O módulo Formação da Twind permite criar os seus próprios cursos, associá-los a um requisito de trabalhador e deixar que a plataforma trate do resto. Envia as credenciais ao trabalhador externo, regista o resultado do teste e emite o certificado assim que o trabalhador é aprovado. O requisito fica aprovado sem que ninguém tenha de rever um documento.
Nem todas as operações precisam dele. Se as suas empresas externas só apresentam formação certificada por terceiros, a gestão documental habitual resolve bem. Neste artigo explicamos o que é o módulo, que formação faz sentido gerir com ele e como reconhecer os sinais de que a sua operação já chegou a esse ponto.
Que problema resolve o módulo Formação
Numa segunda-feira chegam à sua fábrica os trabalhadores de uma empresa de manutenção. Antes de entrarem, têm de conhecer os riscos da instalação, as medidas de prevenção e o que fazer se tocar o alarme de evacuação. Alguém da equipa de SST repete a explicação, recolhe uma assinatura em papel e, dias depois, tenta arquivá-la com o resto da documentação dessa empresa externa.
Multiplique essa cena por cada trabalhador novo, cada instalação e cada empresa externa. O que começa como uma sessão de acolhimento acaba transformado em certificados de formatos diferentes que alguém tem de validar à mão, um a um.
O módulo Formação resolve as duas partes do problema. Define o conteúdo uma única vez e a plataforma encarrega-se de o fazer chegar a cada trabalhador, verificar que foi aprovado e deixar a evidência no respetivo requisito.
Que formação deve gerir com o módulo (e qual não)
O módulo destaca-se na formação que só a sua empresa pode dar: a que fala da sua instalação, dos seus riscos e dos seus protocolos. A formação que a empresa externa já traz certificada por terceiros continua a ter o seu lugar como requisito documental.
No Twind, a formação é um terceiro tipo de evidência para os requisitos de trabalhador, a par do carregamento de ficheiro e da conformidade. A escolha depende de quem produz o conteúdo:
| Tipo de formação | Quem a produz | Como geri-la no Twind |
| Riscos próprios da instalação, medidas de prevenção e protocolos de emergência | A sua empresa, como empresa titular | Módulo Formação: curso próprio, teste opcional e certificado automático |
| Regras internas de segurança, autorizações de trabalho ou procedimentos específicos da sua operação | A sua empresa, como empresa titular | Módulo Formação |
| Formação em SST ou profissional dada por uma entidade formadora externa | Um terceiro, a pedido da empresa externa | Requisito de carregamento de ficheiro: a empresa externa apresenta o certificado |
A regra prática: se sempre que entra um trabalhador novo tem de lhe explicar algo, esse conteúdo é candidato a transformar-se num curso. Se precisa de verificar um certificado que já existe, basta pedi-lo como documento.
Quando precisa do módulo Formação
Se trabalha com poucas empresas externas, sempre as mesmas, e o acolhimento se resolve numa conversa, talvez ainda não precise dele. O cenário muda quando a formação começa a consumir horas à equipa de SST. Estes são os sinais de que chegou a esse ponto:
- Repete a mesma explicação todas as semanas. Cada trabalhador novo recebe a mesma sessão sobre riscos e emergências, e quem a dá é sempre a mesma pessoa.
- Valida à mão certificados que não se parecem uns com os outros. Cada empresa externa envia um formato diferente e alguém tem de confirmar, um a um, que dizem o que devem dizer.
- Precisa de saber que a informação foi compreendida, e não apenas recebida. Uma assinatura comprova que a informação foi entregue; um teste com perguntas que é obrigatório acertar comprova algo mais.
- Passa muita gente diferente pelas suas instalações. Paragens, campanhas sazonais ou serviços com grande rotatividade fazem com que a lista de pessoas por formar nunca feche.
- Quer que ninguém entre sem ter sido aprovado. A formação tem de ser uma condição de acesso, e não uma formalidade que se completa depois.
- É auditado com frequência. Quando um auditor pede a evidência de um trabalhador concreto, precisa de a encontrar em segundos, com o resultado e a data.
Se duas ou mais destas situações lhe parecem familiares, é muito provável que esteja a fazer à mão um trabalho que o módulo Formação resolve de uma só vez.
O que muda para a empresa externa e para o trabalhador
Para a empresa externa, a mudança mais visível é deixar de ter algo para carregar. Quando o seu trabalhador é aprovado no curso, o certificado é emitido automaticamente e anexado ao requisito, que passa a aprovado sem intervenção de ninguém.
Para o trabalhador, o percurso é curto:
- Recebe um email com o seu identificador, a sua palavra-passe e a ligação direta para o curso.
- Acede, descarrega o material e consulta-o.
- Se o curso tiver teste, responde-lhe. Tem até três tentativas por dia; se as esgotar, o teste fica novamente disponível no dia seguinte.
- Depois de aprovado, descarrega o seu certificado.
Dois pormenores pensados para o terreno. Se o trabalhador não tiver email, pode copiar as credenciais a partir do ecrã e enviá-las por Teams, WhatsApp ou em papel. E os requisitos de formação têm uma etiqueta própria, tanto para si como para a empresa externa, por isso distinguem-se dos restantes à primeira vista.
O certificado não é um PDF genérico. Inclui a denominação social e o NIPC da empresa titular e da empresa externa, o nome e a identificação do trabalhador, o nome do curso e a data de conclusão. Todas as tentativas ficam no histórico do requisito, prontas para qualquer auditoria.
O passo a passo da configuração está na página do módulo Formação. O que muda de verdade, para além dos cliques, é que a formação das suas empresas externas deixa de depender de alguém andar atrás dela: fica na plataforma, com registo do que foi pedido, a quem e com que resultado.
Que obrigações legais ajuda a cumprir
Formar e informar os trabalhadores das suas empresas externas não é apenas uma boa prática: é uma obrigação. O módulo não cumpre por si, mas dá-lhe uma forma rastreável de o fazer e de o demonstrar depois.
| Referência | O que exige | Como o módulo ajuda |
| Lei n.º 102/2009, art. 16.º | Quando várias empresas desenvolvem atividades em simultâneo no mesmo local de trabalho, devem cooperar e coordenar a prevenção, incluindo a informação sobre os riscos | O conteúdo chega a cada trabalhador antes do acesso e, se houver teste, tem de ser aprovado; tudo fica no histórico do requisito |
| Lei n.º 102/2009, arts. 19.º e 20.º | Dever de informação e dever de formação adequada em SST, tendo em conta o posto de trabalho e as atividades de risco elevado | Define o curso e a sua atualização a partir de um único sítio |
| NP EN ISO 45001:2019, secções 7.2, 7.3 e 8.1.4.2 | Competência e consciencialização dos trabalhadores, incluindo os das empresas externas, com informação documentada | O certificado automático e o histórico de tentativas servem como informação documentada |
Perguntas frequentes sobre o modulo Formação
Sim, é uma das suas utilizações mais claras. Pode transformar a informação sobre riscos, medidas de prevenção e emergência num curso, acrescentar um teste e exigir que cada trabalhador seja aprovado antes de aceder.
Não. Convive com eles. A formação dada por um terceiro continua a ser pedida como requisito de carregamento de ficheiro; o módulo cobre a formação produzida pela sua empresa.
O certificado e o histórico de tentativas ficam registados no requisito de cada trabalhador e constituem informação documentada sobre a formação recebida, que é o que pede a secção 7.2.
O dever de informar sobre os riscos da sua instalação existe mesmo que só entre um trabalhador externo, e numa inspeção da ACT ou numa auditoria não basta tê-lo feito: tem de o conseguir demonstrar. Com o módulo Formação, cada trabalhador recebe a informação de forma rastreável, o teste comprova que a compreendeu e o certificado fica registado no seu requisito, com data e resultado. Quanto mais gente diferente entra e mais conteúdo próprio tem de transmitir, mais tempo poupa.
Quer gerir a formação das empresas externas com rastreabilidade?
Se se reconheceu em algum destes sinais, o passo seguinte é ver como o módulo se encaixa na sua operação. Na página do módulo Formação encontra o detalhe de como funciona e pode pedir uma demonstração personalizada. E se já trabalha com o Twind, o seu gestor de Customer Success pode explicar-lhe como ativá-lo na sua conta.
Para conhecer os restantes módulos e como se articulam, veja a plataforma Twind.
