analiza métricas de rechazo documental
• Actualiza biblioteca con nuevos requisitos normativos
• Mejora criterios basándote en feedback

Transforma tu gestión CAE con Twind

¿Listo para dejar atrás el caos documental y tener control total sobre tu CAE?

Twind te ofrece:

• 🚀 Implementación en menos de 1 semana
• 📚 Biblioteca precargada con 97 documentos
• 🤖 Automatización inteligente de validaciones
• 📊 Visibilidad total del estado de cumplimiento
• 💰 ROI positivo desde el primer mes