Eres una empresa contratada por un titular para hacer un trabajo. Tu negocio no es la documentación — pero sabes que es obligatoria por la CAE (Coordinación de Actividades Empresariales), y que hacerla bien también te protege a ti y a tu equipo. Twind by CTAIMA es la plataforma con la que tu cliente coordina esa documentación, y se ha diseñado pensando también en hacerte más fácil el día a día como contratista. Aquí van tres trucos para ahorrar tiempo desde el primer momento.
Truco 1 — Revisa que los contratos y los riesgos asignados coinciden con lo que te han contratado
Antes de empezar a subir documentación, entra en el contrato que ha creado tu cliente y comprueba los riesgos que te ha asignado. Estos riesgos —trabajos en altura, espacios confinados, manipulación de cargas, riesgo eléctrico, uso de maquinaria pesada, entre otros— son los que determinan qué documentos te va a pedir Twind: certificados, formaciones, reconocimientos médicos específicos.
Si tu cliente te ha asignado un riesgo que no corresponde a tu actividad real, vas a acabar subiendo (o buscando) documentación que no necesitas — tiempo perdido en algo que no te iban a pedir si el contrato estuviera bien configurado. Y si ocurre al revés, y falta un riesgo que sí aplica a tu trabajo, puede que el sistema no te pida algo que sí necesitas, y eso se traduce en un bloqueo de acceso el día que se detecte, justo cuando menos te conviene.
Si algo no coincide con el trabajo real que vas a realizar, contacta con tu cliente para revisarlo antes de seguir. Es una revisión de cinco minutos que te evita horas de gestión más adelante.
Truco 2 — Da de alta solo a los trabajadores que realmente necesitas
Da de alta únicamente a los trabajadores asignados a esos contratos, o a los que razonablemente podrían estarlo. No hace falta anticiparte dando de alta a todo tu equipo «por si acaso» — puedes añadir a alguien más en el momento en que realmente lo necesites, sin penalización.
Dar de alta a más personas de las necesarias solo genera documentación extra que gestionar y caducidades extra que vigilar: cada trabajador de más es un certificado, una formación o un reconocimiento médico que vas a tener que mantener al día aunque esa persona no llegue a pisar la obra. Cuanto más ajustada esté la lista a quienes realmente van a trabajar, más rápida es la revisión de tu documentación — y menos requisitos se te pueden caducar sin que te des cuenta.
Truco 3 — Conoce tus planes y sus funcionalidades
Twind tiene tres planes para contratistas y proveedores. El Plan Basic es gratuito y cubre lo esencial: gestionar recursos, contratos y documentos. Si tu empresa maneja varios clientes o mucha documentación, hay funcionalidades avanzadas pensadas justo para eso: ahorrarte tiempo y automatizar lo que hoy haces a mano. Se agrupan en dos planes.
El Plan Profesional reúne varias de estas funcionalidades: la Biblioteca de documentos, la subida única de documentos, la gestión de subcontratistas, el registro de entradas y salidas y la exportación de datos. De todas ellas, la que más tiempo te ahorra es la Biblioteca: subes cada documento una sola vez y lo reutilizas con todos los clientes que te lo pidan, en lugar de volver a subirlo cada vez que empiezas un contrato nuevo.
El Plan IA incluye todo lo del Profesional y suma la automatización: autocompletado con inteligencia artificial, que lee y completa los datos de tus documentos, y subida de documentos en lote, para enviarlos de una vez a todos los clientes que los estén pidiendo.
- Autocompletado con IA y subida de documentos en lote — Disponible en: Plan IA. La IA lee y completa los datos de tus documentos, y los envía en lote a todos los clientes que los estén pidiendo.
- Biblioteca de documentos, subida única de documentos, gestión de subcontratistas, registro de entradas y salidas y exportación de datos — Disponible en: Profesional · IA.
Si tu empresa necesita más control sobre accesos, subcontratas y datos de CAE, el Plan Profesional te permite gestionarlo todo desde Twind de forma centralizada, sin riesgo de bloqueos en la entrada de tus trabajadores. Si además quieres reducir drásticamente el tiempo de clasificar y enviar documentación, el Plan IA añade la automatización.
¿El Plan Profesional incluye IA? No: el Plan Profesional te ahorra tiempo y te da más control y visibilidad sobre tu documentación. El autocompletado y el envío masivo con inteligencia artificial son exclusivos del Plan IA.
Dos extras que te pueden salvar el día
- Si se te bloquea el acceso y el trabajo es inminente, puedes solicitar una Revisión Exprés: un técnico experto revisa y aprueba tu documentación de forma prioritaria. Ten en cuenta que este servicio solo está disponible si tu cliente usa la plataforma CAE de Twind con la Gestión Documental contratada.
- Si tienes varios clientes en distintas plataformas o medios (no solo en Twind), existe el servicio de subida de documentos: el equipo de Twind sube y mantiene al día tu documentación CAE ante tus clientes, sea cual sea el medio que usen.
Deja de sufrir con la CAE
Cumplir bien con la CAE no es solo una obligación — es lo que te convierte en una contrata de confianza, con la que da tranquilidad trabajar. Y eso, a la larga, es lo que hace que te sigan contratando.
Consulta los planes de Twind para contratistas
El Plan Basic es gratuito y cubre lo esencial: gestionar recursos, contratos y documentos. El Plan Profesional añade funcionalidades para ahorrar tiempo, como la Biblioteca de documentos, y dar más control sobre accesos y subcontratas. El Plan IA incluye todo lo del Profesional y suma automatización con inteligencia artificial: autocompletado de documentos y subida en lote.
Es la funcionalidad del Plan Profesional que te permite subir cada documento una sola vez y reutilizarlo con todos los clientes que te lo pidan. Sin ella, tienes que volver a subir el mismo certificado o formación cada vez que empiezas un contrato nuevo, aunque el documento no haya cambiado.
Puedes solicitar una Revisión Exprés: un técnico experto revisa y aprueba tu documentación de forma prioritaria. Solo está disponible si tu cliente tiene contratada la Gestión Documental de Twind.
Sí. Si gestionas varios clientes en distintos medios, el servicio de subida de documentos de Twind sube y mantiene al día tu documentación CAE ante todos ellos, sea cual sea la plataforma que use cada cliente.
No. Solo debes dar de alta a los trabajadores asignados al contrato, o a los que razonablemente podrían estarlo. Dar de alta a más personas de las necesarias solo genera documentación y caducidades extra que gestionar sin necesidad.
