El módulo Inspecciones e Incidencias de Twind permite registrar las inspecciones de seguridad que haces en tus centros, convertir cada hallazgo que exige acción en una incidencia y seguirla con el responsable hasta que queda cerrada. Puedes inspeccionar a tus contratistas o a tu propia empresa, con formularios hechos a tu medida.
Da igual cuántas inspecciones hagas al año: cada una que no queda registrada es una inspección que, ante un auditor o la Inspección de Trabajo, cuesta demostrar. Este artículo explica qué distingue una inspección de una incidencia, cuándo abrir cada una y cómo se cierra el ciclo con el contratista.
Qué problema resuelve
Un técnico de prevención recorre la nave y ve a un operario de una empresa de mantenimiento trabajando sin el arnés que exige la tarea. Lo anota en una libreta, hace una foto con el móvil y, al volver a la oficina, escribe un email al responsable del contratista.
A partir de ahí, el seguimiento depende de la memoria de cada uno. ¿Se corrigió? ¿Cuándo? ¿Quién lo comprobó? Si dentro de seis meses un auditor pregunta por esa observación, la respuesta está repartida entre una libreta, una galería de fotos y un hilo de correo.
El módulo Inspecciones e Incidencias reúne todo eso en un solo sitio. La inspección queda registrada con su resultado, el hallazgo se convierte en una incidencia con responsable y plazo, y cada paso hasta el cierre queda documentado con autor, fecha y evidencia.
Inspección e incidencia: qué es cada una y cuándo abrir cada una
Una inspección registra lo que has revisado y tu valoración. Una incidencia registra algo que hay que corregir. Son piezas distintas y en Twind se gestionan como tales.
| Inspección | Incidencia | |
|---|---|---|
| Qué recoge | El recorrido por un centro, un contratista o un contrato, con el formulario que has configurado | Un hallazgo concreto que exige acción: qué se encontró, qué hay que corregir y en qué plazo |
| Resultado | Conforme o no conforme | Abierta, en corrección, rechazada, cerrada o cancelada [VERIFICAR nombres de estados] |
| Quién decide | Siempre el inspector: el resultado nunca se calcula automáticamente | Solo la empresa titular puede cerrarla o cancelarla |
| Ejemplos | Periódica planificada, previa al inicio de trabajos, tras una emergencia | Acto inseguro, incumplimiento de EPI, orden y limpieza, sustancias peligrosas |
Que el resultado sea siempre juicio del inspector no es un detalle técnico. Significa que detrás de cada «conforme» hay una persona identificada que lo ha valorado, que es justo lo que se espera ver en una auditoría.
Desde una inspección o de forma independiente
Lo habitual es que la incidencia nazca de una inspección. En ese caso hereda el contratista, el contrato y el centro, y esos datos quedan bloqueados: la incidencia nunca puede desvincularse del registro que la originó. Desde una misma inspección puedes abrir tantas incidencias como necesites.
También puedes abrir una incidencia sin inspección previa, directamente desde el menú de Incidencias. Tiene sentido cuando el hallazgo surge fuera de una inspección planificada: algo que alguien ve de camino a otra tarea y no puede esperar a la próxima ronda.
Cuándo necesitas el módulo Inspecciones e Incidencias
En cuanto inspeccionas a alguien, ya tienes algo que demostrar: que la inspección se hizo, qué se encontró y qué pasó después. Eso vale igual para una pyme con un solo técnico de prevención que para un grupo con decenas de centros. Lo que cambia con el tamaño es cuánto tiempo te ahorra. Estas son las señales de que ese ahorro ya es evidente:
- Las observaciones viven en libretas, fotos y correos. Cada hallazgo tiene su evidencia, pero repartida en sitios que nadie más puede consultar.
- No sabes de un vistazo qué está pendiente. Para saber si un contratista corrigió lo que le pediste, tienes que buscar el último email o llamar.
- Las correcciones van y vienen. El contratista responde, lo que envía no basta y la conversación se alarga sin un registro claro de cada ronda.
- Varios inspectores siguen criterios distintos. Sin un formulario común, cada uno revisa a su manera y los resultados no se pueden comparar.
- Te auditan o certificas ISO 45001. Necesitas demostrar que las inspecciones se hicieron, no solo que estaban planificadas, y que cada no conformidad tuvo su acción correctora.
- Inspeccionas también a tu propio equipo. Quieres el mismo rigor para tu plantilla que para tus contratistas, en el mismo registro.
Si te reconoces en alguna de estas situaciones, el módulo convierte en un proceso lo que hoy depende de que alguien se acuerde.
Cómo vive el contratista el ciclo de resolución
Para el contratista, una incidencia deja de ser un email que puede perderse. Pasa a ser una tarea con plazo, visible en su portal, que no se cierra hasta que tú la das por buena.
- Recibe un aviso. En cuanto se levanta la incidencia, el contratista recibe una notificación.
- Ve qué tiene que corregir. En su portal encuentra lo que se encontró, la medida correctora, el plazo y la evidencia del inspector. También puede consultar el historial de inspecciones que se le han hecho.
- Responde con la corrección. Para reportarla tiene que añadir un comentario; adjuntar evidencia es opcional, aunque recomendable.
- Tú revisas. Si la corrección es suficiente, cierras la incidencia. Si no, la rechazas indicando qué falta y vuelve al contratista marcada como rechazada. No hay límite de rondas.
Cada cambio de estado avisa a quien tiene el siguiente paso y queda registrado con autor, empresa, fecha y hora y evidencia adjunta. Las incidencias vencidas se marcan en rojo, tanto en tu portal como en el del contratista. Y cerrar o cancelar es decisión exclusiva de la empresa titular: ambos estados son definitivos.
Cuando lo necesites, puedes exportar el informe de cada inspección a Excel, con sus hallazgos, evidencias y los datos del inspector y del contratista.
Qué obligaciones respalda
Inspeccionar sin registrar es casi como no inspeccionar: cuando llega el momento de demostrarlo, no hay evidencia. El módulo no cumple por ti, pero deja constancia de cada inspección y de cada corrección.
| Referencia | Qué exige | Cómo lo respalda el módulo |
|---|---|---|
| Ley 31/1995 (LPRL), art. 24.3 | La empresa principal debe vigilar que los contratistas de su propia actividad cumplen la normativa de prevención | Cada inspección queda registrada con su resultado y vinculada al contratista, al contrato y al centro |
| RD 171/2004, art. 10 | Desarrolla ese deber de vigilancia del empresario principal en la coordinación de actividades empresariales | El historial de inspecciones e incidencias queda disponible en la coordinación con cada contratista |
| ISO 45001:2018, cláusulas 8.1.4.2, 9.1.1 y 10.2 | Control de contratistas, seguimiento del desempeño y acciones correctivas documentadas ante incidentes y no conformidades | Las incidencias recogen la medida correctora, el responsable, el plazo y cada ronda de corrección hasta el cierre |
Todo queda disponible para una auditoría ISO 45001 o para un requerimiento de la Inspección de Trabajo.
Conoce el módulo Inspecciones e Incidencias
Si quieres que cada inspección deje constancia y cada incidencia llegue a su cierre, descubre cómo hacer seguimiento de las incidencias de seguridad de tus contratistas con Twind y pide una demo personalizada.
Y si ya trabajas con Twind, tu representante de Customer Success habitual puede contarte cómo activarlo en tu cuenta.
Para ver el resto de módulos y cómo encajan entre sí, lee qué es Twind.
La inspección registra lo que se ha revisado y la valoración del inspector: conforme o no conforme. La incidencia registra un hallazgo concreto que hay que corregir, con responsable, plazo y seguimiento hasta el cierre.
Sí. Puedes abrirla directamente desde el menú de Incidencias, por ejemplo cuando detectas algo fuera de una ronda planificada.
Sí. El módulo sirve para inspeccionar tanto a tus contratistas como a tu propia empresa, y una incidencia puede asignarse a un contratista o a alguien de tu equipo.
No. El resultado es siempre el juicio del inspector. Así cada valoración tiene detrás a una persona identificada, que es lo que se espera ver en una auditoría.
La incidencia vencida se marca en rojo en tu portal y en el del contratista, y sigue abierta hasta que la cierras o la cancelas. Todo el recorrido queda registrado.
Sí, también te conviene. Cada inspección, por pocas que sean, es algo que puedes tener que demostrar ante un auditor o la Inspección de Trabajo. Con el módulo, cada una queda registrada con su resultado, sus evidencias y lo que pasó después.
