A un contratista de mantenimiento en España debes exigirle, como mínimo, la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de los trabajos que va a hacer, la acreditación de que ha formado e informado a sus trabajadores, el alta en la Seguridad Social de cada trabajador y, si el servicio es de tu propia actividad, el certificado de estar al corriente con la Seguridad Social. A eso se suman los documentos de los equipos que trae (marcado CE, revisiones) y los específicos del tipo de trabajo: trabajos eléctricos, en altura, en espacios confinados o en caliente. La base es el artículo 24 de la Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004, que regulan la CAE (Coordinación de Actividades Empresariales), y el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores. Pide siempre la documentación antes de que el contratista empiece a trabajar, no después.
Documentos de empresa que debes exigir a un contratista de mantenimiento
Los documentos de empresa acreditan que el contratista de mantenimiento gestiona la prevención y está al día con la Seguridad Social y Hacienda. El artículo 10 del RD 171/2004 obliga al empresario principal a exigirlos por escrito antes del inicio de la actividad cuando el contratista hace trabajos de su propia actividad en su centro.
| Documento | Por qué se pide | Base legal | Cada cuánto revisarlo |
|---|---|---|---|
| Evaluación de riesgos de los trabajos contratados | Acredita que el contratista ha analizado los riesgos de lo que va a hacer en tu centro | Art. 24.3 Ley 31/1995 y art. 10 RD 171/2004 | Al inicio y cuando cambien los trabajos |
| Planificación de la actividad preventiva | Muestra las medidas que aplicará frente a esos riesgos | Art. 24.3 Ley 31/1995 y art. 10 RD 171/2004 | Al inicio y cuando cambien los trabajos |
| Modalidad preventiva (concierto con servicio de prevención ajeno o designación de propio) | Identifica quién gestiona su prevención | Ley 31/1995 y RD 39/1997 | Anual o al vencer el concierto |
| Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social (art. 42 ET) | Si el servicio es de tu propia actividad, te protege frente a la responsabilidad por sus deudas | Art. 42.1 Estatuto de los Trabajadores | Periódicamente durante el contrato |
| Certificado de estar al corriente con Hacienda para contratistas | Limita la responsabilidad subsidiaria por deudas tributarias en contratas de propia actividad | Art. 43.1.f Ley 58/2003 General Tributaria | Cada 12 meses |
| Seguro de responsabilidad civil y justificante de pago | Cubre daños a terceros en tu instalación | Requisito contractual habitual, no legal | Al vencimiento de la póliza |
| Listado de subcontratas, si las hay | Te permite extender el control a toda la cadena | Arts. 4 y 10 RD 171/2004 | Cada vez que se incorpore una |
La Seguridad Social permite que la empresa principal solicite directamente estos certificados del artículo 42 a través del Sistema RED, si la contrata la autoriza previamente (Tesorería General de la Seguridad Social).
Documentos de cada trabajador del contratista de mantenimiento
Los documentos de trabajador acreditan que cada persona que entra en tu centro está dada de alta, formada para su puesto y apta para trabajar. Son los que más caducan, así que conviene revisarlos con más frecuencia que los de empresa.
| Documento | Por qué se pide | Base legal |
|---|---|---|
| Alta en la Seguridad Social (o recibo de autónomo, si lo es) | Comprueba que el trabajador está dado de alta antes de empezar | Art. 42 Estatuto de los Trabajadores; Seguridad Social |
| Formación en PRL del puesto | Acredita que conoce los riesgos de su trabajo | Art. 19 Ley 31/1995 y art. 10 RD 171/2004 |
| Registro de información de riesgos recibida | Acredita que ha recibido la información sobre los riesgos y medidas | Art. 18 Ley 31/1995 y art. 10 RD 171/2004 |
| Certificado de aptitud médica (solo la conclusión «apto») | Indica que puede hacer el trabajo; necesario cuando el reconocimiento es obligatorio para el puesto | Art. 22 Ley 31/1995 |
| Registro de entrega de EPI | Muestra que tiene los equipos de protección del puesto | RD 773/1997 |
| Autorizaciones y formaciones específicas (eléctrico, plataforma, carretilla…) | Ver la tabla por tipo de mantenimiento | Normativa específica |
La Seguridad Social recuerda que las empresas que contraten o subcontraten servicios de forma continuada en sus centros deben comprobar la afiliación y el alta de los trabajadores del contratista antes de que empiecen (TGSS).
Documentos de equipos y maquinaria
Si el contratista de mantenimiento trae sus propios equipos de trabajo, exige que cumplan el RD 1215/1997 sobre equipos de trabajo. En la práctica suele pedirse:
- Declaración CE de conformidad o, para equipos antiguos, certificado de adecuación al RD 1215/1997.
- Registro de revisiones y mantenimiento de equipos como plataformas elevadoras, grúas o carretillas.
- Seguro y documentación del vehículo, si entra en tu instalación.
Documentos extra según el tipo de mantenimiento
El tipo de mantenimiento cambia lo que debes exigir. Esta tabla resume los documentos adicionales más habituales; tu servicio de prevención debe ajustarla a los riesgos reales de tu centro.
| Tipo de trabajo | Documentos adicionales | Base legal o referencia |
|---|---|---|
| Mantenimiento eléctrico | Acreditación de trabajador autorizado o cualificado, según el trabajo | RD 614/2001 |
| Trabajos en altura | Formación específica en altura y, si usa plataformas, formación del operador | RD 1215/1997 y RD 2177/2004 |
| Espacios confinados | Formación específica, procedimiento de trabajo y designación del recurso preventivo | Art. 32 bis Ley 31/1995 |
| Trabajos en caliente (soldadura, corte) | Formación, procedimiento y permiso de trabajo del titular | Procedimientos internos del centro |
| Conducción de carretillas | Formación y autorización del operador | RD 1215/1997 |
| Mantenimiento que es obra de construcción | Inscripción en el REA, libro de subcontratación y plan de seguridad y salud | Ley 32/2006 y RD 1627/1997 |
Si gestionas a decenas de contratistas de mantenimiento, el reto no es saber qué pedir, sino que cada contrata reciba la lista correcta y que nadie entre con un documento caducado. Twind permite configurar los requisitos por centro, actividad y puesto, y marcar cuáles son críticos para que un documento no válido bloquee el acceso del trabajador. Así puedes pedir la acreditación eléctrica solo a quien hace mantenimiento eléctrico. Más información en la plataforma CAE de Twind.
Qué documentos no debes pedir a un contratista
Pedir más documentos de los necesarios no te da más seguridad jurídica y puede chocar con la protección de datos. La Agencia Española de Protección de Datos ha analizado en varios informes qué datos de los trabajadores de una contrata puede recibir la empresa principal, con un criterio de proporcionalidad (AEPD, informe 2009-0223).
Evita en especial:
- Informes médicos completos. Basta el certificado de aptitud: el artículo 22 de la Ley 31/1995 solo permite al empresario conocer las conclusiones.
- Nóminas o contratos de trabajo completos, si el alta en la Seguridad Social ya acredita lo que necesitas.
- DNI por las dos caras de forma sistemática, cuando solo necesitas identificar al trabajador.
Ejemplo práctico: contrata de mantenimiento eléctrico
Ejemplo ilustrativo. Una planta de alimentación contrata a una empresa de mantenimiento eléctrico con 8 técnicos para revisar cuadros y hacer intervenciones en baja tensión. Antes del primer día, la planta pide:
- De la empresa: evaluación de riesgos y planificación de los trabajos eléctricos, concierto con su servicio de prevención, certificado de la Seguridad Social del art. 42, certificado de Hacienda para contratistas y seguro de responsabilidad civil.
- De cada técnico: alta en la Seguridad Social, formación en PRL del puesto, información de riesgos de la planta firmada, certificado de aptitud, entrega de EPI dieléctricos y acreditación de trabajador autorizado o cualificado según el RD 614/2001.
- De los equipos: declaración CE de los equipos de medida y registro de su última revisión.
- De la planta al contratista: información de los riesgos del centro, medidas de prevención y plan de emergencia, según los artículos 7 y 8 del RD 171/2004.
El último punto se suele olvidar: la CAE es un intercambio en las dos direcciones, no solo una petición de documentos.
Preguntas frecuentes
Sí, cuando el contratista trabaja en tu centro. El artículo 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004 obligan a coordinar la prevención entre empresas concurrentes. Si además el mantenimiento es de tu propia actividad, el artículo 10 del RD 171/2004 te obliga a exigir por escrito la evaluación de riesgos, la planificación preventiva y la formación e información de sus trabajadores.
Depende del caso. Se valora si el servicio es imprescindible para el ciclo productivo de tu empresa. En plantas industriales, el mantenimiento de las líneas de producción se ha considerado con frecuencia propia actividad, pero conviene que lo valore tu asesoría jurídica.
No hay un plazo único: cada documento tiene su caducidad. La evaluación de riesgos se revisa cuando cambian los trabajos, el certificado de Hacienda para contratistas tiene validez de 12 meses y las formaciones y aptitudes caducan según su emisión. Lo práctico es controlar caducidades por documento y no por fecha de contrato.
Las mismas obligaciones se extienden a la subcontrata. Pide el listado de subcontratas y exige los mismos documentos a cada una. Además, el contratista debe coordinarse con sus subcontratas, y tú debes comprobar que lo hace.
No el informe completo. Puedes pedir el certificado de aptitud, que solo indica si el trabajador es apto para el puesto. El artículo 22 de la Ley 31/1995 protege la confidencialidad de los datos de salud.
Conclusión
A un contratista de mantenimiento en España debes exigirle documentos de empresa (evaluación y planificación preventiva, modalidad preventiva, certificados de Seguridad Social y Hacienda), documentos de cada trabajador (alta, formación, información, aptitud y EPI), documentos de sus equipos y los específicos del tipo de trabajo. Pídelos antes del inicio, controla las caducidades y no pidas más de lo necesario. Si quieres ver cómo encaja esta documentación en el resto de la CAE, consulta la guía de coordinación de actividades empresariales en el sector industrial.
Fuentes oficiales: Ley 31/1995 · RD 171/2004 · Estatuto de los Trabajadores · RD 614/2001 · RD 1215/1997 · Directrices CAE del INSST (2024)
