¿Qué documentos CAE debe aportar una empresa contratista?
Los documentos CAE de empresa son el conjunto de certificaciones, informes y acreditaciones que toda empresa contratista debe presentar para poder acceder y trabajar en las instalaciones de otra empresa, cumpliendo así con la normativa de Coordinación de Actividades Empresariales establecida en el Real Decreto 171/2004.
Estos documentos no son simples trámites burocráticos, sino herramientas fundamentales que demuestran que la empresa contratista:
- ✅ Cumple con sus obligaciones fiscales y laborales
- ✅ Dispone de un sistema preventivo adecuado
- ✅ Está capacitada técnicamente para realizar los trabajos
- ✅ Cuenta con la cobertura necesaria ante posibles incidentes
Documentos CAE de Empresa: Listado Completo por Categorías
📋 Documentación Fiscal y Laboral
Informe de Trabajadores en Alta (ITA)
¿Qué es? Documento oficial emitido por la Seguridad Social que lista todos los trabajadores dados de alta en la empresa en el momento exacto de su emisión.
¿Por qué es importante?
- Verifica que todos los trabajadores están dados de alta
- Evita responsabilidades subsidiarias por trabajo irregular
- Validez: Solo el día de emisión
Datos que incluye:
- Nombre y DNI de cada trabajador
- Número de afiliación a la Seguridad Social
- Fecha de alta en la empresa
- Grupo de cotización
- Tipo de contrato
Relación Nominal de Trabajadores (RNT)
¿Qué es? Sustituye al antiguo modelo TC1 y detalla las cotizaciones mensuales de todos los empleados.
Información específica:
- Altas y bajas del mes
- Bases de cotización por trabajador
- Bonificaciones aplicables
- Deducciones correspondientes
Relación de Liquidación de Cotizaciones (RLC)
¿Qué es? Reemplaza al modelo TC2 y acredita el pago efectivo de las cotizaciones a la Seguridad Social.
¿Qué demuestra?
- Pago realizado a la Seguridad Social
- Cumplimiento de obligaciones laborales
- Liquidación correcta del periodo correspondiente
Certificado de Estar al Corriente con la Seguridad Social
Vigencia: 6-12 meses (dependiendo del tipo) Finalidad: Acredita que no existen deudas pendientes con la Seguridad Social
Tipos disponibles:
- Certificado corriente: Para empresas sin deudas
- Certificado negativo: Para empresas con deudas pero aplazadas o fraccionadas
Certificado de la Agencia Tributaria
¿Para qué sirve? Demuestra que la empresa está al corriente de sus obligaciones tributarias.
Modalidades:
- Certificado positivo (sin deudas)
- Certificado negativo (con deudas pero domiciliadas)
🛡️ Documentación de Prevención de Riesgos Laborales
Evaluación de Riesgos Laborales
Contenido obligatorio:
- Identificación de puestos de trabajo
- Análisis de riesgos específicos
- Medidas preventivas propuestas
- Planificación de la actividad preventiva
¿Cuándo actualizarla?
- Cambios en las condiciones de trabajo
- Nuevos equipos o procesos
- Tras accidentes laborales significativos
- Modificaciones organizativas
Planificación de la Actividad Preventiva
Elementos clave:
- Medidas preventivas a implementar
- Plazos de ejecución definidos
- Responsables de cada acción
- Recursos necesarios
Plan de Prevención de Riesgos Laborales
Estructura básica:
- Política preventiva de la empresa
- Organización y responsabilidades
- Procedimientos de trabajo seguro
- Objetivos y metas preventivas
🏥 Documentación Sanitaria y de Seguros
Documento de Asociación a Mutua
¿Qué información proporciona?
- Mutua a la que está adherida la empresa
- Centros asistenciales disponibles por zona geográfica
- Cobertura en caso de accidente laboral
- Servicios de prevención disponibles
¿Por qué es crucial? En caso de accidente, permite atención médica inmediata en el centro más próximo.
Póliza de Responsabilidad Civil
Cobertura mínima recomendada: 300.000 € por siniestro
¿Qué cubre?
- Daños a terceras personas
- Daños materiales causados durante los trabajos
- Perjuicios económicos derivados de la actividad
Documentos requeridos:
- Póliza original firmada
- Recibo de pago actualizado
- Condiciones particulares del seguro
📊 Tabla Resumen: Documentos CAE de Empresa Obligatorios
| Documento | Vigencia | Emisor | Finalidad Principal |
| ITA | Solo día emisión | Seguridad Social | Verificar trabajadores en alta |
| RNT | Mensual | Empresa | Detalle cotizaciones empleados |
| RLC | Mensual | Empresa | Acreditar pago cotizaciones |
| Cert. SS | 6-12 meses | Seguridad Social | Ausencia deudas laborales |
| Cert. Hacienda | 6-12 meses | Agencia Tributaria | Cumplimiento fiscal |
| Evaluación Riesgos | Según cambios | Empresa/SPP | Identificar riesgos específicos |
| Plan Prevención | Anual | Empresa | Sistema preventivo integral |
| Asociación Mutua | Anual | Mutua | Cobertura asistencial |
| RC Civil | Anual | Aseguradora | Cobertura daños terceros |
Casos Prácticos: Documentos CAE según Sector
🏗️ Caso 1: Empresa de Construcción
Empresa: Construcciones López SL Trabajo: Reforma de oficinas corporativas Duración: 3 meses
Documentos CAE adicionales requeridos:
- ✅ Registro de Empresas Acreditadas (REA)
- ✅ Plan de Seguridad y Salud aprobado
- ✅ Libro de Subcontratación
- ✅ Apertura de Centro de Trabajo
- ✅ Designación de Recurso Preventivo
Particularidades del sector:
- Formación específica en construcción (20h)
- Reconocimientos médicos especializados
- EPIs específicos para cada tarea
🔧 Caso 2: Empresa de Mantenimiento Industrial
Empresa: TecnoMantenimiento SA Trabajo: Mantenimiento preventivo maquinaria Periodicidad: Mensual
Documentos CAE específicos:
- ✅ Certificaciones técnicas del personal
- ✅ Procedimientos de trabajo para cada equipo
- ✅ Autorizaciones para trabajo en altura
- ✅ Habilitaciones para equipos a presión
Aspectos críticos:
- Actualización mensual de ITA
- Procedimientos de bloqueo/etiquetado
- Coordinación con producción
🚛 Caso 3: Empresa de Transporte y Logística
Empresa: LogiTransport Express Trabajo: Carga/descarga en almacén Frecuencia: Diaria
Documentación vehicular adicional:
- ✅ ITV de todos los vehículos
- ✅ Permisos de circulación
- ✅ Seguros vehiculares al día
- ✅ Certificado ADR (si transporta mercancías peligrosas)
Gestión específica:
- Control de acceso vehicular
- Horarios de carga/descarga
- Protocolos de seguridad vial
Errores Frecuentes en Documentos CAE de Empresa
❌ Error 1: Documentación Desactualizada
Problema más común: Presentar certificados caducados o con fechas de emisión antiguas.
Consecuencias:
- Denegación de acceso a las instalaciones
- Paralización de trabajos iniciados
- Posibles sanciones administrativas
Solución: Sistema de alertas automáticas 30 días antes del vencimiento.
❌ Error 2: Información Incompleta
Casos típicos:
- Evaluación de riesgos genérica (no específica del trabajo)
- Falta de firmas en documentos obligatorios
- Ausencia de sellos oficiales
Prevención:
- Lista de verificación previa al envío
- Revisión por personal especializado
- Plantillas estandarizadas
❌ Error 3: Descoordinación Documental
Síntomas:
- Trabajadores en ITA que no aparecen en RNT
- Fechas incongruentes entre documentos
- Diferencias en razón social o CIF
Impacto: Genera desconfianza y retrasos en la aprobación.
Digitalización de Documentos CAE de Empresa
🚀 Ventajas de la Gestión Digital
Para empresas contratistas:
- ✅ Acceso 24/7 a su documentación
- ✅ Actualizaciones automáticas de vencimientos
- ✅ Envío instantáneo a múltiples clientes
- ✅ Reducción de errores administrativos
Para empresas principales:
- ✅ Validación automática de documentos
- ✅ Trazabilidad completa del cumplimiento
- ✅ Alertas proactivas de caducidades
- ✅ Reporting integral de proveedores
📱 Funcionalidades Clave de una Plataforma CAE
Gestión documental:
- Almacenamiento seguro en la nube
- Validación automática de formatos
- Control de versiones y históricos
- Integración con fuentes oficiales
Automatización:
- Recordatorios automáticos de renovación
- Generación de informes de cumplimiento
- Workflows de aprobación definidos
- Notificaciones en tiempo real
Proceso de Homologación: Step by Step
Fase 1: Preparación Documental ⏱️ 2-3 días
- Recopilación de documentos actualizados
- Verificación de vigencias y contenidos
- Digitalización con calidad adecuada
- Organización por categorías
Fase 2: Envío y Validación ⏱️ 3-5 días
- Submit a través del canal establecido
- Revisión inicial por parte del cliente
- Subsanación de deficiencias detectadas
- Aprobación preliminar
Fase 3: Homologación Final ⏱️ 1-2 días
- Validación técnica definitiva
- Alta en sistema de proveedores aprobados
- Comunicación de homologación completada
- Inicio de actividad autorizada
Sanciones por Incumplimiento Documental
🚨 Infracciones Leves (hasta 2.045 €)
- Documentación incompleta sin riesgo grave
- Retrasos menores en actualizaciones
- Errores formales subsanables
⚠️ Infracciones Graves (2.046 – 40.985 €)
- Trabajadores sin alta en Seguridad Social
- Falta de evaluación de riesgos específicos
- Ausencia de coordinación documentada
🛑 Infracciones Muy Graves (40.986 – 819.780 €)
- Accidentes por falta de coordinación
- Reincidencia en infracciones graves
- Riesgo grave e inminente no documentado
Checklist Final: Documentos CAE de Empresa
✅ Documentación Básica Obligatoria
- ITA (máximo 24h de antigüedad)
- RNT y RLC del último mes
- Certificado Seguridad Social vigente
- Certificado Agencia Tributaria vigente
- Evaluación de Riesgos específica
- Plan de Prevención actualizado
- Asociación Mutua documentada
- Póliza RC con recibo pagado
✅ Documentación Específica por Sector
Construcción:
- Plan de Seguridad y Salud
- REA vigente
- Libro de Subcontratación
Mantenimiento:
- Certificaciones técnicas
- Procedimientos específicos
- Autorizaciones especiales
Transporte:
- ITV de vehículos
- Seguros vehiculares
- Certificado ADR (si aplica)
✅ Verificación Final
- Todas las fechas son posteriores a la última actualización
- Firmas y sellos están presentes
- Datos de empresa coinciden en todos los documentos
- Personal listado corresponde al que realizará los trabajos
Conclusiones y Próximos Pasos
La correcta gestión de los documentos CAE de empresa es fundamental para:
- Garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones
- Agilizar procesos de homologación de proveedores
- Reducir riesgos laborales a través de coordinación efectiva
- Proteger la empresa frente a responsabilidades subsidiarias
🎯 Recomendaciones Finales
Para empresas contratistas:
- Mantén un calendario de renovaciones actualizado
- Invierte en herramientas digitales de gestión
- Forma a tu equipo en procedimientos CAE
- Establece controles internos de calidad documental
Para empresas principales:
- Define criterios claros de homologación
- Implementa sistemas automatizados de validación
- Proporciona feedback constructivo a proveedores
- Revisa periódicamente tus procedimientos CAE
La digitalización y automatización de la gestión de documentos CAE de empresa no es solo una tendencia, sino una necesidad estratégica para mantener la competitividad y garantizar el cumplimiento normativo en un entorno cada vez más exigente.
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