Si en tu centro de trabajo coinciden personas de distintas empresas, la ley te obliga a coordinar. Así de claro. La Ley 31/1995 establece que la coordinación de actividades empresariales (CAE) aplica siempre que haya trabajadores de varias empresas en el mismo espacio, tengas o no contrato con ellas. Y sí, las visitas externas también entran en juego cuando implican tareas con riesgo.
Eso sí: no todas las visitas te piden lo mismo. El nivel de coordinación depende del tipo de actividad y del riesgo que conlleve.
| Tipo de visita | ¿Requiere CAE? | Documentación mínima |
|---|---|---|
| Visita comercial / administrativa | No | Plan de emergencia + normas de acceso |
| Formación o supervisión sin riesgo | No | Información preventiva del centro |
| Mantenimiento preventivo o correctivo | Sí | Evaluación de riesgos + formación PRL + EPIs + alta SS |
| Instalación o montaje de equipos | Sí | Evaluación de riesgos + formación + seguro RC + alta SS |
| Auditoría técnica con acceso a planta | Sí | Evaluación de riesgos + acreditación + normas de zona |
| Limpieza industrial | Sí | Evaluación de riesgos + formación + EPIs + alta SS + seguro RC |
| Visita técnica en obra menor | Sí | Plan de seguridad + formación específica + EPIs |
| Proveedor entregando material (zona logística) | Depende | Según acceso a zonas de riesgo. Evaluar caso por caso. |
¿Qué documentación tienes que pedir a una visita externa?
Depende del riesgo. No tiene sentido exigir a un comercial la misma documentación que a un técnico que va a intervenir en una instalación eléctrica. La proporcionalidad es un principio que la propia normativa recoge, y aplicarlo bien ahorra tiempo a todas las partes sin bajar el nivel de cumplimiento.
Como regla general, hay tres niveles de exigencia documental:
- Para visitas sin riesgo (comerciales, administrativas, formativas en sala), basta con entregar la información preventiva del centro: el plan de emergencia, las normas de acceso y los teléfonos de emergencia. El visitante no tiene que aportar nada.
- Para visitas con riesgo moderado (técnicos de supervisión, auditores con acceso puntual a zonas de trabajo, proveedores en zonas logísticas), necesitas verificar que la persona tiene formación básica en prevención de riesgos y conoce los riesgos específicos del área. En estos casos, deja constancia firmada de que la información se ha entregado y recibido.
- Para visitas con riesgo significativo (mantenimiento, instalaciones, obras menores, limpieza industrial), la documentación requerida es completa: evaluación de riesgos específica para el trabajo a realizar, acreditación de formación en PRL, EPIs adecuados a la actividad, seguro de responsabilidad civil vigente y verificación del alta en la Seguridad Social de los trabajadores que van a acceder.
Un error muy común: pedir esta documentación el mismo día de la visita. Si la verificas antes de que la persona llegue al centro, conviertes el proceso en algo real, no en un trámite de papel.
¿Qué dice la ley sobre CAE y visitas externas?
El artículo 4.1 del RD 171/2004 establece que el deber de cooperación aplica “a todas las empresas y trabajadores autónomos concurrentes en el centro de trabajo, existan o no relaciones jurídicas entre ellos”. Es decir: no necesitas tener un contrato firmado para que la obligación de coordinarte exista. Basta con que coincidan personas de distintas organizaciones en el mismo espacio.
Lo que sí varía según el tipo de relación y de actividad es el nivel de medidas exigido. La ley distingue dos figuras con obligaciones distintas. La empresa titular es la que ostenta la capacidad de decisión sobre el centro de trabajo: tiene el deber de informar a cualquier empresa o persona que acceda sobre los riesgos del entorno y las medidas de emergencia, aunque no haya relación contractual. La empresa principal, además de lo anterior, asume el deber de vigilancia activa sobre las contratas y subcontratas que realizan actividades propias de su negocio, lo que implica verificar que cumplen la normativa de prevención durante toda la duración del trabajo.
En la práctica, si recibes visitas externas, lo más probable es que actúes como empresa titular. Eso no te libra de coordinar: te libra del deber de vigilancia reforzado, pero no del deber de informar y registrar.
3 errores frecuentes al gestionar visitas externas que pueden costarte una sanción
La mayoría de sanciones por incumplimiento de la CAE no vienen de empresas que ignoraban la normativa, sino de empresas que creían estar cumpliéndola.
Condicionar la CAE a la existencia de contrato
Muchas empresas solo activan la coordinación si hay un contrato de servicios firmado. Pero la ley no hace distinción: si coinciden trabajadores de distintas empresas en tu centro, la obligación existe.
Entregar solo el plan de emergencia
Compartir el plan de emergencia es el mínimo exigible a cualquier visita, pero no es suficiente cuando la persona va a acceder a zonas con riesgo específico. En esos casos, tienes que informar de los riesgos concretos de cada área (maquinaria en movimiento, productos químicos, trabajos en altura) y de las medidas de protección aplicables. Si no lo haces, no solo incumples la normativa: en caso de accidente, la responsabilidad puede recaer directamente sobre ti como empresa titular.
No dejar constancia documental de la coordinación
Si la coordinación es verbal, no cuenta. En caso de accidente o inspección de la ITSS, la carga de la prueba recae sobre la empresa. Si no hay registro, no hay coordinación a efectos legales.
Preguntas frecuentes:
No existe un protocolo único válido para todas las empresas. Lo que sí marca la ley es el punto de partida: antes de que cualquier persona externa entre en tus instalaciones, necesitas saber quién es, qué va a hacer y en qué zona va a estar.
A partir de ahí, el proceso suele seguir cuatro pasos:
Comunicación previa de la visita.
Evaluación del tipo de actividad que va a realizar.
Entrega de información preventiva del centro (como mínimo, plan de emergencia y normas de acceso).
Registro de la visita con hora de entrada y salida.
Si la visita implica trabajos con riesgo, añade un paso más: verificar la documentación antes de dar acceso (formación en PRL, evaluación de riesgos específica y, si procede, seguro de responsabilidad civil).
El artículo 184 del Estatuto de los Trabajadores regula las obligaciones del empresario en materia de seguridad y salud. Pero la normativa específica sobre coordinación con terceros que acceden a tu centro de trabajo está en el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y en el Real Decreto 171/2004 que lo desarrolla.
Ahí es donde se deja claro que la obligación de coordinar aplica a todas las empresas y autónomos que coincidan en un mismo espacio, “existan o no relaciones jurídicas entre ellos”.
La política de visitantes es el documento interno que define cómo tu organización gestiona el acceso de personas externas. No hay un formato obligatorio, pero sí hay contenidos que no pueden faltar si quieres que funcione de verdad y que te respalde en una inspección.
Como mínimo, una buena política de visitantes debería recoger: quién está autorizado a recibir visitas y en qué zonas, qué información preventiva se entrega según el tipo de visita, qué documentación debe acreditar el visitante antes de acceder, cómo se registra la entrada y la salida, y quién es el responsable de acompañar o supervisar la visita.
Conclusión
La pregunta no es si hay que hacer CAE con las visitas externas. La pregunta real es si tu empresa está preparada para demostrarlo cuando alguien lo exija. La normativa, Ley 31/1995 y RD 171/2004, no distingue entre contratas habituales y visitas puntuales cuando hay riesgo real de por medio. Tener un protocolo claro, documentación verificada y registros al día no solo te mantiene dentro de la ley: te quita incertidumbre en el momento que más importa.
Puntos clave a recordar:
- La CAE con visitas externas no depende del contrato, depende del riesgo.
- No toda visita requiere lo mismo.
- Sin registro, no hay coordinación a efectos legales.
Recursos adicionales
- Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales
- Real Decreto 171/2004
- Artículo 184 del Estatuto de los Trabajadores
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