Los documentos obligatorios para la coordinación de actividades empresariales (CAE) son, como mínimo, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva de la contrata y la acreditación de que sus trabajadores han recibido información y formación en PRL. Lo establece el artículo 10.2 del Real Decreto 171/2004, que obliga al empresario principal a exigirlos por escrito y antes del inicio de la actividad.
A esa base se suman documentos que exigen otras normas: el certificado de estar al corriente con la Seguridad Social (art. 42 del Estatuto de los Trabajadores), el certificado específico de Hacienda para contratistas (art. 43.1.f de la Ley General Tributaria) y, en obras de construcción, la inscripción en el REA. El resto (aptitud médica, entrega de EPI, carnés de maquinaria) depende de los riesgos de cada centro y del criterio del titular.
Definición. Según el Real Decreto 171/2004, la coordinación de actividades empresariales es el conjunto de medidas de cooperación, información e instrucciones que deben aplicar las empresas y autónomos que coinciden en un mismo centro de trabajo para que esa concurrencia no afecte a la seguridad y salud de sus trabajadores. Desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.
¿Qué documentos son obligatorios en la coordinación de actividades empresariales?
La respuesta corta: depende del papel que tengas en el centro de trabajo. La normativa no publica una lista cerrada de documentos, sino obligaciones de información, instrucciones y vigilancia que cada empresa acredita con papeles concretos. Por eso dos titulares pueden pedirte cosas distintas y los dos estar cumpliendo.
Definición según la normativa española
El RD 171/2004 define tres figuras en su artículo 2, y de ellas dependen tus obligaciones documentales:
- Empresario titular del centro de trabajo: quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro. Debe informar de los riesgos del centro y dar instrucciones (arts. 7 y 8).
- Empresario principal: quien contrata o subcontrata obras o servicios de su propia actividad que se realizan en su centro. Además de lo anterior, tiene el deber de vigilancia (art. 10).
- Empresas concurrentes: todas las empresas y autónomos que trabajan en el mismo centro, haya o no contrato entre ellas. Deben informarse entre sí de sus riesgos (art. 4).
Un ejemplo rápido: una planta química que contrata el mantenimiento de sus reactores es titular y principal a la vez. Si esa misma planta contrata la limpieza de oficinas, sigue siendo titular, pero la limpieza no es su propia actividad, así que no tiene el deber de vigilancia del art. 10 sobre esa contrata. Aun así, la mayoría de titulares pide la misma documentación a todos por prudencia.
Elementos clave: qué documentos acreditan cada obligación
Esta tabla resume qué se pide, qué norma lo respalda y si es obligatorio por ley o depende del criterio del titular.
| Documento | Qué acredita | Norma de referencia | Carácter |
|---|---|---|---|
| Evaluación de riesgos del servicio contratado | Que la contrata ha evaluado los riesgos de su trabajo en tu centro | RD 171/2004, art. 10.2 | Obligatorio (empresario principal) |
| Planificación de la actividad preventiva | Las medidas que aplicará frente a esos riesgos | RD 171/2004, art. 10.2 | Obligatorio (empresario principal) |
| Acreditación de información a trabajadores | Que cada trabajador conoce los riesgos de su puesto | RD 171/2004, art. 10.2; LPRL art. 18 | Obligatorio (empresario principal) |
| Acreditación de formación en PRL | Formación teórica y práctica suficiente y adecuada | RD 171/2004, art. 10.2; LPRL art. 19 | Obligatorio (empresario principal) |
| Información sobre riesgos del centro, medidas y emergencias | Lo que el titular entrega a las contratas | RD 171/2004, art. 7 | Obligatorio (titular) |
| Instrucciones del titular | Normas de actuación en el centro | RD 171/2004, art. 8 | Obligatorio (titular con trabajadores propios en el centro) |
| Información recíproca de riesgos entre concurrentes | Riesgos que una empresa genera a las demás | RD 171/2004, art. 4.2 | Obligatorio (todas); por escrito si son graves o muy graves |
| Modalidad de organización preventiva | Servicio de prevención ajeno, propio o trabajador designado | LPRL art. 30–31; RD 39/1997 | Exigido habitualmente |
| Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social | Ausencia de descubiertos con la TGSS | Estatuto de los Trabajadores, art. 42 | Recomendado para evitar responsabilidad solidaria |
| Relación nominal de trabajadores (RNT) | Que los trabajadores que acceden están dados de alta | Estatuto de los Trabajadores, art. 42 | Exigido habitualmente |
| Certificado específico de contratistas (Hacienda) | Estar al corriente de obligaciones tributarias | Ley General Tributaria, art. 43.1.f | Recomendado para evitar responsabilidad subsidiaria |
| Seguro de responsabilidad civil y justificante de pago | Cobertura frente a daños a terceros | Criterio del titular / contrato | Exigido habitualmente |
| Certificado de aptitud médica | Que el trabajador es apto para el puesto | LPRL art. 22 | Según riesgo y criterio del titular |
| Registro de entrega de EPI | Que los trabajadores disponen de los equipos de protección | RD 773/1997 | Según riesgo |
| Inscripción en el REA | Habilitación para subcontratar en construcción | Ley 32/2006 | Obligatorio en obras de construcción |
Cómo leer la columna «Carácter»: «obligatorio» significa que una norma impone expresamente la obligación. «Recomendado» significa que no pedirlo no es una infracción en sí, pero te expone a responder de las deudas de la contrata. «Según riesgo» o «criterio del titular» significa que lo exigirás si los riesgos del centro lo justifican.
Documentos de la empresa contratista
Son los que se aportan una vez por empresa y se renuevan cuando caducan:
- Evaluación de riesgos específica de la actividad que va a realizar en tu centro, no un documento genérico de la empresa.
- Planificación de la actividad preventiva vinculada a esa evaluación.
- Acreditación de la modalidad preventiva: contrato con el servicio de prevención ajeno o documento de constitución del servicio propio.
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social, emitido por la TGSS.
- Certificado de estar al corriente con Hacienda para contratistas y subcontratistas.
- Póliza de responsabilidad civil y último recibo pagado.
- Declaración responsable o compromiso de cumplimiento de las instrucciones del titular, cuando el titular la utiliza como acuse de recibo.
Documentos de cada trabajador
Son los que más caducan y los que más bloquean accesos:
- Alta en la Seguridad Social o inclusión en la RNT del mes en curso.
- Certificado de formación en PRL del puesto y, en su caso, formación específica (trabajos en altura, espacios confinados, riesgo eléctrico).
- Registro de información de riesgos firmado por el trabajador.
- Registro de entrega de EPI, cuando el trabajo los requiera.
- Certificado de aptitud médica, si el titular lo exige por los riesgos del puesto. Solo debe constar «apto» o «no apto», nunca datos clínicos.
- Autorizaciones o carnés para maquinaria concreta (carretillas elevadoras, plataformas elevadoras, grúas).
Documentos del trabajador autónomo
El artículo 4 del RD 171/2004 aplica el deber de cooperación a los autónomos igual que a las empresas. En la práctica, al autónomo se le suele pedir: alta en el RETA y último recibo, evaluación de riesgos de su actividad, formación en PRL acreditada, seguro de responsabilidad civil y los certificados de Hacienda y Seguridad Social.
Documentos de maquinaria y vehículos
Si la contrata entra con equipos propios, el titular puede pedir la declaración CE de conformidad o la puesta en conformidad según el RD 1215/1997, el registro de mantenimiento y, para vehículos, permiso de circulación, ITV y seguro en vigor.
¿Por qué es importante tener al día la documentación CAE?
Porque cuando algo sale mal, la documentación es lo primero que revisa la Inspección de Trabajo. Y porque, si eres empresario principal, puedes acabar respondiendo de los incumplimientos de tu contrata.
Datos de siniestralidad en España (2025)
- En 2025 se notificaron 620.386 accidentes de trabajo con baja, un 1,3% menos que en 2024, según el avance provisional del Ministerio de Trabajo y Economía Social (El Español, julio 2026).
- Ese mismo año fallecieron 735 trabajadores en accidente laboral, 61 menos que en 2024, según datos provisionales del Ministerio (Forbes España).
- La construcción fue la excepción: los fallecidos en jornada en el sector subieron un 21,5%, hasta 164 (Forbes España). Es el sector donde más empresas concurren en un mismo centro.
Marco legal y obligaciones
La CAE se apoya en cuatro normas que conviene tener a mano:
- Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, artículo 24: establece la obligación de cooperar, informar y vigilar cuando coinciden varias empresas.
- Real Decreto 171/2004: desarrolla el artículo 24 y fija qué debe acreditarse, cuándo y por escrito.
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS): tipifica las infracciones y sus multas.
- Ley 32/2006 y RD 1627/1997: regulan la subcontratación y la seguridad en obras de construcción, que tienen su propio régimen.
Dos matices del RD 171/2004 que suelen pasarse por alto:
- El momento importa. La información y las acreditaciones deben estar antes del inicio de la actividad, y actualizarse cuando cambian los riesgos o tras una emergencia (art. 4.2 y art. 7.2).
- El papel cuenta. La información debe darse por escrito cuando hay riesgos graves o muy graves. Y toda la documentación escrita forma parte de la documentación preventiva del artículo 23 de la LPRL, la que puede pedir la Inspección (disposición adicional tercera).
Sanciones por no coordinar o no documentar
No adoptar las medidas de cooperación y coordinación necesarias es una infracción grave; si las actividades son peligrosas o con riesgos especiales, pasa a muy grave (Ibermutua). Las multas en PRL, según el artículo 40.2 de la LISOS tras la actualización de 2021 (Iberley):
| Gravedad | Multa |
|---|---|
| Leve | hasta 2.450 € |
| Grave | de 2.451 € a 49.180 € |
| Muy grave | de 49.181 € a 983.736 € |
A la multa se suman otras consecuencias: la responsabilidad solidaria del empresario principal por los incumplimientos de sus contratas en su centro (art. 42.3 LISOS), el recargo de prestaciones si hay accidente y la publicación de las sanciones muy graves firmes.
¿Cómo se gestiona la documentación CAE paso a paso?
Se gestiona como un proceso continuo, no como un trámite de alta. El INSST lo plantea en sus Directrices para una eficaz coordinación de actividades empresariales (2024) como un proceso en cuatro etapas que se adapta a cada organización. Así se traduce en el día a día de un titular.
Paso a paso
- Identifica la concurrencia. Antes de contratar, define qué empresas y autónomos van a coincidir en el centro, en qué zonas y durante cuánto tiempo.
- Define tu rol en cada contrata. ¿Eres solo titular o también principal? De eso depende si debes vigilar (art. 10) o solo informar e instruir (arts. 7 y 8).
- Entrega tu información e instrucciones. Riesgos del centro, medidas preventivas y plan de emergencia, por escrito si hay riesgos graves o muy graves.
- Solicita la documentación a la contrata. Usa una lista por tipo de servicio: no pide lo mismo una empresa de jardinería que una de trabajos en altura.
- Valida antes de dar acceso. Comprueba que cada documento es el correcto, está firmado, corresponde al trabajador y está en vigor. Sin validación, no hay acceso.
- Establece los medios de coordinación. Reuniones, intercambio de información, recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas cuando la complejidad lo exija (art. 11 y 13).
- Controla las caducidades. RNT mensual, certificados de Hacienda y Seguridad Social, seguros y formaciones caducan. Programa avisos antes de la fecha, no después.
- Actualiza cuando cambie algo. Nuevos trabajadores, nuevas tareas, un accidente o una emergencia obligan a revisar la información intercambiada.
Caso práctico (ejemplo ilustrativo)
Una planta de alimentación en Zaragoza contrata el mantenimiento de sus líneas de envasado. La contrata entra con cuatro técnicos y subcontrata a un autónomo para la parte eléctrica.
- La planta es titular y principal: el mantenimiento forma parte de su propia actividad.
- Antes del primer día, pide a la contrata la evaluación de riesgos del servicio, la planificación preventiva y la acreditación de formación e información de los cuatro técnicos.
- La contrata, a su vez, debe exigir esas mismas acreditaciones al autónomo y entregarlas a la planta (art. 10.2, último párrafo).
- Como hay riesgo eléctrico, la planta añade formación específica y registro de entrega de EPI.
- A los tres meses, uno de los técnicos se da de baja y entra otro. Si nadie actualiza su documentación, ese técnico trabaja sin acreditar. Es el fallo más habitual y el que la Inspección detecta con más facilidad.
Gestión documental CAE: manual o con plataforma
La ley no te obliga a usar ningún sistema concreto: puedes cumplir con carpetas, correo y hojas de cálculo. La pregunta útil es a partir de qué volumen el control manual deja de ser fiable.
Ventajas y desventajas
| Criterio | Gestión manual (correo + Excel) | Plataforma CAE |
|---|---|---|
| Coste inicial | Bajo | Suscripción |
| Control de caducidades | Depende de que alguien revise la hoja | Avisos automáticos antes del vencimiento |
| Validación de documentos | Revisión uno a uno por el técnico PRL | Criterios de validación configurables y trazables |
| Trazabilidad ante Inspección | Difícil reconstruir quién validó qué y cuándo | Historial de cada documento |
| Esfuerzo del contratista | Envía lo mismo a cada cliente, en cada formato | Sube el documento una vez y lo reutiliza |
| Control de accesos | Separado de la documentación | Vinculado al estado documental del trabajador |
Cuándo usar cada opción
- Manual: pocas contratas, poca rotación de personal y trabajos de bajo riesgo. Si gestionas menos de diez proveedores estables, una hoja bien mantenida puede bastar.
- Plataforma: muchas contratas, varios centros, subcontratación en cadena o actividades con riesgos especiales. Ahí el problema ya no es pedir documentos, sino saber en tiempo real quién está en regla hoy.
Preguntas frecuentes sobre documentos obligatorios en la CAE
El RD 171/2004 exige al empresario principal que pida por escrito, antes de empezar, dos acreditaciones: que la contrata ha hecho la evaluación de riesgos y la planificación preventiva del servicio, y que ha informado y formado en PRL a los trabajadores que van a ir al centro. Todo lo demás (certificados de Seguridad Social y Hacienda, seguros, aptitud médica) procede de otras normas o del criterio del titular.
El TC2 ya no existe como tal: desde el sistema de liquidación directa, su equivalente es la Relación Nominal de Trabajadores (RNT). La normativa CAE no la menciona expresamente, pero es la forma habitual de comprobar que quien accede está dado de alta. Muchos titulares la piden cada mes porque el art. 42 del Estatuto de los Trabajadores hace al principal responsable solidario de las deudas de Seguridad Social de su contrata.
No hay una norma CAE que obligue a pedirlo siempre. El artículo 22 de la LPRL regula la vigilancia de la salud, que en general es voluntaria para el trabajador salvo excepciones. Si los riesgos de tu centro lo justifican, puedes exigir el certificado de aptitud, que solo debe indicar «apto» o «no apto». Nunca pidas informes médicos: chocan con la protección de datos de salud.
Al autónomo se le aplica el mismo deber de cooperación que a cualquier empresa, según el artículo 4 del RD 171/2004. Lo habitual es pedirle el alta en el RETA y el último recibo, la evaluación de riesgos de su actividad, la formación en PRL, el seguro de responsabilidad civil y los certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social. Si trabaja en obra, también la inscripción en el REA cuando subcontrata.
Depende del documento. La RNT se renueva cada mes y los certificados de Hacienda y Seguridad Social tienen validez limitada (el de contratistas de Hacienda, doce meses). Los seguros se renuevan con cada póliza, y la evaluación de riesgos y la formación cuando cambian los trabajos o los riesgos. El RD 171/2004 obliga además a actualizar la información tras cualquier cambio relevante o emergencia.
Los dos tienen obligaciones, pero distintas. El titular debe informar de los riesgos del centro y dar instrucciones (arts. 7 y 8 del RD 171/2004). El empresario principal, el que contrata servicios de su propia actividad, debe además exigir y vigilar la documentación preventiva de sus contratas (art. 10). Si una empresa es ambas cosas, asume ambas obligaciones.
Si una subcontrata no acredita la documentación preventiva, no debería empezar a trabajar. El RD 171/2004 obliga a la contrata a pedir esas acreditaciones a su subcontrata y entregarlas al principal. Permitir el acceso sin ellas expone al principal a una infracción grave o muy grave según la LISOS y a responder solidariamente de los incumplimientos en su centro.
No exactamente. Las obras se rigen por el RD 1627/1997 y la Ley 32/2006 de subcontratación. Allí la información del titular se cumple con el estudio de seguridad y salud, las instrucciones las da el coordinador de seguridad y salud, y entran documentos propios como el plan de seguridad y salud, el libro de subcontratación y la inscripción en el REA (disposición adicional primera del RD 171/2004).
Solo es el medio preferente cuando se dan dos o más condiciones del artículo 13 del RD 171/2004: actividades peligrosas, dificultad para controlar interacciones con riesgos graves, actividades incompatibles o especial complejidad por el número de empresas. Aun así, puede sustituirse por otros medios si hay razones técnicas u organizativas justificadas. Quien lo asuma necesita, como mínimo, formación de nivel intermedio en PRL.
Sí. La normativa exige que la información y las acreditaciones existan, sean suficientes y, en ciertos casos, consten por escrito, pero no impone el papel. Un sistema digital es válido si permite acreditar qué documento se entregó, cuándo y quién lo revisó. Esa trazabilidad es justo lo que suele pedir la Inspección de Trabajo.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Pedir una evaluación de riesgos genérica. El art. 10.2 habla de la evaluación «para las obras y servicios contratados». Pide la específica del trabajo en tu centro.
- Dar acceso «mientras llega el papel». La acreditación debe estar antes del inicio. Un día sin documentos es un día de exposición.
- Olvidar a las subcontratas de tus contratas. La cadena entera debe estar acreditada, y es tu contrata quien debe pedirle los papeles a la suya.
- No vigilar caducidades. Un documento válido en el alta no lo es seis meses después.
- Pedir lo mismo a todos. Una lista única para jardinería y para trabajos en altura carga a los contratistas de bajo riesgo y deja corta la de alto riesgo.
- Pedir datos médicos. Basta con la aptitud. Más información es un problema de protección de datos.
- Quedarse en el papel. El RD 171/2004 critica expresamente el cumplimiento meramente formal: la información recibida debe usarse en la evaluación de riesgos y en las instrucciones reales del centro.
Herramientas y recursos
- Texto de las normas: RD 171/2004 en el BOE y Ley 31/1995 en el BOE.
- Guía técnica oficial: Directrices del INSST para una eficaz CAE (2024), con ejemplos por etapa y un apéndice sobre carga y descarga de mercancías.
- Certificados: sede electrónica de la TGSS (certificado de estar al corriente) y de la AEAT (certificado de contratistas y subcontratistas).
- Plataformas CAE: centralizan la petición, la validación y las caducidades. Con Twind el contratista sube cada documento una vez y lo reutiliza con todos sus clientes, y el titular ve en tiempo real quién está en regla.
Checklist de documentación CAE antes del primer día
- He identificado si soy titular, principal o ambos para esta contrata
- He entregado por escrito los riesgos del centro, las medidas y el plan de emergencia
- He entregado las instrucciones del centro
- Tengo la evaluación de riesgos específica del servicio contratado
- Tengo la planificación de la actividad preventiva
- Tengo la acreditación de información y formación de cada trabajador
- He comprobado el alta en Seguridad Social (RNT) de quien va a entrar
- Tengo los certificados de Seguridad Social y Hacienda en vigor
- Tengo la póliza de responsabilidad civil y el recibo pagado
- He pedido la documentación de las subcontratas, si las hay
- He definido los medios de coordinación (reuniones, recurso preventivo, coordinador)
- Tengo programados avisos de caducidad
Conclusión y próximos pasos
Los documentos obligatorios en la coordinación de actividades empresariales se resumen en una idea: demostrar por escrito, antes de empezar, que cada empresa conoce los riesgos y ha preparado a su gente. La base legal es corta (evaluación, planificación, información y formación); el resto depende de tus riesgos y de cuánto quieras protegerte frente a responsabilidades solidarias.
El reto real no es saber qué pedir, sino mantenerlo al día con decenas de contratas y cientos de trabajadores que entran y salen. Si ese es tu caso, conoce cómo Twind hace fácil la gestión de contratistas y te da una visión en tiempo real del estado documental de cada empresa.
