Una auditoría CAE es la revisión de cómo una empresa titular cumple sus obligaciones de Coordinación de Actividades Empresariales con sus contratistas y subcontratistas. Quien audita no se limita a comprobar que hay documentos: quiere ver que has identificado a las empresas que trabajan en tus centros, que os habéis informado de los riesgos, que existen medios de coordinación y que vigilas que los contratistas cumplen lo que les exiges.
Prepararla bien significa poder responder con datos a tres preguntas: qué centros tienen peor cumplimiento, por qué motivo y qué has hecho para corregirlo.
¿En qué auditorías se revisa la coordinación de actividades empresariales?
La coordinación de actividades empresariales se revisa en cualquier auditoría que evalúe la gestión de la seguridad y salud de una empresa, porque el control de contratistas forma parte de ella. Cambia el foco según quién audita y para qué.
| Tipo de auditoría | Quién la hace | Qué suele revisar de la CAE |
|---|---|---|
| Auditoría interna | El propio equipo de PRL, calidad o auditoría interna | Si los procedimientos de CAE se aplican igual en todos los centros y qué desviaciones hay |
| Auditoría de certificación del sistema de gestión (ISO 45001) | Una entidad de certificación | Que el control de contratistas está definido, se aplica y se hace seguimiento |
| Auditoría reglamentaria del sistema de prevención | Una entidad auditora acreditada | El sistema de prevención en su conjunto, incluida la coordinación con otras empresas |
Una visita de la Inspección de Trabajo no es una auditoría: es una actuación de la autoridad laboral con capacidad sancionadora. Para saber qué revisa y cómo prepararla, consulta la guía sobre Inspección de Trabajo y CAE.
Para ver cómo afectan los cambios previstos en la norma de sistemas de gestión, consulta la guía de cambios de la ISO 45001:2027.
¿Qué evidencias se piden en una auditoría CAE?
En una auditoría CAE se piden evidencias de que cumples cada obligación del RD 171/2004 y de que haces seguimiento. Estas son las más habituales y dónde suelen aparecer los fallos.
| Evidencia | Qué demuestra | Dónde suele fallar |
|---|---|---|
| Listado de empresas concurrentes por centro de trabajo | Que sabes quién trabaja en cada centro, incluidas las subcontratas | Subcontratistas que entran sin estar dados de alta |
| Información e instrucciones del titular sobre los riesgos del centro | Que has informado a los contratistas de los riesgos, las medidas y las emergencias del centro (art. 7 RD 171/2004) | Información enviada, pero sin registro de entrega |
| Información de los contratistas sobre sus riesgos | Que os habéis informado recíprocamente de los riesgos de cada actividad (art. 4 RD 171/2004) | Evaluaciones de riesgos genéricas, que no corresponden al trabajo contratado |
| Medios de coordinación establecidos | Que existen reuniones, instrucciones, personas encargadas de la coordinación u otros medios (art. 11 RD 171/2004) | Medios definidos en el procedimiento, pero sin actas ni registros |
| Acreditaciones del deber de vigilancia | Que has exigido la evaluación de riesgos, la planificación preventiva y la formación e información de los trabajadores (art. 10 RD 171/2004) | Documentación caducada en contratistas que siguen trabajando |
| Estado de cumplimiento documental por centro y contratista | Que haces seguimiento y sabes dónde están las desviaciones | Un porcentaje global que esconde un centro con bajo cumplimiento |
| Trazabilidad de la revisión | Quién aprobó cada documento y cuándo | Documentos aprobados sin registro de quién los revisó |
| Registro de accesos | Que no entró nadie con un requisito crítico sin aprobar | Accesos autorizados a mano, fuera del procedimiento |
Cómo preparar una auditoría CAE paso a paso
Preparar una auditoría CAE consiste en conocer tus desviaciones antes que el auditor y llegar con una explicación y un plan para cada una. Este proceso sirve para una auditoría interna, de certificación o reglamentaria:
- Define el alcance. Qué centros de trabajo, qué periodo y qué contratas entran en la auditoría.
- Saca una foto del cumplimiento documental por centro, calculada con todos los requisitos que has solicitado y no solo con los críticos para el acceso. Es el dato que va a revisar el auditor.
- Identifica los centros y contratistas con peor cumplimiento y lee el desglose por estado: no es lo mismo un requisito caducado que uno pendiente de revisión por tu equipo.
- Resuelve lo que puedas y documenta lo que no. Para cada desviación abierta, deja constancia de la causa, el responsable de contrato y la fecha prevista de cierre.
- Reúne las evidencias de coordinación: información entregada a los contratistas, actas de reuniones y designación de las personas encargadas de la coordinación.
- Comprueba la trazabilidad: historial de revisiones de documentos y registro de accesos del periodo auditado.
Para saber qué indicadores conviene seguir durante el año, y no solo antes de una auditoría, consulta la guía de indicadores CAE para medir el cumplimiento de contratistas.
Qué revisar antes de que llegue el auditor
Antes de la auditoría CAE, conviene hacer tu propia revisión de los puntos donde es más fácil encontrar una no conformidad:
- [ ] Ningún contratista con acceso activo tiene documentación crítica caducada.
- [ ] Todas las subcontratas que han trabajado en el periodo están dadas de alta y tienen su documentación revisada.
- [ ] Cada contratista ha recibido la información de riesgos del centro y hay registro de la entrega.
- [ ] Las evaluaciones de riesgos de los contratistas corresponden al trabajo que realizan en tus centros.
- [ ] Los medios de coordinación definidos en el procedimiento tienen actas o registros.
- [ ] Cada documento aprobado tiene registro de quién lo revisó y cuándo.
- [ ] Las desviaciones abiertas tienen responsable y fecha de cierre.
Cómo ayuda una plataforma CAE a preparar la auditoría
El paso que más tiempo consume suele ser el segundo: sacar la foto de cumplimiento por centro cuando la información está repartida en exportaciones contrato a contrato. Con Estadísticas de cumplimiento de Twind, la plataforma de CAE y gestión de contratistas de CTAIMA, esa foto se obtiene en una sola página: Twind agrupa el porcentaje de cumplimiento por centro, contratista, tipo de requisito o responsable de contrato, muestra el desglose por estado de cada fila y exporta la tabla a Excel con los filtros aplicados, lista para el expediente de auditoría. El control de accesos de Twind bloquea la entrada cuando un requisito crítico no está aprobado. Estadísticas de cumplimiento es una funcionalidad adicional que se activa bajo contratación: descubre cómo funcionan las Estadísticas de cumplimiento de Twind.
Preguntas frecuentes sobre la auditoría CAE
¿Es obligatorio hacer una auditoría CAE?
La normativa de coordinación de actividades empresariales no obliga a hacer una auditoría específica de CAE. La coordinación se revisa dentro de otras auditorías: la interna, la de certificación del sistema de gestión si la empresa está certificada, la reglamentaria del sistema de prevención cuando corresponde, y en los requerimientos de la Inspección de Trabajo.
¿Qué documentación de contratistas se revisa en una auditoría CAE?
Se revisa la documentación que acredita el deber de vigilancia del RD 171/2004: evaluación de riesgos, planificación de la actividad preventiva y formación e información de los trabajadores. También se revisan las evidencias del intercambio de información sobre riesgos y de los medios de coordinación establecidos.
¿Cómo demuestro en una auditoría que hago seguimiento de mis contratistas?
Con el estado de cumplimiento documental por centro y contratista, la trazabilidad de la revisión de cada documento y un registro de las desviaciones detectadas con su responsable y fecha de cierre. Una exportación periódica de los indicadores deja constancia de que el seguimiento es continuo y no solo previo a la auditoría.
¿Qué pasa si un contratista tiene documentación caducada durante la auditoría?
Depende de si ese contratista ha trabajado con la documentación caducada. Si no ha accedido a tus centros, basta con documentar la caducidad y la acción prevista. Si ha accedido, es una desviación en el control de accesos y conviene explicar la causa y la medida correctora.
¿Con cuánta antelación conviene preparar una auditoría CAE?
Conviene empezar al menos unas semanas antes, para tener margen de resolver documentación caducada o rechazada con los contratistas. Si sigues los indicadores CAE de forma periódica, la preparación se reduce a comprobar el estado y reunir evidencias.
Auditoría CAE: lo que conviene tener siempre listo
Una auditoría CAE se prepara mejor durante el año que en las semanas previas. Si tienes a mano el cumplimiento por centro con todos los requisitos, la trazabilidad de las revisiones y un registro de desviaciones con responsable, la mayor parte del trabajo ya está hecha. Para ver cómo encaja el control de contratistas con el resto de módulos del software CAE de Twind, consulta también qué es Twind y qué puede hacer por tu CAE.
